Polonya e-Fatura

Polanya e-Fatura

Polonya’da zorunlu e-faturaya geçiş, işletmeler arasındaki faturalama süreçlerini yeniden şekillendiriyor. Polonya’nın e-fatura düzenlemelerine ilişkin temel gereklilikleri inceleyin ve SNI’ın işletmelerin yerel mevzuata eksiksiz uyum sağlamasına yardımcı olan çözümünü keşfedin.

Polanya e-Fatura Mevzuatına Genel Bakış

Polonya’daki B2B e-fatura uygulaması, KSeF e-Fatura veya yapılandırılmış fatura anlamına gelen faktura ustrukturyzowana olarak adlandırılmaktadır.

JPK_V7 kapsamında hayata geçirilen KDV raporlama değişikliklerinin ardından Polonya hükümeti, B2B e-faturaların merkezi bir kamu platformu olan Ulusal e-Fatura Sistemi (Krajowy System e-Faktur – KSeF) üzerinden düzenlenmesine yönelik yeni modeli duyurmuştur. KSeF, Ocak 2022’den bu yana gönüllü olarak kullanılabilmektedir. Zorunlu uygulamaya ise Şubat 2026’dan itibaren aşamalı olarak geçilecektir.

Yeni e-fatura onay sistemi, işleyiş bakımından İtalya’daki SDI modeline benzemektedir. E-fatura uygulamasının yanı sıra, kullanılacak yapılandırılmış fatura formatına ilişkin teknik şema da Polonya hükümetinin internet sitesinde yayımlanmıştır.

Polonya e-Fatura Sistemi Nedir?

Elektronik faturalama, tedarikçiler ve alıcılar arasında elektronik fatura belgelerinin değişimini kapsar. e-fatura, belirli bir veri formatında düzenlenir, iletilir ve alınır; bu sayede otomatik ve elektronik işleme imkanı sağlar. Bunun kapsamı, 2014/55/AB Direktifi’nde tanımlanmıştır.

KSeF, her faturanın alıcıya gönderilmeden önce Polonya Vergi Dairesi tarafından onaylanmasını gerektiren bir gerçek zamanlı onay modelini getirmektedir.
Bu onay süreci, faturanın doğruluğunu gerçek zamanlı olarak kontrol etmeyi içerir. Kontroller şunları kapsar:

• Zorunlu alanların doldurulmuş olması
• Sayısal alanların geçerli sayılar içermesi
• Karakter sınırlarının aşılmaması

Fatura onaylandıktan sonra KSeF, faturaya sistemde resmî olarak kaydedildiğini gösteren benzersiz bir KSeF numarası atar. Bu numara, doğrulanan her faturanın KSeF sistemi içinde tekil olarak tanımlanmasını sağlar. KSeF’e başarıyla kaydedilmeyen ve KSeF numarası atanmayan kapsamdaki yapılandırılmış faturalar, mevzuat kapsamında düzenlenmiş kabul edilmez.

Doğrulanan tüm faturalar merkezi bir portalda saklanır. Hem satıcılar hem de alıcılar, ilgili fatura kayıtlarına erişmek için sisteme giriş yapabilirler.

PDF görüntüleri gibi ticari amaçlarla KSeF dışında paylaşılan fatura kopyaları, KSeF’e kaydedilen yapılandırılmış faturanın yerine geçmez. Gerekli durumlarda, faturanın sistem üzerinden doğrulanabilmesi için bu kopyalarda KSeF numarası ve QR kodunun yer alması gerekir.

Polonya’da e-Fatura Sistemi ve Uygulama Kuralları

KSeF, işletmelerin faturalama sistemlerini manuel dosya yüklemeye gerek kalmadan doğrudan birbirine bağlamasına olanak tanıyan API tabanlı bir entegrasyon sağlar. Bu sistem, çıkış faturalarının otomatik olarak gönderilmesi ve giriş faturalarının otomatik olarak alınması işlemlerini içerir.

KSeF, teknik kullanım amacına ve uygulama aşamasına göre Demo, Test, Ön Üretim ve Üretim ortamlarında kullanılabilir.

Sisteme fatura gönderebilmek için mükellefin veya yetkili kullanıcının öncelikle KSeF üzerinde kimliğini doğrulaması gerekir. Kimlik doğrulama; nitelikli elektronik imza, nitelikli elektronik mühür, güvenilir imza veya Polonya Maliye Bakanlığı tarafından sunulan diğer yöntemler aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Önceki KSeF sürümlerinde kullanılan token tabanlı erişim yöntemi ise KSeF 2.0 kapsamında yeni kimlik doğrulama yapısıyla değiştirilmektedir.

Kimlik doğrulamasının tamamlanmasının ardından faturalar XML formatında KSeF’e gönderilir. Polonya, e-faturalar için kendine özgü FA mantıksal yapısını kullanmaktadır. Zorunlu KSeF 2.0 uygulamasında FA(3) yapısı geçerli olacak ve gönüllü kullanım döneminde kullanılan FA(2) yapısının yerini alacaktır.

Faturaların görsel damga veya imza içermesi gerekmez, çünkü KSeF’in kimlik doğrulama süreci ve zaman damgası, yasal uyumluluğu sağlamaktadır.

