إطار عمل المستندات الإلكترونية

حل SNI من أجل أطر العمل الخاصة بالمستندات الإلكترونية

يتطلب تقدم التكنولوجيا والتحول الرقمي فهماً شاملاً من أجل الامتثال لمتطلبات المستندات الإلكترونية والفواتير الإلكترونية اللازمة لجميع الشركات العالمية . تعمل الشركات في جميع أنحاء العالم على تكوين قوى عاملة يمكنها اتخاذ الإجراءات والدفع بتطوير الصناعة باستخدام استراتيجيات وتقنيات جديدة .

على سبيل المثال  منذ ما يقرب من عقد من الزمان  لم تكن المستندات الإلكترونية مستخدمة على نطاق واسع . شهد عالم الأعمال الآن الكثير من التغييرات إلى حد أن معظم المشترين والبائعين لا يرغبون في التعامل مع المستندات الورقية المطبوعة بعد الآن . يتم اليوم تنفيذ أكثر من 80٪ من المستندات بمختلف أنواعها إلكترونيا بواسطة أجهزة تخزين البيانات الرقمية . وهذا الاتجاه يكتسب زخما يوما بعد يوم .

إذا كنت صاحب عمل  أو دافع ضرائب  أو محاسب أو مسؤول تنفيذي في تكنولوجيا المعلومات  فتابع القراءة لفهم سبب أهمية الفواتير الإلكترونية والامتثال لمتطلبات المستندات الإلكترونية واستكشاف الفوائد الرئيسية لإطار عمل المستندات الإلكترونية ”  SAP eDocument ” الذي ندعمه  مثل:

• لا حاجة إلى اشتراك إضافي
• لا حاجة إلى شريك للتنفيذ في كل بلد
• لا حاجة للتحقق من التحديثات

الفواتير الإلكترونية

إصدار الفواتير الإلكترونية

ما هي المستندات الإلكترونية ؟

المستند الإلكتروني هو أي مستند لمعاملة يتم تبادله بين الشركات على شكل وهيكل إلكتروني .

الهدف الرئيسي من استخدام المستندات الإلكترونية هو التخلص من الورق مما يؤدي إلى توفير الوقت وزيادة الكفاءة والإنتاجية وتقليل انبعاثات الكربون وتعزيز ممارسات الأعمال الخضراء .

ما هو مستند الإلكتروني ” SAP eDocument  ” ؟

يتم استخدام حل المستندات الإلكترونية من ساب ”  SAP eDocument ” لإنشاء مستند إلكتروني SAP مثل الفواتير  وبوليصات الشحن ومذكرات الخصم / الائتمان والأرشيف لتحويل بيانات المعاملات التي تم إنشاؤها في نظام ”  SAP ECC ” أو ”  S / 4HANA ” إلى تنسيقات محددة مسبقة للتبادل ثم نقلها إلكترونيًا إلى أنظمة خارجية مثل السلطات القانونية أو الضريبية .

بشكل عام ، تتم إدارة مستندات SAP الإلكترونية من قبل الحكومة . غالبًا ما تحتوي هذه المستندات على حقول وقيم خاصة تتطلب معلومات محددة مثل رقم ضريبة القيمة المضافة وقيمة الضريبة  وسعر المنتج  وما إلى ذلك من أمور . تتيح لك وحدة المستندات الإلكترونية إمكانية إنشاء هذه المستندات بقيم وحقول محددة تطلبها الحكومة بالإضافة إلى تخزينها وإدارتها وفقا للقانون واللوائح. و بهذه الطريقة  سوف تبذل جهدًا أقل لتحقيق هذه العملية .

كيف يعمل التوافق من خلال المستندات الإلكترونية من ساب ” SAP eDocument ” ؟

يوفر SAP تنسيق للمستندات خاص بكل بلد يلبي المتطلبات القانونية الجديدة فيها  والذي يعتمد على إطار عمل المستندات الإلكترونية من ساب ويستخدم مكونين رئيسيين آخرين من مكونات ساب SAP :

• إطار عمل المستندات الإلكترونية ساب ” SAP eDocument Framework ” وهو إطار يتم استخدامه لإنشاء المستندات الإلكترونية التي تم إنشاؤها بواسطة تطبيقات المصدر في SAP ECC و S / 4HANA . إطار العمل هذا هو إطار عمل مفتوح حيث يقوم SAP والعملاء والشركاء حاليًا بإنشاء وتوسيع الحلول المتعلقة بالامتثال .
• إطار واجهة التطبيق ساب ” SAP Application Interface Framework ” وهو يستخدم لتحويل بيانات المعاملات إلى التنسيق المطلوب للتنظيم (مثل XML) وتمكين توافق مستندات SAP على التفاعل بين تطبيقات المصدر و تكامل المنصة السحابية ساب ” SAP Cloud Platform Integration ” .
• تكامل المنصة السحابية ساب ” SAP Cloud Platform Integration ” ويستخدم كمنصة اتصالات لإنشاء اتصال مع الأنظمة الخارجية باستخدام خدمات الويب . تتيح حزم التكامل الشاملة المعدة مسبقًا عمليات التحقق من الصحة والمصادقة (التوقيع الرقمي)  وإرسال المستندات الإلكترونية إلى المستلم (السلطات الضريبية أو الإدارة العامة) وإرسال الاستجابة مرة أخرى إلى النظام الخلفي .

