Revoluția digitală, în ceea ce privește respectarea procedurii de aplicare a TVA este un fapt real. Din ce în ce mai multe țări introduc cerințe ample de aplicare a TVA, precum SAF-T, facturare electronică obligatorie sau raportare în timp real. Respectarea noilor obligații este o mare provocare în sine. Devine o provocare și mai mare dacă o companie se luptă cu probleme uzuale în procesul de aplicare a TVA.
In continuare, aș dori să subliniez câteva puncte demne de luat în considerare pentru a fi pregătit pentru extinderea cerințelor fiscale digitale.
Date-sursă eronate – raportare falsă
Datele pentru raportarea TVA provin din diverse surse: AP, AR, GL, diferite sisteme ERP, facturi printate, facturi electronice și așa mai departe. Atunci când cerințele se îndreaptă către raportarea în timp real, nu există timp pentru corectarea datelor înainte de trimiterea acestora către autoritățile fiscale, întrucât calitatea datelor sursă „brute” nu este întotdeauna perfectă.
De exemplu, determinarea tratamentului TVA a facturilor de cumpărare este inca în mare măsură, un proces executat, manual. Adesea, codurile fiscale sunt atribuite de către contabilii AP în timpul înregistrării facturilor. Apar erori umane și acestea pot duce la deduceri inadecvate sau la consecințe uneori mai grave.
Un alt exemplu: coduri incorecte ale TVA , erori în proiectarea fluxului de tranzacții, coduri invalide de TVA pentru clienți și furnizori, coduri pentru lipsa mărfii. Acestea sunt probleme obișnuite în cadrul bazelor de date și a configurării ERP în procesul de TVA. Adesea, în loc să rezolve cauzele de proveniență a acestora, companiile găsesc unele artificii drept „soluție”. De obicei, acest lucru necesită efort manual suplimentar, mai ales în Excel.
Problemele de mai sus sunt, totodata, cauza eșecurilor de implementare a multor instrumente de conformitate fiscală indirectă. În prezent, se concentrează foarte mult atenția pe automatizarea proceselor. Companiile cumpără instrumente scumpe de raportare care pot automatiza conformitatea TVA. Cu toate acestea, calitatea datelor de intrare este încă slabă. În consecință, ce este automatizat? Raportarea inexacta a datelor.
Prin urmare, asigurarea calității datelor sursă este o condiție prealabilă indispensabilă pentru pregătirea raportării conform noilor cerințe, în special pentru raportarea în timp real.
Taxologii – un pilon cheie al departamentului fiscal
Rolul tehnologiei în activitatea departamentelor fiscale se schimbă. În trecut, a fost mai susținător. Datele pentru raportare au fost stocate în ERP, calculele au fost făcute pe foi de calcul. Adesea, chiar și raportarea electronică a fost făcută prin tastarea numerelor în formulare interactive (online sau PDF). Specialiștii fiscali au putut verifica valorile raportate înainte de trimiterea acestora, deoarece ele erau reprezentate într-un format lizibil.
Acum, tehnologia nu este susținută doar de departamentele fiscale. Pe de altă parte, nu putem spune (încă) că departamentele fiscale sunt doar un suport pentru tehnologie. Cu toate acestea, rolul tehnologiei în procesul fiscal (TVA) este crucial.
În prezent, majoritatea modificărilor in reglementările privind TVA introduc noi cerințe digitale. Aceste obligații sunt noi provocări pentru departamentele fiscale. De exemplu, introducerea SAF-T nu este un caz care necesită angajarea celor mai buni consilieri fiscali, avocați care vor pregăti puncte de vedere sofisticate ca, de exemplu, în tranzacții în lanț. Provocarea este diferită – tehnologia.
Diferite provocări necesită ca angajații departamentului fiscal sa aiba abilități diferite. Specialiștii care combină cunoștințe aprofundate în domeniul fiscal și înțelegerea tehnologiei ar trebui să fie un pilon cheie al departamentelor fiscale în mediile fiscale digitale. Există chiar și o denumire aparte pentru astfel de profesioniști – taxologi.
Nu exista o definitie clara pentru cine sunt taxicologii. Nu sunt codificatori. Nu trebuie să aibă abilități de baza in domeniul IT. Rolul acestora poate fi înțeles drept consultanți care lucrează la intersectia funcțiilor fiscale IT și cele de bază. Când noua obligativitate de raportare digitală a TVA este pusă în aplicare, specialiștii în tehnologie fiscală vor putea înțelege configuratiile tehnice cerute și vor lucra îndeaproape cu departamentul de IT, de exemplu, oferind maparea datelor necesare din sistemele ERP către noul mod de raportare, acestia fiind totodata timp si experți fiscali.
