Die digitale Revolution bei der Umsatzsteuer-Compliance ist eine Tatsache. Immer mehr Länder führen umfassende Vorgaben zur Umsatzsteuer ein, wie z. B. SAF-T, obligatorische elektronische Rechnungsstellung oder Berichterstattung in Echtzeit. Die Bewältigung neuer Auflagen ist an sich schon eine große Herausforderung. Die Herausforderung wird noch größer, wenn ein Unternehmen mit den üblichen Problemen bei den Umsatzsteuerabläufen zu kämpfen hat.
Ich möchte einige Aspekte hervorheben, die bei der Vorbereitung auf die steigenden Anforderungen im Bereich der digitalen Steuern zu berücksichtigen sind.
Wo man Müll hineinsteckt, kommt auch Müll heraus
Die Daten für die Umsatzsteuerberichterstattung stammen aus verschiedenen Quellen: Debitoren, Kreditoren, Hauptbuchhaltung, verschiedene ERP-Systeme, Papierrechnungen, elektronische Rechnungen und so weiter. Wenn sich die Vorgaben in Richtung Echtzeitberichterstattung bewegen, bleibt keine Zeit, die Daten vor der Einreichung bei den Steuerbehörden zu korrigieren. Allerdings ist die Qualität der „rohen“ Quelldaten nicht immer perfekt.
So erfolgt beispielsweise die Entscheidung über die umsatzsteuerliche Behandlung von Eingangsrechnungen nach wie vor weitgehend manuell. Die Steuerkennzeichen werden häufig von Debitorenbuchhaltern bei der Rechnungsbuchung zugewiesen. Dabei können menschliche Fehler vorkommen und zu unangemessenen Deduktionen oder noch schwerwiegenderen Konsequenzen führen.
Ein weiteres Beispiel: fehlerhaft arbeitende Umsatzsteuer-Codes, Fehler bei der Gestaltung des Transaktionsflusses, ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummern von Kunden und Lieferanten, fehlende Warencodes. Dies sind häufig anzutreffende Probleme bei der Erstellung von Stamm- und ERP-Daten im Rahmen der Umsatzsteuerabläufe. Anstatt die Hauptursachen zu beheben, entwickeln Unternehmen Problemumgehungen anstelle einer „Lösung“. Dies erfordert normalerweise zusätzlichen manuellen Aufwand, hauptsächlich in Excel.
Die oben genannten Probleme sind auch die Ursache für das Scheitern der Implementierung vieler Compliance-Tools für indirekte Steuern. Derzeit liegt ein großer Schwerpunkt auf der Prozessautomatisierung. Unternehmen kaufen zur Automatisierung der Umsatzsteuer-Compliance teure Berichterstattungstools. Die Qualität der Eingabedaten ist jedoch nach wie vor schlecht. Was wird also automatisiert? Meldung ungenauer Daten.
Die Gewährleistung der Qualität der Quelldaten ist daher eine unabdingbare Voraussetzung für die Vorbereitung auf neue Berichtspflichten, insbesondere für die Berichterstattung in Echtzeit.
Taxologen – eine wichtige Säule der Steuerabteilung
Die Rolle der Technologie in der Arbeit der Steuerabteilungen ändert sich. In der Vergangenheit diente sie eher der Unterstützung. Daten für die Berichterstellung wurden in ERP gespeichert, Berechnungen wurden in Tabellenkalkulationen durchgeführt. Oft wurde sogar die elektronische Berichterstattung durch Eingabe von Zahlen in interaktive Formulare (online oder PDF) durchgeführt. Steuerspezialisten konnten die gemeldeten Werte vor der Übermittlung überprüfen, da sie in einem für Menschen lesbaren Format dargestellt wurden.
Aktuell wird die Technologie nicht nur von den Steuerabteilungen unterstützt. Andererseits können wir (noch) nicht sagen, dass Steuerabteilungen nur eine Art Hilfestellung für die Technologie darstellen. Die Rolle der Technologie ist jedoch für die (umsatz)steuerlichen Abläufe von entscheidender Bedeutung.
Aktuell führt die Mehrzahl der Änderungen der Umsatzsteuerbestimmungen zu digitalen Vorgaben. Diese Auflagen stellen die Steuerabteilungen vor neue Herausforderungen. Zum Beispiel müssen für die Einführung von SAF-T keine erstklassigen Steuerberater oder Rechtsanwälte verpflichtet werden, die ausgefeilte Gutachten erstellen, wie z. B. für Kettentransaktionen. Die Herausforderung ist eine andere – die Technologie.
Unterschiedliche Herausforderungen erfordern unterschiedliche Qualifikationen bei den Mitarbeitern der Steuerabteilung. Spezialisten, die fundiertes Steuerwissen und Technologieverständnis kombinieren, sind eine wichtige Säule der Steuerabteilungen in digitalen Steuerumgebungen. Es gibt sogar einen eingängigen Namen für solche Fachleute – Taxologen.
Es ist nicht genau definiert, was Taxologen ausmacht. Sie sind keine Programmierer. Sie müssen nicht über IT-Kernkenntnisse verfügen. Ihre Rolle kann als Berater verstanden werden, die an der Schnittstelle zwischen IT und steuerlichen Kernfunktionen arbeiten. Wenn die neue digitale Umsatzsteuerpflicht eingeführt wird, sind Spezialisten auf dem Gebiet der Steuertechnologie in der Lage, die technischen Spezifikationen der Vorgaben zu verstehen und eng mit der IT zusammenzuarbeiten, indem sie z. B. die Zuordnung der erforderlichen Daten aus ERP-Systemen zu neuen Berichten vornehmen, da sie auch Steuerexperten sind.
