Im Oktober 2022 gaben der Vorstand der inländischen Finanzbehörde von Malaysia (LHDNM) und die Malaysische Digitalwirtschaftsgesellschaft (MDEC) gemeinsam ihre Zusammenarbeit bei der nationalen E-Rechnungsstellungsinitiative bekannt. LHDNM ist für die Steuerverwaltung in Malaysia verantwortlich. Ziel des neuen Systems ist es, die Effizienz zu steigern und die Steuerkosten zu senken. Nach sechs Monaten kündigten beide Parteien die schrittweise verbindliche Einführung des nationalen E-Rechnungssystems an.
Mehrere Länder haben bereits verbindliche Regelungen für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt, andere planen diese schrittweise einzuführen. Malaysia gehört zu den Ländern, die eine schrittweise Einführung planen. Daher sollten sich Unternehmen mit aktuellen oder zukünftigen Interessen in Malaysia entsprechend vorbereiten, um Strafen durch die Steuerbehörden zu vermeiden. Die neue elektronische Rechnungsstellung gilt für alle steuerlich registrierten Unternehmen und Regierungsstellen in Malaysia. Die Vorschriften gelten für alle Organisationen, unabhängig davon, ob sie inländische oder grenzüberschreitende Transaktionen durchführen.
Zeitplan der Einführung
Die Malaysische Finanzbehörde (IRBM) bestätigte gemäß dem Haushaltsplan 2023 eine schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Die gemeinsamen Implementierungstermine von IRBM sind wie folgt:
- 1.August 2024: Steuerzahler mit einem Jahreseinkommen oder Jahresumsatz über 100 Millionen RM
- 1.Januar 2025: Steuerzahler mit einem Jahreseinkommen oder Jahresumsatz von mehr als 25 und bis zu 100 Millionen RM
- 1.Juli 2025: Sämtliche Steuerzahler
Der elektronische Rechnungsstellungsprozess in Malaysia
Um die Expansion der digitalen Wirtschaft zu unterstützen und die Effizienz der malaysischen Steuerverwaltung zu steigern beabsichtigt die Regierung eine schrittweise Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Dies steht im Einklang mit dem Zwölften Malaysischen Plan, bei dem der Schwerpunkt auf Stärkung der Infrastruktur für digitale Dienste und Digitalisierung der Steuerverwaltung liegt. Die E-Rechnung ermöglicht die Validierung und Speicherung von Transaktionen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit und richtet sich an Business-to-Business (B2B), Business-to-Consumer (B2C) und Business-to-Government (B2G) Transaktionen. Es fallen gleichzeitig auch folgende Dokumente in den Geltungsbereich:
- Gutschriften und Lastschriften
- Rechnungen
- Empfangsquittungen
- Stornierungen und Rückerstattung
Einführung von Zentralisierten Kontinuierlichen Transaktionen
Bei diesem Modell werden die Rechnungen und Belege zunächst in Echtzeit vor den Käufern zu Überprüfungszwecken an die Steuerbehörden gesendet. Für die Verifizierung muss eine strukturierte XML-Rechnungsdatei per API an die IRBM-Plattform übermittelt werden. Nach Abschluss der Überprüfung erhält der Lieferant die XML-Rechnung und kann sie dann in einem beliebigen Format oder mit einer beliebigen Methode mit dem Handelspartner austauschen. Die Käufer werden vom IRBM über den Zugriff auf die beglichenen Rechnungen benachrichtigt. Für den Rechnungsaustausch mit den Käufern können PDF- und andere Papierformulare verwendet werden, allerdings muss ein QR-Code mit einer URL angezeigt werden.
Peppol Rahmenwerk in Malaysia
Die Einführung des Peppol E-Rechnungsrahmens in Malaysia wird aufgrund seines fortgeschrittenen Entwicklungsstands, seiner Interoperabilität und der Einhaltung etablierter Standards sehr geschätzt. Dieser Rahmen wird aufgrund seiner Reife und effektiven Staatsführung allgemein als die bestgeeignetste Wahl angesehen. Darüber hinaus zeichnet er sich als der weltweit am weitesten verbreitete E-Rechnungsrahmen aus, da über 20 Länder seine Funktionalitäten erfolgreich integriert und angenommen haben.