Luând în considerare faptul ca se pune accent pe automatizarea oricărui proces financiar și contabil, specialiștii în tehnologia fiscală ar trebui să fie principalii consilieri în digitalizarea departamentelor fiscale. Având o imagine de ansamblu asupra procesului de raportare a TVA, taxicologii sunt capabili să identifice pașii repetabili în procesele care ar putea fi potențiale modele de business pentru implementarea APR. De asemenea, acestea ar trebui să facă parte din procesul decizional în selectarea instrumentelor de raportare fiscală (TVA). Cunoscandu-se toate problemele potențiale din datele de intrare, complexitatea procesului de raportare și nivelurile de standardizare a proceselor, opiniile taxicologilor ar trebui luate în considerare.
Ce este de facut cu atât de multe date?
Datorită noilor cerințe de raportare, companiile (și autoritățile fiscale) au cantități uriașe de date într-un anume format structurat, de exemplu, XML. Aceste date ar putea fi un input excelent în scopuri analitice.
Există o serie de tehnologii perturbatoare și concepte „la modă” în analiza datelor: big data, învățare automată, AI, business intelligence. Până de curând, partea de analiză a lipsit în departamentele fiscale. În acest moment, situația se schimbă.
Companiile investesc mai des în aceste tehnologii. Datorită acestora, directorii financiari au o perspectivă asupra procesului, chiar și în timp real. Avantajele utilizării analizei fiscale sunt semnificative: atenuarea riscului fiscal, sprijin in planificarea fiscală și in luarea deciziilor cheie, identificarea oportunităților fiscale, de exemplu, TVA nerevendicat provenit din străinătate sau prezentarea generală a pozițiilor TVA la nivel global și foarte detaliat.
Inutil de mentionat că angajarea specialiștilor în tehnologia fiscală este o necesitate atunci când se implementeaza instrumente de analiză fiscală în organizații.
Procesul centralizat de TVA devine o problemă?
Multe organizații mari externalizează și își centralizează activitățile financiare și contabile. Ei își configurează propriile structuri SSC / GBS sau se bazează pe terți furnizori BPO. Centrele de externalizare sunt de obicei situate în țări în care costurile forței de muncă sunt relativ mici, cum ar fi India, Malaezia, Polonia sau Ungaria. În trecut, companiile făceau tranziții de procese necomplexe, cum ar fi postarea intrărilor in jurnal. Apoi, când unele SSC / BPO au devenit suficient de mature, companiile au decis să externalizeze activități mai avansate, inclusiv conformitatea cu TVA.
Deși TVA-ul este armonizat la nivelul UE, există o mulțime de nuanțe la nivel de țară. In plus, reglementările privind impozitul pe valoarea adăugată se schimbă constant. Atunci când TVA-ul este centralizat, numărul specialiștilor fiscali locali este redus. Gestionarea cunoștințelor devine atfel o provocare serioasă. Compania va trebui să urmărească toate modificările din legislația TVA și să le reflecte în procesul TVA în mod central, dintr-o singură locație.
Urmărirea modificărilor pare a fi mai ușoară decât implementarea acestora. În „trecut”, când a existat o modificare a cotei TVA, întreprinderile trebuia să creeze un nou cod fiscal în ERP și noul formular de declarație TVA trebuind să fie dat catre o echipe centrale de conformitate. În majoritatea cazurilor, acest lucru a necesitat doar „maparea” noului cod fiscal in anumite foi de calcul, fără modificări semnificative în procesul in sine.
În prezent, aproape fiecare modificare a raportării TVA are un impact enorm asupra procesului TVA. Implementarea noilor cerințe de raportare, cum ar fi SAF-T, este un proiect separat ce implică o mulțime de părți co-interesate. Din păcate, obligațiile digitale cu privire la TVA nu sunt armonizate și diferă în funcție de țară. Reglementările și detaliile tehnice nu sunt mereu în limba engleză. Atunci când resursele TVA sunt centralizate (și, destul de des, IT de asemenea), realizarea unui astfel de proiect de implementare ar putea fi o adevărată provocare.
Prin urmare, modelele de guvernanță ale TVA ale companiei merită revizuite, având în vedere că obligațiile fiscale digitale se răspândesc în diverse țări. Împărțirea responsabilităților între funcțiile fiscale menținute la nivel local și SSC / BPO ar trebui convenită cu precizie pentru a evita neconformitatea.
Puteți consulta la link-urile de mai jos ca exemple de noi reglementări care vor fi obligatorii în următoarele 3 luni. Veți avea, de asemenea, o idee despre cum să respectați toate aceste noi cerințe legale.
SNI oferă o soluție suplimentară SAP pentru a face companiile multinaționale să respecte aceste noi reglementări.
Pentru mai multe detalii sau pentru orice întrebări, nu ezitați să lăsați un comentariu sau contact.
Article translated: https://www.linkedin.com/pulse/vat-process-digital-tax-environment-ridvan-yigit/
