Polska e-Faktura B2B

Polska e-faktura B2B (zwana e-fakturą lub fakturą ustrukturyzowaną)

Po niedawnych wdrożeniach w zakresie składania deklaracji VAT z rejestrami JPK- V7M/VDEK, polski rząd ogłosił, że e-fakturowanie B2B za pośrednictwem centralnej platformy rozpocznie się od 2026 r. z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowo wprowadzony system rozliczania e-faktur jest podobny do włoskiego SDI.

Na czym polega e-fakturowanie w Polsce?

Fakturowanie elektroniczne polega na wymianie elektronicznych dokumentów fakturowych pomiędzy dostawcami i nabywcami. E-faktura jest wystawiana, przesyłana i odbierana w ustrukturyzowanym formacie danych, umożliwiającym automatyczne i elektroniczne przetwarzanie, zgodnie z definicją zawartą w dyrektywie 2014/55/UE.

KSeF wprowadza model rozliczeń w czasie rzeczywistym, który wymaga, aby każda faktura została zatwierdzona przez polski organ podatkowy przed jej wystawieniem nabywcy.

Weryfikacja polega na sprawdzeniu w czasie rzeczywistym poprawności merytorycznej faktury, w tym m.in:

● czy pola obowiązkowe są wypełnione,
● czy pola numeryczne zawierają prawidłowe liczby,
● czy przestrzegane są limity znaków.

Po zatwierdzeniu faktury, KSeF nadaje jej unikalny numer KSeF, potwierdzający jej oficjalną rejestrację w systemie. Numer KSeF to ciąg alfanumeryczny składający się z 35 znaków, który jednoznacznie identyfikuje każdą zatwierdzoną fakturę w systemie KSeF. Bez tego numeru faktura nie ma mocy prawnej.

Wszystkie zatwierdzone faktury są przechowywane w centralnym portalu. Zarówno sprzedający, jak i kupujący mogą się zalogować, aby uzyskać dostęp do swoich faktur.

Faktury udostępniane poza KSeF – takie jak pliki PDF – muszą zawierać numer KSeF i kod QR, umożliwiając weryfikację w portalu. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów księgowych i audytorów zewnętrznych.

Jakie są zasady wystawiania e-faktur w Polsce?

Od strony technicznej KSeF umożliwia integrację opartą na API, pozwalając firmom na bezpośrednie podłączenie swoich systemów fakturowania bez konieczności ręcznego przesyłania plików.

Obejmuje to automatyczne przesyłanie faktur wychodzących i automatyczne pobieranie faktur przychodzących.

KSeF działa w trzech środowiskach: przedprodukcyjnym (Demo), testowym (Test) i produkcyjnym (Production).

Aby przesłać fakturę, należy najpierw uzyskać token. Token ten generowany jest przy użyciu bezpiecznych metod, takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany czy pieczęć elektroniczna, wraz z numerem NIP lub PESEL przedsiębiorcy.

Po uwierzytelnieniu faktury przesyłane są w formacie XML. W tym celu w Polsce wykorzystywany jest niestandardowy schemat, którego obecna wersja to FA(2), a w planach jest FA(3).

Faktury nie wymagają wizualnych pieczęci ani podpisów, ponieważ proces uwierzytelniania KSeF i sygnatura czasowa zapewniają zgodność.

Jakie są wymagania dotyczące e-fakturowania w Polsce?

Poniżej znajdują się wymagane informacje, które muszą być zawarte na fakturach wystawianych w Polsce:

• ● Data wystawienia
  ● Numer porządkowy
  ● Nazwa i adres zarówno dostawcy, jak i klienta
  ● Numer rejestracyjny VAT dostawcy (z prefiksem)
  ● Numer rejestracyjny VAT nabywcy (z prefiksem)
  ● Data dostawy (jeśli inna niż data wystawienia faktury)
  ● Opis dostarczanych towarów lub usług
  ● Ilość towarów i jednostki miary lub charakter usług
  ● Cena za jednostkę bez VAT
  ● Kwoty rabatu (jeśli nie są wliczone w cenę jednostkową)● Wartość dostarczonych towarów lub usług bez VAT (wartość sprzedaży netto)
  ● Stawki VAT
  ● Całkowita podstawa opodatkowania netto według stawek VAT lub zwolnień
  ● Podatek VAT dla różnych stawek VAT

Od kiedy e-faktury w Polsce będą obowiązkowe?

Obowiązkowe e-faktury B2B w Polsce są wdrażane stopniowo.

Od 1 lutego 2026 r. e-fakturowanie za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe dla firm o rocznych przychodach przekraczających 200 mln zł.

Następnie, zaledwie dwa miesiące później, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek ten obejmie wszystkie pozostałe firmy zarejestrowane jako podatnicy VAT, niezależnie od wielkości ich przychodów.

Transakcje B2C nie są objęte tym obowiązkiem, chociaż firmy mogą dobrowolnie wystawiać faktury B2C za pośrednictwem KSeF. W przypadku transakcji B2G firmy mogą wybrać między istniejącą platformą PEF a nowym systemem KSeF.

Podmioty zagraniczne nieposiadające stałej siedziby w Polsce są również zwolnione z tego obowiązku.

.

Jak SNI może Ci pomóc?

Rozwiązanie SNI posiada własne tabele konfiguracyjne zawierające informacje wymagane przez KSeF. Narzędzie to umożliwia przetwarzanie danych i tworzenie e- faktur w wybranym formacie XML oraz gromadzenie ich w przyjaznym dla użytkownika panelu. Po wygenerowaniu e-faktury system SNI pomaga podpisać i wysłać e-faktury za pośrednictwem portalu KSeF.

Les solutions de SNI permettent de supporter à la fois les factures sortantes et les factures entrantes. Les factures sortantes sont envoyées aux autorités fiscales par le biais d’API ou de services web officiels. De la même manière, les factures entrantes (factures établies par les fournisseurs au nom de nos clients) sont automatiquement intégrées dans le système à certains intervalles en utilisant les API ou les services web appropriés fournis par l’administration fiscale.

Toutes les factures entrantes sont présentées dans le SNI Inbound Cockpit, qui a été conçu pour optimiser l’expérience de l’utilisateur et permettre une gestion aisée des données. Toutes les factures sont accessibles en format XML et HTML/PDF (lisible par l’utilisateur) pour une analyse détaillée et une mise en conformité avec la réglementation.

La fonction de réconciliation des factures de SNI permet de comparer automatiquement les factures entrantes avec les bons de commande, les bons de livraison ou d’autres documents internes. Cette fonctionnalité rationalise le processus de validation des factures entrantes, réduit les efforts manuels et minimise les erreurs, fournissant ainsi des solutions rapides. Avec une précision et une efficacité accrues, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs flux financiers et maintenir leurs activités sans interruption.

La solution SNI ne requiert aucune mise à jour des versions de systèmes existants et fonctionne de manière indépendante des versions SAP. La solution SNI SAP est compatible avec les systèmes de la plateforme technologique d’entreprise SAP (BTP), SAP R3 et SAP S/4HANA avec SAP ECC 4.7 et plus. De plus, SNI propose des solutions indépendantes de l’ERP qui peuvent s’intégrer à tous les systèmes ERP utilisés par les clients.