Polen ist ein Weltführer in der Umsetzung der digitalen Steueranforderungen. Es werden schon zahlreiche e-Steuerverpflichtungen in Polen durchgeführt, inklusive SAF-T (JPK_V7 insbesonders), die ‘Weiße Liste’ (Biała Lista), und elektronische Jahresabschlüsse. Es wird jedoch noch eine andere im Jahre 2022 in Kraft gesetzt, da Polen die strukturierte e-Fakturierung einführt. Anfangs wird die elektronische Fakturierung freiwillig sein, wird aber voraussichtlich im Jahre 2024 zwangsläufig.
Polens e-Steuer – Reise
Vor dem Eintauchen in die e-Fakturierungsdetails, ist Polens e-Steuerreise, inklusive ihre bedeutendsten Kilometersteine, erinnerungswert.
Die digitale Steuerrevolution in Polen hat im Jahre 2016 begonnen, als SAF-T (JPK) für grosse Steuerzahler eingeführt wurde. JPK wurde in fünf Strukturen aufgeteilt, die Lager, Hauptbuch, Rechnungen, Bankauszüge und Umsatzsteuernachweis umfassen. Umsatzsteuernachweis (Register) war monatlich einzureichen, wohingegen andere Strukturen auf Anfrage der Steuerbehörden zu übermitteln waren. Im Jahre 2017 und 2018 wurden mittelgroße, kleine und Mikro-Unternehmen von der SAF-T Verpflichtung umfasst.
2019 bringt eine andere Steuerentwicklung mit einem bedeutenden elektronischen Faktor. Am wichtigsten ist, dass zwangsläufige Teilzahlungen in Kraft getreten sind und das örtliche Abzugsverfahren ersetzt haben. Ausserdem mussten polnische Steuerzahler seit dem September 2019 Zahlungsleistungen an Verkäufer ausschliesslich anhand der Bankkonten durchführen, die in der sogenannten Weiße Liste Datenbank eingetragen waren.
Der wahre Durchbruch im Polnischen Umsatzsteuerberichtswesen erfolgte im Jahre 2020, als die standardmäßige Umsatzsteuererklärungsverpflichtung aufgehoben und vollkommen durch die abgeänderte JPK_V7 Datei ersetzt wurde, welche gemeinsame Daten von der früheren JPK_VAT und Umsatzsteuererklärung (VAT-7 Formular) umfasste. Somit wurde Polen eines der ersten Länder, das aufgehört hat, die typische Umsatzsteuererklärung anzuwenden.
2022 und 2023 wird eine andere digitale Revolution in die polnischen Umsatzsteuerverpflichtungen einbringen. Anfänglich wurde erwartet, dass die freiwillige e-Fakturierung im Jahre 2021 in Kraft gesetzt wird. Danach wurde beschlossen, die Einführung der e-Fakturierung bis zum Jahre 2022 aufzuschieben. Aus diesem Grund können die polnischen Steuerzahler ab Januar 2022 wählen, sich dem nationalen e-Fakturierungssystem anzuschliessen und beginnen, e-Rechnungen zu übermitteln. In dieser “Probephase” wird der Empfang von e-Rechnungen die Kundenakzeptanz erfordern.
E-Fakturierung wird voraussichtlich im Jahre 2024 zwangsläufig. Polen hat die Europäische Kommission schon nach einer Genehmigung (oder der EU-Rede nach ‘Ausnahmeregelung’) gefragt, um die e-Fakturierung zwangsläufig zu machen.
Eine technische Übersicht der Polnischen e-Fakturierung
Polen führt e-Fakturierung nach einem Verrechnungsmodell ein, das beispielsweise in Italien verwendet wird. Das bedeutet, daß es ein zentrales e-Fakturierungssystem gibt, in dem e-Rechnungen erstellt, empfangen, gespeichert und validiert werden. Das polnische inländische e-Fakturierungssystem wird Krajowy System e-Faktur (KSeF) genannt, und wird durch die Steuerbehörden des Landes geführt.
Die Mehrheit der gegenwärtig zwischen polnischen Steuerzahlern übermittelten Rechnungen ist elektronisch. Sie können jedoch über unterschiedliche Formate und Anordnungen verfügen. Aus diesem Grund setzt Polen ein standardmässiges Format der e-Rechnungen namens strukturierte Rechnung (‘faktura ustrukturyzowana’) aus. Eine strukturierte Rechnung wird als eine Rechnung bezeichnet, die in KSeF mit einer vom System für diese bestimmte Rechnung zugewiesenen einzigartigen ID ausgestellt wird. Es ist keine Überraschung, dass das Format der strukturierten Rechnung XML ist.
Das Polnische Finanzministerium wird gebührenfreie Anmeldungen veröffentlichen, um die Erstellung der strukturierten Rechnungen in KSeF zu ermöglichen. Jedoch sollten Unternehmen, die eine grosse Anzahl an Rechnungen erstellen, erwägen, ihre Warenwirtschaftssysteme an die zentrale e-Fakturierung-Infrastruktur anhand von zugeordneten API (Anwendungsprogrammschnittstelle) anzuschliessen. Die Übermittlung der strukturierten Rechnungen über KSeF wird die Ermächtigung entweder durch qualifizierte Unterschrift oder durch ‘Profil Zaufany’ (vorgesehen für kleine Steuerzahler) erfordern.
