Belgien hat seine Maßnahmen zur Verabschiedung von Gesetzen zur Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich verstärkt. Wir können dies anhand der Genehmigung des Gesetzentwurfs Nr. 55K3743001 durch die Kammer im Januar 2024 ersehen. Die Gesetzgebung ist derzeit auf Niederländisch und Französisch verfügbar und wurde am 20. Februar 2024 im Gesetzesblatt veröffentlicht. Das Gesetz schreibt vor, dass mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien ab 2026 strukturierte elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk und den Peppol-BIS-Standard zu senden und zu empfangen haben.
Geltungsbereich der E-Rechnungs-Verordnung
Unstrukturierte Formate wie PDFs und Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig. Um den Übergang zu erleichtern, wird es eine signifikante Schonfrist geben. Obwohl die strukturierte elektronische Rechnungsstellung für an die Regierung gerichtete Rechnungen bereits obligatorisch ist, möchte Minister Van Peteghem sie zum Standard machen und ab dem 1. Januar 2026 eine spezifische Verpflichtung im Rahmen bestimmter Transaktionen zwischen Steuerpflichtigen (alle B2B-Transaktionen) schaffen. Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gilt jedoch auch nicht für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an natürliche Personen zum privaten Gebrauch (B2C- oder Business-to-Consumer-Transaktionen). Die freiwillige Phase beginnt ab Januar 2025. Die ausgestellten Rechnungen müssen im PEPPOL-BIS-Format ausgestellt werden, damit sie den europäischen Standards entsprechen (insbesondere handelt es sich um ein XML-UBL gemäß der Definition in der Norm ISO/IEC 19.845:2015). Unternehmen, die derzeit EDI für die Kommunikation nutzen, können dies auch weiterhin tun, wenn beide Parteien damit einverstanden sind. Darüber hinaus möchte Belgien sein E-Reporting-System an das Projekt „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter – ViDA“ der Europäischen Union anpassen, um den Informationsaustausch zwischen den EU-Ländern zu verbessern.
Die kommenden Vorschriften in Belgien werden für Unternehmen mit Sitz im Land, lokale Niederlassungen ausländischer Unternehmen und nicht ansässige Unternehmen, die sowohl über eine Umsatzsteuerregistrierung als auch über eine feste Niederlassung verfügen, zu der auch Räumlichkeiten und Personal gehören, gelten. Der neueste Gesetzentwurf stellt eine wichtige Aktualisierung dar und besagt, dass nichtansässige Kunden möglicherweise E-Rechnungen von ihren ansässigen belgischen Lieferanten für inländische Transaktionen akzeptieren müssen.
Die Struktur des Belgischen E-Rechnung-Systems
Belgien verfolgt als für die elektronische Rechnungsstellung einen zweistufigen Ansatz als bevorzugte Strategie.
- Die erste Phase umfasst die Implementierung eines PEPPOL-basierten strukturierten E-Rechnungsstellungsystems zwischen Steuerzahlern in einem 4-Eck-Modell, ohne dass eine sofortige staatliche Berichterstattung erforderlich ist. Im gegenseitigen Einvernehmen können jedoch alternative Austauschplattformen genutzt werden, sofern diese den EU-Anforderungen entsprechen.
- In der zweiten Stufe wird eine Vorababwicklung der kontinuierlichen Transaktionskontrolle unter Einbeziehung der Steuerbehörden hinzugefügt, um ein 5-Eck-Modell zu schaffen, das elektronische Rechnungsstellung und elektronische Berichterstattung nahezu in Echtzeit umfasst und den jährlichen Kundenlistenbericht ersetzt. Ziel ist es, die Mehrwertsteuerlücke zu verringern, die die EU in der jüngsten Bewertung der belgischen Mehrwertsteuereinnahmen im Vergleich zu den Prognosen auf 4,8 Milliarden Euro pro Jahr schätzt.
Belgien strebt eine Angleichung an die EU-Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter an und plant ein standardisiertes elektronisches Rechnungssystem (EN 16931) in der gesamten EU, welches die Interoperabilität gewährleistet. Die Säule Digitalberichterstattungsanforderung „Digital Reporting Requirement“ beschreibt eine geplante verbindliche strukturierte E-Rechnungsverfügung in der EU für innergemeinschaftliche Lieferungen ab 2030 oder später. Derzeit ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich ohne die Verpflichtung zur Erstellung einer Papierrechnung zulässig, sofern beide Parteien ihr Einverständnis bestätigen und ausreichende sichere Kontrollen für die Ausstellungs-, Empfangs- und Speicherprozesse vorhanden sind.
Peppol und HERMES
Die PEPPOL-Initiative sorgt unter anderem für Vereinbarungen zu Formaten und Semantik elektronischer Rechnungen und die PEPPOL-Zugangstür erleichtert den korrekten Rechnungsaustausch. Eine Anbindung über PEPPOL bietet zwei große Vorteile. Zunächst einmal sind Sie durch den einmaligen Beitritt automatisch mit allen anderen Teilnehmern im Netzwerk verbunden. Zusätzliche bilaterale Vereinbarungen zwischen den Teilnehmern sind nicht mehr erforderlich.
HERMES hingegen fungiert als Bindeglied zwischen Unternehmen, die strukturierte elektronische Rechnungen automatisch verarbeiten können und Unternehmen, die selbst noch nicht dafür gerüstet sind. Mit anderen Worten fungiert HERMES als „Fehlersicher“ (oder Sicherheitsnetz), wenn der Empfänger im PEPPOL-Netzwerk noch nicht bekannt ist, sodass der Absender technisch nicht in der Lage ist, seine strukturierte elektronische Rechnung zu versenden.
Konkret wandelt HERMES jede strukturierte elektronische Rechnung unter Berücksichtigung des geltenden europäischen Standards für elektronische Rechnungen in eine PDF-Version um. Die Rechnung wird dann an die E-Mail-Adresse des Empfängers gesendet. Darüber hinaus ermöglicht HERMES Empfängern und Versendern strukturierter elektronischer Rechnungen deren Zustellung zu verfolgen. Mit HERMES können Sie eine strukturierte elektronische Rechnung an jedes Unternehmen in Belgien senden. HERMES ist als Übergangslösung konzipiert, um eine Sperrung des Rechnungssenders zu vermeiden, solange der Rechnungsempfänger noch nicht im Peppol-Netzwerk bekannt ist.
Wie kann SNI Ihnen behilflich sein?
Die SNI bietet Ihnen eine Lösung an, mit der Sie mühelos Rechnungen im erforderlichen Format erstellen und nahtlos über den Dienstleister an die Empfänger für B2B-Transaktionen in Belgien übermitteln können. Innerhalb dieser Lösung können Sie die Prozesse der Rechnungserstellung und deren Umwandlung in gewünschte Dateien durch Automotion rationalisieren. Die umfassenden Lösungen von SNI decken Aufgaben wie Datenextraktion, Zuordnung, Verarbeitung und Kommunikation mit dem Dienstleister ab und sorgen so für ein nahtloses kontinuierliches (End-to-End) Rechnungsstellungserlebnis.