Wie geplant wird dieses Modell eine hybride zentralisierte kontinuierliche Transaktionskontrolle (CTC) umfassen, die mit dem Peppol-Netzwerk kombiniert wird. Grundsätzlich validiert und genehmigt IRBM bei diesem Modell die Rechnungen, bevor sie an die Käufer gesendet werden. Sobald die Rechnung genehmigt wurde, erstellt IRBM eine gültige Rechnung, die die eindeutige Identifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Validierung sowie einen Validierungslink über die API enthält. Daher informiert IRBM den Aussteller und Empfänger per E-Mail. Steuerzahler können unter den anderen aktivierten Kanälen Peppol als Austauschmethode wählen. Wenn Peppol nicht genutzt wird, kann auch der integrierte und automatisierte elektronische Austausch genutzt werden.
Mit der API können Steuerzahler elektronische Rechnungen direkt an den Malaysischen Finanzbehördenvorsitz (Inland Revenue Board of Malaysia-IRBM) übermitteln. Zu den Methoden zur Übermittlung elektronischer Rechnungen über die API gehören:
- Direkte Integration des ERP-Systems der Steuerzahler in das MyInvois-System.
- Über Peppol Dienstleister.
- Über Nicht-Peppol-Technologieanbieter.
Wie kann SNI Ihnen behilflich sein?
Die SNI bietet SAP-Zusatzlösungen für die Erstellung und Übermittlung qualifizierter Rechnungen zwischen Behörden und Privatpersonen an.
Die Lösung von SNI extrahiert die Daten der Steuerzahler aus ihrem Buchhaltungssystem und wandelt sie direkt in das erforderliche XML-Format um. Diese können über das Peppol-Netzwerk von Access Point-Anbietern übertragen werden.
Die von SNI angebotenen Lösungen bieten Unterstützung sowohl für die Ausgangs- wie auch Eingangsrechnungen. Die Ausgangsrechnungen werden mittels amtlichen Anwendungsprogrammier-schnittstellen (APIs) oder Webservice an die Steuerbehörden weitergeleitet. Ebenso werden die Eingangsrechnungen (die von den Lieferanten auf den Namen unserer Kunden erstellten Rechnungen) anhand der von den Steuerbehörden bereitgestellten angemessenen APIs oder Webservice in bestimmten zeitlichen Abständen automatisch durch das System erfasst.
Alle eingehenden Rechnungen werden über das SNI Cockpit für Eingangsrechnungen (Inbound Cockpit) dargestellt, welches zur Entwicklung der Erfahrung der Benutzer und zur einfachen Führung der Daten gestaltet worden ist. Jede Rechnung ist sowohl im XML- wie auch im (vom Benutzer lesbaren) HTML/PDF – Format zugänglich, sodass diese detailliert analysiert werden kann und den gesetzlichen Regelungen entspricht.
Die Eigenschaft der Rechnungsübereinstimmung der SNI gewährleistet, dass die Eingangsrechnungen den Bestellungen, Frachtbriefen oder sonstigen internen Aufzeichnungen automatisch zugeordnet werden. Diese Eigenschaft vereinfacht das Bestätigungsverfahren der Eingangsrechnungen, vermindert die manuelle Bemühung und minimalisiert Fehler, wodurch schnelle Lösungen angeboten werden. Anhand der gesteigerten Authentizität und Ergiebigkeit überwachen die Betriebe ihren finanziellen Arbeitsablauf besser und können ihre Tätigkeiten ununterbrochen fortsetzen.
Die SNI-Lösung erfordert keinerlei Aktualisierung der vorliegenden Systemversionen und arbeitet unabhängig von den SAP-Versionen. Die SNI SAP Lösung ist kompatibel mit SAP ECC 4.7 und höher, zusammen mit den SAP Business Technology Platform (BTP), SAP R3 und SAP S/4HANA Systemen. Ausserdem bietet SNI von der Unternehmensplanung (ERP) unabhängige Lösungen, welche mit allen von den Kunden benutzten ERP-Systemen integriert werden können.
