Einleitung
Die Landschaft im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung hat sich in den letzten Jahren rasant verändert. Der globale Markt für Lösungen zur elektronischen Rechnungsstellung boomt. In der Europäischen Union ist der Hauptfaktor, der eine rasche Entwicklung in diesem Bereich begünstigt, die Reform der EU-Umsatzsteuerrichtlinie. Darin wurde die Begriffsbestimmung der elektronischen Rechnung eingeführt und der Grundstein für die Grundsätze der elektronischen Rechnungsstellung gelegt, d. h. die Echtheit der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung.
Bei der öffentlichen Auftragsvergabe innerhalb der EU wurden weitere Fortschritte im Hinblick auf ungehinderte Transaktionen im B2G-Sektor zwischen Anbietern und Behörden aus verschiedenen Ländern gemacht. Der B2G-Sektor ist in Bezug auf die Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung bereits EU-weit harmonisiert. 2020 ist das Jahr, in dem alle Mitgliedsstaaten die Umsetzung der Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung hätten abschließen sollen. Die Mehrheit ist dem bereits nachgekommen. Es gibt jedoch immer noch einige Länder, die die Umsetzung der EU-Richtlinie verzögert haben.
1. Der Auftrag zur elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich in der EU
Alle EU-Mitgliedstaaten sind verpflichtet, die in der Richtlinie 2014/55/EU (Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung) definierten Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung umzusetzen. Das bedeutet, dass in allen EU-Ländern Transaktionen zwischen Behörden und anderen Einrichtungen die Verpflichtung auslösen werden, eine elektronische Rechnung zu verwenden, die die Kriterien des von der EU definierten Europäischen Standards erfüllt. Dies betrifft Situationen, in denen eine Behörde, eine Organisation oder eine Körperschaft des öffentlichen Rechts an einer Transaktion beteiligt ist.
Wer ist verpflichtet, die elektronische Rechnungsstellung bei B2G-Transaktionen zu verwenden?
Es ist zu unterstreichen, dass sich die EU-Anforderung in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich auf die Möglichkeit der Behörden konzentriert, die elektronische Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Dem Lieferanten wird eine solche Verpflichtung nicht auferlegt. Dies bedeutet, dass Rechnungen in jedem Format, einschließlich Papier, übermittelt werden können. In der Praxis sieht die Mehrheit der Mitgliedstaaten auch eine Verpflichtung des Verkäufers (so genannter wirtschaftlicher Akteur) vor, eine elektronische Rechnung zu übermitteln (zu senden). In neun der Mitgliedstaaten (siehe: Tabelle unten) kann der Lieferant bei B2G-Transaktionen eine gesetzeskonforme elektronische Rechnung erstellen.
Wann wird die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich verpflichtend?
Die Verpflichtung zur Einführung entsprechender Verordnungen wurde auf die Jahre 2018 bis 2020 verteilt. Der erste Stichtag fiel auf den 27. November 2018. Die Mehrheit der Länder nutzte jedoch die Möglichkeit der Verlängerung, was ihnen erlaubte, die Einführung bis zum 18. April 2019 für die zentralen Behörden und bis zum 18. April 2020 für die untergeordneten Behörden zu verschieben. Letztendlich hat die Mehrheit der EU-Mitgliedstaaten den letztgenannten Stichtag eingehalten. Es gibt derzeit noch drei Länder, in denen diese Regelungen noch nicht in Kraft getreten sind.
2. Standard für die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich
Ziel der EU-Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung war es, die elektronische Rechnungsstellung in der EU zu harmonisieren und damit die Interoperabilität im öffentlichen Beschaffungswesen zu ermöglichen. Zu diesem Zweck wurde ein Standard geschaffen, der in allen EU-Mitgliedstaaten gleichermaßen gilt.
Was ist der EU-Standard für die elektronische Rechnungsstellung?
Die Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung beschränkt sich auf den semantischen Standard der elektronischen Rechnung. Mit anderen Worten, das EU-Recht gibt die Daten und Felder vor, die in einem solchen Dokument enthalten sein müssen. Die Infrastruktur zur Erstellung, Übertragung und Archivierung der elektronischen Rechnung ist jedoch eine separate Lösung und kann von Anbietern in verschiedenen Ländern unabhängig verwaltet werden.
Die EU-Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) muss, neben dem semantischen Teil ein einheitliches Format des Dokuments sicherstellen, indem eine bestimmte Syntax verwendet wird. Derzeit erfüllen nur zwei Syntaxen die Kriterien des Standards für elektronische Rechnungen: UBL und CII. Dies schließt die Existenz und Verwendung länderspezifischer Syntaxen (Formate) für elektronische Rechnungen nicht aus. In den letzten Jahren hat sich jedoch gezeigt, dass PEPPOL die gängigste Lösung für die globale elektronische Rechnungsstellung darstellt. PEPPOL BIS Billing 3.0 ist eine Core Invoice Usage Specification (CIUS). Es gilt als sicher, dass sie die Kriterien des Standards für elektronische Rechnungen erfüllt (ähnlich wie die Syntax von UBL und CII). Aufgrund seines hohen Sicherheitsstandards ist PEPPOL nicht nur in der EU, sondern auch weltweit bereits weit verbreitet.
