ZUGFeRD – kann ein deutscher E-Invoicing-Hybrid eine Spielwende werden?

In der globalen E-Invoicing-Landschaft hat Deutschland einen Platz in der führenden Gruppe, die das E-Invoicing-Modell lange vor der zwingenden Anwendung der Richtlinie 2014/55 / ​​EU umgesetzt hat.

Die deutsche elektronische Rechnung wurde bereits 2014 von einer speziellen Arbeitsgruppe (Electronic Invoice Germany Forum – FeRD) entwickelt und umfasst die Beiträge und Bemühungen von Bundes- und Kommunalbehörden sowie verschiedenen Organisationen und Verbänden. Seitdem ist der ZUGFeRD (Version 1.0) ein nationales Format der elektronischen Rechnung e-Rechnungsformat, das allen Organisationen zur Verfügung steht.

An dieser Stelle ist anzumerken, dass es nicht um die Schaffung einer allgemeinen e-Rechnungsfunktionalität ging, sondern um eine Lösung, die sich leicht in Unternehmen jeder Größe umsetzen lässt. 

Damit sollten alle Steuerzahler die Rechnungen auf einfache und effiziente Weise austauschen können, einschließlich Kleinstunternehmer (, die nicht über fortschrittliche Softwarelösungen verfügen). Durch die Verwendung eines sogenannten Hybridmodells kann auch bei Rechnungen, die an Unternehmer ausgestellt werden, deren Systeme das XML-E-Rechnungsformat nicht verarbeiten, das XML-Format ignoriert und die Rechnung manuell auf der Grundlage des visuellen PDF-Formats gebucht werden.

Neueste Entwicklungen und das neue E-Rechnungsgesetz

Im vergangenen Jahr (März 2019) wurde die ZUGFeRD 2.0-Version veröffentlicht, um den EU-Standards (EN 16931) zu genügen. Gleichzeitig wurde der X-Rechnung-Standard (entwickelt vom Bundesministerium für Inneres und Koordinierung für IT-Standards – so ein Bundesministerium gibt es nicht. Mglw. Bundesinnenministerium in Zusammenarbeit mit dem Ausschuss für die Koordination von IT-Standardisierungen) als Mindeststandard für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt. Sowohl ZUGFeRD 2.0 als auch X-Rechnung sind mit dem EU-Standard kompatibel und werden beide als Core Invoice User Specification (CIUS) verwendet. Die staatlichen Behörden können jedoch auch andere Formate als X-Rechnung akzeptieren. Deutschland kann auch den PEPPOL CIUS nutzen.

Am 24. März 2020 wurden das Upgrade des ZUGFeRD zur Version 2.1 und die Factur-X 1.0 herausgegeben, bei denen es sich um identische Hybridformate handelt, die eine vollständige Kompatibilität bei der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Deutschland und Frankreich ermöglichen, einschließlich B2B- und B2G.

Jetzt ist es an der Zeit, dass Deutschland die Umsetzung der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung für B2G-Transaktionen abschließt. Die Verpflichtung wird voraussichtlich am 18. April 2020 in Kraft treten. Auf der Grundlage der letzten Mitteilung des Forums (FeRD) sind alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung, einschließlich Länder und Gemeinden, bis zu diesem Datum dazu verpflichtet, den Empfang elektronischer Rechnungen zu gewährleisten. Wenn später in diesem Jahr (November) alle Lieferanten, die Behörden in Deutschland beliefern, zur Verwendung von e-Rechnungen verpflichtet sind, wird der Prozess abgeschlossen sein.

Derzeit ist das Mandat/diese Pflicht auf oberste Bundesbehörden (seit 27. November 2018) und auf untergeordnete Institutionen auf Bundesebene (seit 27. November 2019) beschränkt. Die Kommunen sind verpflichtet, die Mehrwertsteuerrichtlinie in ihre ergänzende Landesgesetzgebung umzusetzen.

