Włoszech FatturaPA

2014: Obowiązkowe e-fakturowanie B2G we Włoszech i FatturaPA

Czym jest FatturaPA?

W 2014 roku rząd włoski wprowadził obowiązkowe e-fakturowanie business-to-government (B2G) dla dostawców do administracji publicznej i urzędów państwowych. FatturaPA to nazwa faktury elektronicznej we Włoszech dla administracji publicznej. Jest to jedyny rodzaj faktury, który jest akceptowany przez organy rządowe. Urzędy akceptują e-faktury tylko poprzez Sistema di Interscambio (SDI), który jest oficjalnym systemem wymiany.

Według rządu, głównym celem tych środków jest ograniczenie oszustw związanych z podatkiem VAT, optymalizacja wewnętrznych procesów księgowych przedsiębiorstw oraz ułatwienie komunikacji między rządem a podatnikami.

Format FatturaPA

SDI akceptuje tylko standardowy format FatturaPA, który jest ustalony przez Włoską Agencję Skarbową (Agenzia delle Entrate). Podatnicy dostarczają obowiązkowe i dobrowolne informacje wymagane przez ustrukturyzowaną fakturę w cyfrowym formacie XML.

Autentyczność pochodzenia i integralność dostarczonych treści są gwarantowane przez osobę wystawiającą fakturę poprzez złożenie certyfikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu cyfrowego. Transmisja opiera się na unikalnym kodzie identyfikacyjnym urzędu, do którego adresowana jest faktura, a który można znaleźć w Indeksie Administracji Publicznej.

Co to jest kod SDI?

Kody SDI reprezentują status podatkowy transakcji.

1. N1: wyłączona
2. N2: nie podlega opodatkowaniu
3. N3: nie podlega opodatkowaniu
4. N4: zwolniony z podatku
5. N5: system marżowy
6. N6: odwrotne obciążenie
7. N7: VAT płacony w innych krajach UE

2019: Obowiązkowa e-faktura we Włoszech dla wszystkich transakcji business-to-business (B2B) i business-to-consumer (B2C)

Od 1 stycznia 2019 r. wszystkie faktury wystawione po sprzedaży towarów lub świadczeniu usług przeprowadzonych między podmiotami mającymi miejsce zamieszkania lub siedzibę we Włoszech muszą być fakturami elektronicznymi. Wymóg faktur elektronicznych we Włoszech, wprowadzony ustawą budżetową na 2018 rok, dotyczy zarówno operacji B2B, jak i B2C. Do wypełnienia faktury elektronicznej potrzebne jest oprogramowanie, które umożliwia kompilację pliku z fakturą w formacie XML, zgodnie z wymogiem przepisu Urzędu Skarbowego z 30 kwietnia 2018 r. Faktury elektroniczne muszą być zawsze wysyłane do swoich klientów za pośrednictwem SDI. W przeciwnym razie uznaje się, że nie zostały wystawione. Jeśli faktury są wystawiane w inny sposób, zgodnie ze specyfikacjami podanymi przez włoskie organy podatkowe, faktura jest uważana za pominiętą, a kary będą miały zastosowanie. Kary za nieprzestrzeganie FatturaPa wahają się od 90% do 180% podatku VAT, który nie został prawidłowo udokumentowany.

Jak działa FatturaPA?

1. Faktury elektroniczne są automatycznie generowane w systemie ERP dostawcy przed przesłaniem ich do SDI za pomocą usługi sieciowej.
2. SDI zwraca następnie elektroniczną wiadomość, która wskazuje, czy przesłanie faktury było udane, czy nie.
3. Na koniec SDI przesyła fakturę elektroniczną do odbiorcy. Kiedy odbiorca odbiera fakturę, wystawca otrzymuje kolejne potwierdzenie jako dowód jej przyjęcia.