كيف يمكنك دمج SAP ECC و SAP S / 4HANA مع SNI ؟

يتطلب حل المستندات الإلكترونية من SAP ، مع قمرة قيادة المستندات الإلكترونية ”  eDocument Cockpit ”  تنفيذ العديد من ملاحظات OSS . وعلى ذلك نحن بحاجة للعديد من ملاحظات OSS الجديدة بحسب متطلبات كل بلد جديد . هذا هو التنفيذ الذي يجب أن يتم من قبل المستشارين الخبراء في تنفيذ وتكوين توافق مستندات ساب . بالإضافة إلى التكلفة العالية للعمل فإن ذلك قد يحمل مخاطر في التسليم في الوقت المحدد والوفاء بالمواعيد النهائية .

هناك بعض الأسباب التي تجعل الشركات تستخدم توافق المستندات من ساب أو على الأقل بعض أجزاء منها . يحب بعض مستخدمي ساب حقا قمرة قيادة المستندات الإلكترونية ولكن هناك أسبابًا مختلفة لعدم رغبتهم في الاشتراك في حزم  SAP المتكاملة (مثل AIF أو CPI)  مثل التكلفة والوقت والكفاءة .

قد لا يستخدم الآخرون التوافق مع مستندات SAP لأسباب فنية أو قيود أخرى.

سواء كنت من مستخدمي SAP أو غير مستخدمين لـ SAP ، فإن SNI يوفر خيارات نظام التكامل لأي تثبيت مفضل.

استنادا لكل هذه الاعتبارات  توفر SNI منصة ساب للمستندات الإلكترونية ”  SAP eDocument  ” التي تتضمن جميع الخطوات الأساسية الثلاث اللازمة لإعداد التقارير الضريبية الرقمية والفواتير الإلكترونية  مثل :

• • استرجاع البيانات من SAP ECC و SAP S / 4HANA
  • تحويل البيانات ومعالجتها (إنشاء ملف XML)
  • التواصل مع السلطات الضريبية والأرشفة

الخلاصة هو أنه من المعروف بأنه يجب على الشركات أولاً استخراج بيانات الفواتير ذات الصلة من الوحدات الأساسية (SD ، MM ، FI) لاستخدام هذه الحلول. لكي يمكن عرض هذه البيانات لاحقا على شاشة ساب للمستندات الإلكترونية ”  SAP eDocument ” في الشركات التي تستخدم إطار عمل ساب للمستندات الإلكترونية ”  SAP eDocument  Framework ” .  بالنسبة للشركات التي لا ترغب في الاشتراك في حزم التكامل (AIF, CPI) فإن SNI توفر حزمة خدمة حل من شأنها تحويل بيانات المصدر إلى تنسيق ملف إلزامي وإرسالها إلى مكتب الضرائب وفقًا للتشريعات.

تقوم حزمة التكامل ساب للمستندات الإلكترونية  من SNI بإعداد الملف الذي يتم تقديمه إلى مكتب الضرائب وفقًا للتشريعات عن طريق تحويل بيانات المصدر إلى تنسيق الملف الإلزامي. يقوم بعد ذلك وبحسب التشريعات السارية بتنفيذ الخطوات اللازمة قبل التقديم  مثل الشهادة والتوقيعات الرقمية وعناصر التحكم في المخطط  ثم يقوم بإرسال الفاتورة الإلكترونية إلى مصلحة الضرائب ذات الصلة . يمكن تنفيذ هذه الخطوات من خلال الخادم الداخلي للعميل أو خادم SNI السحابي .

الفوائد الرئيسية لاستخدام حل إطار عمل ساب للمستندات الإلكترونية ”  SAP eDocuments Framework ”

• يتم توفير الامتثال المطلوب للتشريعات من خلال إطار عمل ساب للمستندات الإلكترونية ” SAP eDocument Framework ” القياسي دون الحاجة إلى ترخيص أو اشتراك إضافي .
• لا يتطلب تثبيت ملاحظات SAP OSS Notes وبالتالي توفير الراحة في عملية التكامل.
• لست بحاجة على الإطلاق للاستعانة بمستشار SAP من جهة خارجية عند استخدام حل SNI مما يوفر لك الوقت والمال .
• تتوافق حلول SNI بشكل كبير مع معظم إصدارات SAP ( ECC4.7 أو إصدارات R3 أعلى ، S / 4HANA)  لذلك لست بحاجة على الإطلاق لترقية أنظمتك .