Ein E-Rechnungs-Hybrid 

Das wichtigste Merkmal des deutschen E-Rechnungs-Standards ist, dass er in einer einzigen Datei sowohl eine XML-basierte Struktur als auch einen visuellen PDF / A-3-Standard enthält, mit dem die Benutzer ihn in einem benutzerfreundlichen Format lesen können. Daher ist es unerheblich, ob der Kunde eine bestimmte E-Rechnung-Software verwendet oder nicht, da er möglicherweise nur auf der Grundlage eines visuellen Formats (PDF) arbeitet und das Dokument manuell verwalten kann.

Das ZUGFeRD XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist daher nicht nur EU-weit, sondern auch international kompatibel.

Nach dem ZUGFeRD-Spezifikationsdokument besteht die Idee darin, die Lücke zwischen EDI (Massive Invoicing Solution) und Kleinunternehmern (einige verwenden sogar die Papierrechnung als führendes Format) zu schließen.

Verfügbare Profile

Die weit verbreitete Verwendung des ZUGFeRD-E-Rechnungsformats wird durch die drei verfügbaren Profile: Basis, Komfort und Erweitert unterstützt

Die weit verbreitete Verwendung des ZUGFeRD-E-Rechnungsformats ist den drei verfügbaren Profilen: Basis, Komfort und Erweitert zu verdanken.

Die Profile unterscheiden sich hinsichtlich der Komplexität und der Anzahl von Angaben, die in strukturierter Weise im Dokument enthalten sind.. Das Basismodell kann für einfache Rechnungen verwendet werden, bei denen nur grundlegende Rechnungsdaten erforderlich sind (zusätzliche Daten können im Freitextmodus hinzugefügt werden). Am anderen Ende des Spektrums gibt es ein erweitertes Profil, das extrahierbarere Daten ermöglicht, die für eine Vielzahl von Sektoren spezifisch sind. Wichtig an ZUGFeRD 2.0 ist die Kompatibilität aller Profile mit dem EU-Standard.

Die Profile unterscheiden sich auch hinsichtlich der Dokumente, die zugestellt werden können. Das Basisprofil unterstützt nur Handelsrechnungen, Benachrichtigungen und Gutschriften. Das Komfortprofil unterstützt zusätzlich Lastschriften und Gutschriften im Zusammenhang mit finanziellen Anpassungen, während unter dem erweiterten Profil Selbstabrechnungsdokumente bereitgestellt werden

Der Mehrwert von ZUGFeRD

Abgesehen von „Standard“-Vorteilen, die für jede E-Invoicing-Lösung aufgeführt werden können, d. h. Kosteneinsparungen (papierloser Prozess) und Digitalisierung des Buchhaltungsprozesses, schafft der ZUGFeRD einen echten Mehrwert in die Welt des E-Invoicing. Es ist hauptsächlich auf sein Hauptmerkmal zurückzuführen,- den hybriden Charakter des Dokuments.

Erstens trägt das Hybridformat dazu bei, die Verwendung dieses Modells zu verbreiten, da es gut lesbar ist und damit allein auf XML-basierend Standards übertrifft. Unternehmen, die noch nicht bereit sind, die vollwertige EDI-E-Invoicing-Technologie zu installieren, können sich weiterhin auf ein visuelles Format von ZUGFeRD verlassen. Dies macht den technologischen Schritt für sie definitiv weniger störend.

Eine weitere Vereinfachung ist ihre Audierungsmöglichkeit. Das visuelle Formular ermöglicht eine effektive Überprüfung des Rechnungsinhalts, der – wie jede andere Rechnung (in jedem Format) auch – die gesetzlichen Anforderungen (MwSt.) erfüllen muss. Und nicht zuletzt ist das PDF / A-3-Format ideal für die Archivierung.

Darüber hinaus erhöht der kostenlose Charakter (einschließlich des kostenlosen Validierungswerkzeugs) den universellen Charakter des ZUGFeRD-Standards.

Das Maß für die Qualität des deutschen E-Invoicing-Modells kann aus einer kürzlich gemachten Erklärung der Schweizer Behörden abgelesen werden,  in der die Implementierung des ZUGFeRD / X-Rechnung-Hybridmodells empfohlen wird . Obwohl die Schweiz bereits seit 20 Jahren die elektronische Rechnungsstellung anwendet, fehlen die Vorteile des hybriden elektronischen Rechnungsformats. ZuGFeRD scheint das Potenzial zu haben, ein globaler Standard zu werden.