Rozwiązanie SAP e-faktura dla Włoch

Po zakończeniu dostosowywania typu danych wyjściowych i kodów podatkowych, w pierwszym kroku, gdy faktura jest wyzwalana przez programy do drukowania faktur, rozwiązanie dodatkowe SNI pobiera informacje o wstępnie wydrukowanej wersji faktury, konwertuje te dane na wymagany plik XML i przesyła go do aplikacji SNI e-Invoice Cockpit. Kluczowi użytkownicy mogą monitorować i śledzić utworzone faktury za pomocą kokpitu, który jest prostym, przyjaznym dla użytkownika interfejsem. Po wygenerowaniu e-faktur użytkownicy końcowi mogą monitorować wersje XML i HTML faktur, kopertować je, wysyłać do SDI i śledzić ich postępy z poziomu jednego ekranu. W przypadku odrzucenia, kluczowi użytkownicy będą mogli zobaczyć powód odrzucenia i odpowiednio sformułować własne rozwiązania.

Rozwiązanie firmy SNI dostarcza kompletne wsparcie zarówno dla faktur wychodzących, jak i przychodzących. Faktury wychodzące są transmitowane do organów podatkowych za pomocą oficjalnego API lub usług sieciowych.  Podobnie w przypadku faktur przychodzących (wystawianych przez dostawców klientom), rozwiązanie automatycznie zbiera dane w regularnych interwałach, z wykorzystaniem odpowiedniego API lub usług sieciowych dostarczonych przez organy podatkowe.

Wszystkie faktury przychodzące są wyświetlane w kokpicie przychodzącym, dedykowanym interfejsie zaprojektowanym, aby poprawić doświadczenie użytkownika oraz umożliwić efektywne zarządzanie. Każda faktura jest dostępna zarówno w formacie XML, jak i  (czytelnym dla użytkownika) formacie HTML/PDF, zapewniającym szczegółowego wzglądu oraz zgodności z wymogami regulacyjnymi.

Funkcja uzgadniania faktur SNI umożliwia bezproblemową weryfikację faktur przychodzących poprzez automatyczne dopasowywanie ich do zamówień zakupu, dokumentacji dostawy lub innych wewnętrznych zapisów. Funkcja ta upraszcza weryfikację poprawności faktur przychodzących, zmniejsza nakład pracy ręcznej i minimalizuje liczbę błędów, umożliwiając ich szybkie rozwiązywanie. Dzięki zwiększonej dokładności i wydajności przedsiębiorstwa mogą zyskać większą kontrolę nad swoimi przepływami finansowymi i zapewnić sobie płynne funkcjonowanie.

Rozwiązanie SNI integruje się z systemami klientów bez konieczności aktualizacji istniejących wersji systemów i jest niezależne od wersji SAP. Rozwiązanie SAP firmy SNI jest zgodne z SAP ECC w wersji 4.7 i nowszych, a także SAP Business Technology Platform (BTP), SAP R3 i SAP S/4HANA. Ponadto firma SNI oferuje rozwiązania niezależne od systemu ERP, zaprojektowane w celu integracji z dowolnym systemem ERP, którego używają klienci. 

Nowa aktualizacja dla fakturowania elektronicznego we Włoszech

Na początku 2020 roku włoskie władze podatkowe opublikowały wprowadzenie nowych wymogów dotyczących e-fakturowania FatturaPA. Harmonogram dla nowej wersji został opóźniony w kwietniu.

Nowa wersja formatu może być używana dobrowolnie od 1 października 2020 roku i wejdzie w życie 1 stycznia 2021 roku.

Wprowadzone zostały nowe wersje XML 1.6.1 dla B2B i 1.3.1 dla B2G. Procedury i schematy są identyczne dla B2B i B2G.

Od lipca 2022 r. decyzją Senatu (dossier nr 468/1) zarówno podatnicy rezydenci, jak i nierezydenci muszą generować i przesyłać faktury w formacie XML. Faktury elektroniczne muszą być zgłaszane do SDI, czyli systemu wymiany danych opracowanego przez włoskie organy podatkowe i zastąpił Esterometro.