Polonya’da e-Fatura İçin Gereksinimler

Polonya’da düzenlenen faturaların içermesi gereken bilgiler şunlardır:

• Fatura düzenlenme tarihi
• Sıralı fatura numarası
• Tedarikçi ve alıcının adı ve adresi
• Tedarikçinin KDV kayıt numarası (önek dahil)
• Alıcının KDV kayıt numarası (önek dahil)
• Teslimat tarihi (fatura düzenleme tarihinden farklıysa)
• Tedarik edilen mal veya hizmetlerin açıklaması
• Malın miktarı ve birim ölçüleri veya hizmetin niteliği
• Birim fiyatı, KDV hariç
• İndirim tutarları (birim fiyata dahil edilmemişse)
• Tedarik edilen mal veya hizmetlerin değeri, KDV hariç (net satış değeri)
• Uygulanan KDV oranları
• KDV oranlarına veya istisnalara göre toplam net vergiye tabi tutar
• Farklı KDV oranlarına ilişkin KDV tutarları

Polonya’da e-Fatura uygulaması ne zaman zorunlu hale gelecek?

Polonya’da zorunlu B2B e-faturalar kademeli olarak uygulanmaktadır.

1 Şubat 2026 itibarıyla yıllık cirosu 200 milyon PLN’yi aşan işletmeler için KSeF üzerinden e-fatura kullanımı zorunlu hâle gelecektir.

1 Nisan 2026’dan itibaren ise yükümlülük, KDV mükellefi olan diğer işletmeleri de kapsayacaktır. Aylık satışları 10.000 PLN’yi aşmayan mikro işletmeler için geçici bir muafiyet uygulanacak ve bu gruba yönelik zorunluluk 1 Ocak 2027’ye ertelenecektir.

B2C işlemler zorunluluk kapsamı dışında tutulmuştur. Bununla birlikte şirketler, tercih etmeleri hâlinde B2C faturalarını gönüllü olarak KSeF üzerinden düzenleyebilir.

B2G işlemlerde tedarikçiler, kamu alımlarına ilişkin faturalar için mevcut PEF platformunu kullanmaya devam edebilir. Uygun olduğu durumlarda KSeF de kullanılabilir.

Polonya’da sabit iş yeri bulunmayan yabancı işletmeler de zorunluluk kapsamı dışındadır. Yükümlülük genel olarak Polonya’da yerleşik olan veya ilgili işleme dâhil Polonya’da sabit iş yeri bulunan mükellefler için geçerlidir.

SNI size nasıl yardımcı olabilir?

SNI, işletmelerin hem giden hem de gelen fatura süreçlerinde KSeF gerekliliklerine uyum sağlamasını mümkün kılan uçtan uca bir Polonya e-Fatura çözümü sunar.

Çözüm; fatura verisinin ERP’den alınması, eşleştirilmesi, XML oluşturulması, doğrulanması, iletilmesi, alınması, izlenmesi, mutabakatı ve uzun süreli arşivlenmesi dâhil tüm yaşam döngüsünü destekler.

SNI, fatura verilerini ERP sistemlerinden otomatik olarak alır ve KSeF 2.0’ın zorunlu uygulamasındaki FA(3) dâhil geçerli Polonya FA mantıksal yapısına uygun yapılandırılmış XML oluşturur. İletim öncesi doğrulama, eksik veya hatalı bilgilerin KSeF’e gönderimden önce belirlenmesine yardımcı olur.

Giden faturalar resmî API veya web servisleri üzerinden KSeF’e iletilir. SNI; kayıt, ret ve durum bildirimlerini izler ve atanan KSeF numarasını sonraki iş, muhasebe ve denetim süreçlerinde kullanılmak üzere saklar.

Gelen tedarikçi faturaları uygun API veya web servisleri kullanılarak KSeF’ten düzenli aralıklarla otomatik olarak alınır. Yapılandırılmış XML verisi işlenerek onay, muhasebeleştirme ve mutabakat gibi sonraki işlemler için ilgili ERP modüllerine aktarılır.

Tüm gelen faturalar, kullanıcıların deneyimini geliştirmek ve verilerin kolayca yönetilmesini sağlamak için tasarlanmış SNI Gelen Fatura Kokpiti (Inbound Cockpit) üzerinde görüntülenir. Her bir faturaya, detaylı analiz edilebilmesi ve yasal düzenlemelere uyumlu olması için hem XML hem de (kullanıcı tarafından okunabilir) HTML/PDF formatlarında erişilebilir.

SNI’ın fatura mutabakat özelliği, gelen faturaların satın alma siparişleri, irsaliyeler veya diğer dahili kayıtlarla otomatik olarak eşleştirilmesini sağlayarak doğrulama sürecini kesintisiz ve hızlı hale getirir. Bu sayede faturaların kontrolü kolaylaşır, manuel işlemler azalır ve hata riski minimize edilerek hızlı çözümler sunulur. Gelişmiş doğruluk ve verimlilikle işletmeler, finansal süreçleri üzerinde daha etkin kontrol sağlarken operasyonlarını da sorunsuz şekilde yönetebilir.

SNI çözümü mevcut sistem versiyonlarında herhangi bir güncelleme gerektirmez ve SAP versiyonlarından bağımsız çalışır. SNI SAP çözümü, SAP ECC 4.7 ve üstü ile birlikte SAP Business Technology Platform (BTP), SAP R3 ve SAP S/4HANA sistemleriyle uyumludur. Ayrıca, SNI müşterilerin kullandığı tüm ERP sistemleri ile entegre olabilen ERP bağımsız çözümler sunar.