Co to jest e-Faktura? Co to jest system e-Faktura?
Elektroniczne fakturowanie to elektroniczna wymiana dokumentów księgowych pomiędzy kupującym a sprzedającym. Te dokumenty księgowe obejmują faktury, noty uznaniowe, noty obciążeniowe, listy przewozowe i wiele innych. Informacja o fakturze jest przekazywana do urzędu skarbowego, gdzie jest zatwierdzana, a następnie przekazywana do odbiorcy faktury. Jest ona przygotowywana w formacie xml invoice lub json invoice i zazwyczaj zawiera wszystkie szczegóły faktury. W większości przypadków format danych PDF nie jest zaliczany do formatu elektronicznego.
Obowiązek e-fakturowania w transakcjach między przedsiębiorstwami (b2b) obowiązuje obecnie w wielu krajach na całym świecie, w tym w Turcji, Włoszech, Argentynie i Meksyku, które są pionierami tej regulacji. W najbliższych latach Francja, Niemcy, Polska i Grecja mają złożyć wniosek o deregulację od prawa UE, które wymaga zgody kupującego na otrzymywanie faktur w formacie elektronicznym. Następnie kraje te mogą wprowadzić obowiązek fakturowania elektronicznego b2b. Ponadto rządy państw Unii Europejskiej, takich jak Niemcy i Portugalia, są w trakcie wprowadzania obowiązku e-fakturowania typu business-to-government (b2g) dla wszystkich podatników.
Jak działa e-Faktura?
Proces elektronicznego fakturowania można podsumować w trzech głównych krokach: (gdzie jest trzeci krok?)
- Przedsiębiorstwa muszą pobrać odpowiednie dane do faktury z systemu księgowego.
- Dokument elektroniczny jest tworzony przez dostawcę przed przedłożeniem go organowi podatkowemu.
- Gdy organ podatkowy oceni i zatwierdzi dokumenty elektroniczne zgodnie z normami, albo
– przekazuje je bezpośrednio do odbiorcy w formie elektronicznej lub PDF
– odsyła je do dostawcy, który powinien wysłać je do odbiorcy.
Rozwiązanie SNI do e-fakturowania upraszcza ten proces. Dodatek SAP e-faktura automatycznie pobiera odpowiednie dane z faktur i formatuje je jako elektroniczne pliki XML (lub JSON). Użytkownicy mogą śledzić cały proces za pomocą aplikacji SNI e-Invoice Cockpit. Za pośrednictwem SNI Connector e-dokumenty są przesyłane do urzędu skarbowego w celu ich zatwierdzenia. Po pozytywnej walidacji faktura jest przekazywana do kontrahenta. W przypadku faktur przychodzących od dostawcy, SNI może odbierać dokumenty do SAP w przychodzącym e-fakturowym Cockpit.
Kto może skorzystać z e-Faktury?
Każda firma, która sprzedaje towary i świadczy usługi, niezależnie od tego, czy podlega opodatkowaniu, czy nie, może skorzystać z elektronicznego fakturowania. Duże przedsiębiorstwa zazwyczaj wolą stosować systemy e-faktur. Ta motywacja wynika z dużej liczby faktur, które wystawiają za pomocą swojego oprogramowania księgowego ERP. Oszczędność czasu i korzyści kosztowe wynikające z elektronicznego fakturowania w dużym stopniu wpływają na ich decyzję o przejściu na elektroniczne fakturowanie. Jednak ostatnie lata pokazują, że małe i średnie przedsiębiorstwa coraz częściej wystawiają e-faktury albo w ramach swojego oprogramowania księgowego, albo zewnętrznie przez usługodawcę.
Kraje, w których wystawia się e-Faktury
Obecnie wysyłanie i otrzymywanie e-faktur między przedsiębiorstwami jest obowiązkowe w następujących krajach:
- Włochy
- Turcja
- Indie
- Indonezja
- Peru
- Chile
- Argentyna
- Meksyk
- Brazylia
- Korea Południowa
- Tajwan
- Kolumbia
- Urugwaj
- Arabia Saudyjska
- Egipt
- Portugalia
- Niemcy
Jednak rodzaj przedsiębiorstw objętych obowiązkiem zależy zazwyczaj od przychodów, liczby wystawianych faktur lub branży. Przykładowo, w Indiach do wystawiania e-faktur zobowiązane są obecnie firmy, które osiągają przychody powyżej 500 Rs crore.
Elektroniczne fakturowanie jest obowiązkowe dla podatników
Czym jest e-fakturowanie w SAP?
e-fakturowanie pomaga w prowadzeniu bieżących procesów fakturowania w środowisku elektronicznym zamiast w formie papierowej. Klienci mają możliwość generowania faktur, przetwarzania informacji o fakturze, dokonywania przekształceń poprzez wysyłanie do odpowiednich organów podatkowych w celu walidacji pliku i przekazania do odbiorców.
Jak mogę sprawdzić fakturę w SAP?
Kluczowi użytkownicy mogą łatwo monitorować i śledzić wygenerowane e-faktury w SNI e-Invoice Cockpit, który jest prostym, przyjaznym dla użytkownika interfejsem. E-faktury utworzone za pomocą programów do drukowania faktur są gromadzone w Kokpicie SNI e-Faktury wraz z unikalnym numerem e-dokumentu, informacjami specyficznymi dla faktury, takimi jak numer seryjny, klucz obiektu, data i godzina utworzenia itp. Na ekranie wyboru w kokpicie użytkownik końcowy ma możliwość zastosowania filtrów do konkretnych wyszukiwań.
Czym jest e-fakturowanie Peppol?
Peppol to system zamówień publicznych, w którym faktury elektroniczne są przesyłane w 4 narożnikach. Dostawcy i nabywcy posiadają własne Punkty Dostępowe Peppol, które mogą przesyłać e-faktury, e-zamówienia i inne e-dokumenty poprzez sieć Peppol. Sieć Peppol umożliwia przesyłanie faktur elektronicznych do dowolnego użytkownika w dowolnej lokalizacji za pośrednictwem bezpiecznej i niezawodnej sieci.
Obecnie Peppol jest szeroko stosowany w procesach B2G w krajach takich jak Niemcy, Francja, Australia, Polska, Norwegia, Włochy i Nowa Zelandia. Społeczność OpenPeppol opracowała specyfikację XML o nazwie „BIS” dla formatu e-fakturowania. AP i SMP powinni aktualizować swój system zgodnie ze specyfikacjami technicznymi BIS, aby zachować zgodność z wymaganiami w zakresie wymiany dokumentów.