Eine Testanordnung, in der die Steuerzahler und Entwickler ihre Lösungen verifizieren können und das ihre Anwendung der KSeF Infrastruktur ermöglicht, ist schon veröffentlicht worden.
Der Inhalt der strukturierten Rechnungen ist sehr detailliert. Es gibt Felder, welche die Angabe von Informationen nicht nur über zwangsläufige Rechnungsbestandteile, sondern auch von zusätzlichen Daten, die oft auf Rechnungen angegeben sind, ermöglichen. Es gibt beispielsweise Felder mit Daten über Kaufaufträge, Incoterms, und Frachtführer.
Es ist erwähnenswert, dass einige der Bestandteile der JPK_V7 entsprechen. JPK_V7 erfordert beispielsweise die Angabe der GTU-Kode (für gelieferte spezifische Produkte), was kein zwangsläufiger Bestandteil einer Rechnung ist. Strukturierte Rechnungen sehen es auch nicht zwangsläufig vor, wobei es ein Feld “GTU” gibt, wo diese Informationen direkt auf der Rechnung bereitgestellt werden können. Eine derartige Logik könnte hilfreich sein, Daten von Rechnungen den verschiedenen Steuererklärungen, inkl. JPK_V7, zuzuordnen.
Andererseits verfügen die Felder mit Werten über Namen, die gleich oder ähnlich wie in den JPK-Rechnungen (JPK_FA) sind. Trotz der Tatsache, dass JPK_FA zuletzt nicht mehr erforderlich sein wird, könnten einige zum Zweck der JPK-Rechnungen schon vollzogene Zuordnungen deshalb auch für die Entwicklung einer Lösung für KSeF verwendet werden.
Die Vorteile einer strukturierten elektronischen Rechnungsstellung
Es gibt viele Vorteile, dies aus einem nationalen e-Fakturierungssystem beruhend auf strukturierte e-Rechnungen, ergehen. Eines der Grössten ist das standardisierte (strukturierte) Format der Rechnungen. Dies ist eine bedeutende Voraussetzung für die Automatisierung der AP/AR (Verbindlichkeiten/Forderungen) – Verfahren, da jede Rechnung genau das gleiche Format hat. Gegenwärtig liegen viele unterschiedliche Anordnungen von Rechnungen vor. Selbst fortgeschrittene Lösungen (wie OCR) sind für die Automatisierung der Fakturierung nicht tadellos. In KSeF ausgestellte Rechnungen können nicht abhanden kommen, somit wird es nicht mehr erforderlich sein, Duplikate von Rechnungen zu erstellen. Darüberhinaus werden strukturierte Rechnungen 10 Jahre lang zentral gespeichert und archiviert. Aus diesem Grund brauchen Unternehmen nicht in zusätzliche Archivierungslösungen zu investieren.
Es gibt schon einige spezifische Anreize, mit denen es bezweckt wird, Steuerzahler dahingehend zu fördern, sich dem KSeF-System im Jahre 2022 anzuschliessen. Der am meisten hervorgehobene Vorteil scheint die Möglichkeit zu sein, die Umsatzsteuerrückerstattungen schneller, in 40 Tagen anstelle von 60 zu erhalten. Es liegt jedoch eine sehr geringe Umsatzsteuerrückerstattungsgrenze vor, die in 40 Tagen zur Verfügung gestellt werden kann. Diese Grenze liegt bei PLN 3,000 (ca. 600 Euro). Leider werden diese “Vorteile” nicht die Entscheidungen der Unternehmen beeinflussen, ob sie sich dem KSeF im Jahre 2022 freiwillig anschliessen. Es wird erhofft, dass diese bestimmte Grenze aufgehoben oder zumindest auf eine plausible Ebene umgeändert wird, da die Idee hinter diesem Anreiz selbst ein grosses Potential aufweist.
Ein anderer überlegenswerter Vorteil ist die Möglichkeit, komplexe polnische Bestimmungen für die Meldung von Gutscheinen zu umgehen. Zusammenfassend brauchen Unternehmen, die Gutscheine in KSeF ausstellen, die zur Verminderung ihrer Steuergrundlage erforderliche Dokumentation nicht zu analysieren. Zuletzt werden Steuerzahler, die strukturierte Rechnungen ausstellen, nicht mehr JPK Rechnungen (JPK_FA) einzureichen haben, da Steuerbehörden schon Informationen über ihre Rechnungen im KSeF-System haben werden.
Im Jahre 2022 ist die Erstellung und der Empfang von strukturierten elektronischen Rechnungen nicht zwangsläufig. Es ist jedoch trotzdem überlegenswert, sich KSeF in der Probezeit im Jahre 2022 anzuschliessen, nicht nur aufgrund der praktischen Potentialvorteile, sondern auch als Prüfung der Bereitschaft bevor die e-Fakturierung im Jahre 2024 in Kraft gesetzt wird.