In Anbetracht des derzeitigen großen Interesses an der Automatisierung sämtlicher Prozesse im Finanz- und Rechnungswesen sollten Spezialisten für Steuertechnologie Hauptberater bei der Digitalisierung von Steuerabteilungen sein. Da sie einen Überblick über die Abläufe im Bereich Umsatzsteuer haben, sind Taxologen in der Lage, wiederholbare Schritte in Prozessen zu identifizieren, die potentielle Geschäftsfälle für eine RPA-Implementierung darstellen könnten. Sie sollten auch an der Entscheidungsfindung bei der Auswahl der Steuerberichtsinstrumente beteiligt sein. Da sie alle potenziellen Probleme bei den Eingabedaten, die Komplexität des Meldeverfahrens und den Standardisierungsgrad der Prozesse kennen, sollten die Meinungen der Taxologen berücksichtigt werden.
Was tun mit so vielen Daten?
Dank neuer Berichtspflichten verfügen Unternehmen (und Steuerbehörden) über große Datenmengen in einem strukturierten Format, z. B. XML. Diese Daten könnten einen hervorragenden Input für Analysezwecke darstellen.
In der Datenanalyse gibt es eine Reihe von disruptiven Technologien und „trendigen“ Konzepten: Big Data, maschinelles Lernen, KI, Business Intelligence. In den Steuerabteilungen fehlte bis vor kurzem der analytische Teil. Die Situation ändert sich aber gegenwärtig.
Unternehmen investieren häufiger in diese Technologien. Dank ihnen haben Steuermanager Einblick in die Abläufe, sogar in Echtzeit. Die Verwendung von Steueranalysen bietet erhebliche Vorteile: Minderung des Steuerrisikos, Unterstützung bei der Steuerplanung und der Entscheidungsfindung, Identifizierung von Steuermöglichkeiten, z. B. nicht geltend gemachte ausländische Umsatzsteuer oder Überblick über die Umsatzsteuerpositionen weltweit und auf einer sehr detaillierten Ebene.
Es ist unnötig zu erwähnen, dass die Einbeziehung von Steuertechnologiespezialisten ein Muss bei der Implementierung von Steueranalysetools in Unternehmen ist.
Werden die zentralisierten Umsatzsteuerabläufe zum Problem?
Viele große Unternehmen lagern ihre Finanz- und Buchhaltungsaktivitäten aus und zentralisieren sie. Sie bauen ihre eigenen SSC/GBS-Strukturen auf oder verlassen sich auf externe BPO-Dienstleister. Outsourcing-Zentren befinden sich normalerweise in Ländern, in denen die Arbeitskosten relativ niedrig sind, wie Indien, Malaysia, Polen oder Ungarn. In der Vergangenheit haben Unternehmen einfache Abläufe, wie z.B. die Buchung von Journaleinträgen, verlagert. Als dann einige der SSCs/BPOs entsprechend qualifiziert waren, haben Unternehmen anspruchsvollere Aufgaben, einschließlich der Umsatzsteuer-Compliance, ausgelagert.
Obwohl die Umsatzsteuer auf EU-Ebene harmonisiert ist, gibt es auf Länderebene viele Besonderheiten. Darüber hinaus ändern sich die Vorschriften zur Umsatzsteuer ständig. Wenn die Umsatzsteuer zentralisiert wird, sinkt die Zahl der Steuerfachleute vor Ort. Wissensmanagement wird dann zu einer ernsthaften Herausforderung. Das Unternehmen muss nach wie vor alle Änderungen im Umsatzsteuerrecht verfolgen und sie in den Abläufen zur Umsatzsteuer zentral und von einem einzigen Ort aus abbilden.
Änderungen nachzuverfolgen scheint einfacher zu sein als sie umzusetzen. Wenn es früher, in den „alten Zeiten“, eine Änderung des Umsatzsteuersatzes gab, mussten die Unternehmen einen neuen Steuercode im ERP-System erstellen, und das neue Formular für die Umsatzsteuererklärung musste an ein zentrales Compliance-Team übermittelt werden. In den meisten Fällen war es lediglich erforderlich, das neue Steuerkennzeichen in einer Tabelle „zuzuordnen“, ohne dass wesentliche Änderungen im Ablauf vorgenommen wurden.
Derzeit hat fast jede Änderung der Umsatzsteuerberichterstattung enorme Auswirkungen auf den Umsatzsteuerablauf. Die Implementierung neuer Berichtspflichten wie SAF-T ist ein separates Projekt, an dem viele Stakeholder beteiligt sind. Leider sind die digitalen Vorgaben zur Umsatzsteuer nicht harmonisiert und von Land zu Land unterschiedlich. Vorschriften und technische Spezifikationen sind teilweise noch immer nicht auf Englisch verfügbar. Wenn Umsatzsteuer-Ressourcen zentralisiert werden (und nicht selten auch die IT), kann ein solches Einführungsprojekt eine echte Herausforderung darstellen.
Daher lohnt es sich, die Modelle zur Steuerung der Umsatzsteuerabläufe von Unternehmen zu prüfen, wenn man bedenkt, dass sich die digitalen steuerlichen Auflagen über die Länder hinweg ausbreiten. Die Aufteilung der Zuständigkeiten zwischen den vor Ort verbleibenden Steuerfunktionen und dem SSC/ BPO sollte genau abgestimmt werden, um eine Verletzung der Compliance zu vermeiden.
Unter den untenstehenden Links finden Sie einige Beispiele für neue Regelungen, die in den nächsten 3 Monaten verpflichtend werden. Darüber hinaus bekommen Sie eine Vorstellung davon, wie Sie all diesen neuen rechtlichen Anforderungen gerecht werden können.
SNI bietet eine SAP-Zusatzlösung, mit der multinationale Unternehmen diese neuen Vorschriften einhalten können.
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Ridvan Yigit
