Polska e-Faktura B2B

Polska e-faktura B2B (zwana e-fakturą lub fakturą ustrukturyzowaną)

Po niedawnych wdrożeniach w zakresie składania deklaracji VAT z rejestrami JPK- V7M/VDEK, polski rząd ogłosił, że e-fakturowanie B2B za pośrednictwem centralnej platformy rozpocznie się od 2026 r. z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowo wprowadzony system rozliczania e-faktur jest podobny do włoskiego SDI.

Na czym polega e-fakturowanie w Polsce?

Fakturowanie elektroniczne polega na wymianie elektronicznych dokumentów fakturowych pomiędzy dostawcami i nabywcami. E-faktura jest wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie danych, umożliwiającym automatyczne i elektroniczne przetwarzanie, zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie 2014/55/UE.

KSeF wprowadza model rozliczeń w czasie rzeczywistym, który wymaga, aby każda faktura została zatwierdzona przez polski organ podatkowy przed jej wystawieniem nabywcy.

Weryfikacja polega na sprawdzeniu w czasie rzeczywistym poprawności merytorycznej faktury, w tym m.in:

● czy pola obowiązkowe są wypełnione,
● czy pola numeryczne zawierają prawidłowe liczby,
● czy przestrzegane są limity znaków.

Po zatwierdzeniu faktury, KSeF nadaje jej unikalny numer KSeF, potwierdzający jej oficjalną rejestrację w systemie. Numer KSeF to ciąg alfanumeryczny składający się z 35 znaków, który jednoznacznie identyfikuje każdą zatwierdzoną fakturę w systemie KSeF. Bez tego numeru faktura nie ma mocy prawnej.

Wszystkie zatwierdzone faktury są przechowywane w centralnym portalu. Zarówno sprzedający, jak i kupujący mogą się zalogować, aby uzyskać dostęp do swoich faktur.

Faktury udostępniane poza KSeF – takie jak pliki PDF – muszą zawierać numer KSeF i kod QR, umożliwiając weryfikację w portalu. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów księgowych i audytorów zewnętrznych.

Jakie są zasady wystawiania e-faktur w Polsce?

Od strony technicznej KSeF umożliwia integrację opartą na API, pozwalając firmom na bezpośrednie podłączenie swoich systemów fakturowania bez konieczności ręcznego przesyłania plików.

Obejmuje to automatyczne przesyłanie faktur wychodzących i automatyczne pobieranie faktur przychodzących.

KSeF działa w trzech środowiskach: przedprodukcyjnym (Demo), testowym (Test) i produkcyjnym (Production).

Aby przesłać fakturę, należy najpierw uzyskać token. Token ten generowany jest przy użyciu bezpiecznych metod, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany czy pieczęć elektroniczna, wraz z numerem NIP lub PESEL przedsiębiorcy.

Po uwierzytelnieniu faktury przesyłane są w formacie XML. W tym celu w Polsce wykorzystywany jest niestandardowy schemat, którego obecna wersja to FA(2), a w planach jest FA(3).

Faktury nie wymagają wizualnych pieczęci ani podpisów, ponieważ proces uwierzytelniania KSeF i sygnatura czasowa zapewniają zgodność.

Jakie są wymagania dotyczące e-fakturowania w Polsce?

Poniżej znajdują się wymagane informacje, które muszą być zawarte na fakturach wystawianych w Polsce:

• ● Data wystawienia
  ● Numer porządkowy
  ● Nazwa i adres zarówno dostawcy, jak i klienta
  ● Numer rejestracyjny VAT dostawcy (z prefiksem)
  ● Numer rejestracyjny VAT nabywcy (z prefiksem)
  ● Data dostawy (jeśli inna niż data wystawienia faktury)
  ● Opis dostarczanych towarów lub usług
  ● Ilość towarów i jednostki miary lub charakter usług
  ● Cena za jednostkę bez VAT
  ● Kwoty rabatu (jeśli nie są wliczone w cenę jednostkową)● Wartość dostarczonych towarów lub usług bez VAT (wartość sprzedaży netto)
  ● Stawki VAT
  ● Całkowita podstawa opodatkowania netto według stawek VAT lub zwolnień
  ● Podatek VAT dla różnych stawek VAT

Od kiedy e-faktury w Polsce będą obowiązkowe?

Obowiązkowe e-faktury B2B w Polsce są wdrażane stopniowo.

Od 1 lutego 2026 r. e-fakturowanie za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla firm o rocznych przychodach przekraczających 200 mln zł.

Następnie, zaledwie dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek ten obejmie wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT, niezależnie od wielkości ich przychodów.

Transakcje B2C nie są objęte tym obowiązkiem, chociaż firmy mogą dobrowolnie wystawiać faktury B2C za pośrednictwem KSeF. W przypadku transakcji B2G firmy mogą wybrać między istniejącą platformą PEF a nowym systemem KSeF.

Podmioty zagraniczne nieposiadające stałej siedziby w Polsce są również zwolnione z tego obowiązku.

.

Jak SNI może Ci pomóc?

Rozwiązanie SNI posiada własne tabele konfiguracyjne zawierające informacje wymagane przez KSeF. Narzędzie to umożliwia przetwarzanie danych i tworzenie e- faktur w wybranym formacie XML oraz gromadzenie ich w przyjaznym dla użytkownika panelu. Po wygenerowaniu e-faktury system SNI pomaga podpisać i wysłać e-faktury za pośrednictwem portalu KSeF.

Rozwiązanie firmy SNI dostarcza kompletne wsparcie zarówno dla faktur wychodzących, jak i przychodzących. Faktury wychodzące są transmitowane do organów podatkowych za pomocą oficjalnego API lub usług sieciowych. Podobnie w przypadku faktur przychodzących (wystawianych przez dostawców klientom), rozwiązanie automatycznie zbiera dane w regularnych interwałach, z wykorzystaniem odpowiedniego API lub usług sieciowych dostarczonych przez organy podatkowe.

Wszystkie faktury przychodzące są wyświetlane w kokpicie przychodzącym, dedykowanym interfejsie zaprojektowanym, aby poprawić doświadczenie użytkownika oraz umożliwić efektywne zarządzanie. Każda faktura jest dostępna zarówno w formacie XML, jak i (czytelnym dla użytkownika) formacie HTML/PDF, zapewniającym szczegółowego wzglądu oraz zgodności z wymogami regulacyjnymi. Funkcja uzgadniania faktur SNI umożliwia bezproblemową weryfikację faktur przychodzących poprzez automatyczne dopasowywanie ich do zamówień zakupu, dokumentacji dostawy lub innych wewnętrznych zapisów. Funkcja ta upraszcza weryfikację poprawności faktur przychodzących, zmniejsza nakład pracy ręcznej i minimalizuje liczbę błędów, umożliwiając ich szybkie rozwiązywanie.

Dzięki zwiększonej dokładności i wydajności przedsiębiorstwa mogą zyskać większą kontrolę nad swoimi przepływami finansowymi i zapewnić sobie płynne funkcjonowanie. Rozwiązanie SNI integruje się z systemami klientów bez konieczności aktualizacji istniejących wersji systemów i jest niezależne od wersji SAP. Rozwiązanie SAP firmy SNI jest zgodne z SAP ECC w wersji 4.7 i nowszych, a także SAP Business Technology Platform (BTP), SAP R3 i SAP S/4HANA. Ponadto firma SNI oferuje rozwiązania niezależne od systemu ERP, zaprojektowane w celu integracjiz dowolnym systemem ERP, którego używają klienci.