3. EU-weiter Überblick über die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich
Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2G-Sektor ist in 24 Mitgliedstaaten eingeführt worden. Deutschland und Griechenland machen Fortschritte und wollen die Einführung bis 2020 abschließen. Die beiden verbleibenden Länder sind Rumänien und die Slowakei. Sie haben den Stichtag verpasst und beginnen erst jetzt mit der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich.
Quelle: https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/eInvoicing+dashboard
Die obige Karte und die Tabelle unten fassen den aktuellen Stand der Entwicklung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich in den Ländern der EU zusammen. Die Einzelheiten zum Stand der Einführung werden laufend beobachtet. Sie können im offiziellen EU-Länderleitfaden für elektronische Rechnungsstellung nachverfolgt werden.
Es sei darauf hingewiesen, dass es für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in den Mitgliedstaaten unterschiedliche Gründe gibt. Trotz gewisser Unterschiede ist allein schon die Tatsache, dass die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich in den meisten EU-Ländern funktionsfähig ist, beeindruckend. Es liegt auf der Hand, dass die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich nur eine Etappe auf dem Weg zur Ermöglichung der internationalen elektronischen Rechnungsstellung über Sektoren und Gerichtsbarkeiten hinweg auf globaler Ebene ist.
Die Zusammenfassung zeigt deutlich, dass die Regierungen sich nicht nur an die von der EU auferlegten Regeln halten, sondern sich bemühen, höhere Standards zu setzen, z. B. durch die Ausweitung der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auf Lieferanten (16 Länder). Dies wird die Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich vorantreiben und auch neue Möglichkeiten zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B- und B2C-Bereich eröffnen. Darüber hinaus haben einige Länder die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich bereits verbindlich eingeführt, bevor sie nach EU-Recht verpflichtend geworden ist (z. B. Italien, Spanien, Finnland).
Eine weitere bemerkenswerte Tatsache ist die verbreitete Nutzung von PEPPOL. Diese System wurde schnell populär und ist auf dem Weg, sich zu einem führenden globalen Standard für die elektronische Rechnungsstellung zu entwickeln. Trotz der zahlreichen nationalen Standards für die elektronische Rechnungsstellung, die derzeit in der EU gelten, scheint PEPPOL die flexibelste Lösung für die elektronische Rechnungsstellung zu bieten.
4. Wie geht es weiter?
Es liegt nahe, dass nach den öffentlichen Behörden der B2B/B2C-Sektor der EU in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung eintreten wird (mit der Zeit auch mit einem verpflichtenden System). Tatsächlich geschieht dies bereits, denn in Italien (seit 2019) und Portugal wurde die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich bereits zur Pflicht gemacht und umgesetzt. Einige Regierungen (z. B. Frankreich, Polen, Spanien) ziehen dies ebenfalls in Betracht.
Der Endzustand reicht jedoch noch weiter. Hervorzuheben ist, dass die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung eng mit dem Umsatzsteuerbetrug und der Umsatzsteuerlücke verbunden ist. Neben der sektorweiten Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung (B2G, B2B, B2C) wird als letzte Stufe für alle EU-Länder das B2T (Clearing-Modell) erwartet, um Umsatzsteuer-Betrug im großen Stil zu verhindern. Die Beispiele von Ungarn (Online Szamla) und Italien (FatturaPa), aber auch die Erfahrungen aus LATAM (z. B. Mexiko, Chile, Brasilien) lassen keinen Zweifel an der Effizienz dieses Systems aufkommen (die letztgenannten Nicht-EU-Jurisdiktionen haben bereits eine Verringerung der Steuerhinterziehung/Umsatzsteuerlücke um bis zu 50 % nachgewiesen).
Schlussbemerkung
Die EU-Harmonisierung der elektronischen Rechnungsstellung im B2G-Bereich sollte als wichtiger Meilenstein und als Chance zur Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung über die Sektoren hinweg und auch für die Einhaltung der Steuervorschriften gesehen werden. Es gibt einen guten Grund, sich für den Bereich B2G als ersten Sektor zu entscheiden, in dem die verbindliche elektronische Rechnungsstellung eingeführt wurde – eine große Anzahl großer Unternehmen (ca. 70 %) liefert an öffentliche Behörden. Das bedeutet, dass viele Transaktionen jetzt oder in naher Zukunft mit der elektronischen Rechnung dokumentiert werden.
Nachdem die letzte Phase der Umsetzung (April 2020) abgeschlossen ist, kann die EU nun neue Herausforderungen bei der Einführung von Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung in Angriff nehmen.
