Elektronik İrsaliye Sistemi, mal taşımacılığı sürecine dâhil olan tüm taraflar ister kayıtlı bir işletme olsun ister şahıs için geliştirilmiş dijital bir çözümdür. Yasal yükümlülükleri karşılayan herkes, faaliyet alanı veya ölçeği fark etmeksizin bu sisteme uymakla yükümlüdür.
Sistemin temelinde yer alan elektronik irsaliye, taşınan ürünle ilgili gönderici, alıcı, mal türü ve taşıma güzergâhı gibi temel bilgileri içeren standart bir dijital belgedir. Hem yurt içi hem de uluslararası sevkiyatları kapsayan bu yapı, taşımacılık süreçlerinde şeffaflığı artırır ve mevzuata uyumu destekler.
Bu sistem, özellikle belirli güvenlik ve yasal düzenlemelere tabi ürünlerin örneğin ÖTV kapsamındaki malların taşınmasında kritik bir rol oynar.
Temel Özellikler
e-İrsaliye, malların bir noktadan başka bir noktaya taşınmasını izlemek ve yetkilendirmek amacıyla kullanılan dijital bir belgedir. Taşınan malların yerel mevzuata ve vergi düzenlemelerine uygun olduğunu belgeleyerek, yetkili kurumların sevkiyatları etkin biçimde denetlemesini sağlar.
e-İrsaliye Ne İçin Kullanılır?
e-İrsaliye sistemi, temel olarak malların yurt içinde ya da sınır ötesinde yasal olarak taşınmasını sağlamak amacıyla kullanılır. Gönderici, alıcı, ürün bilgileri ve taşıma yöntemi gibi detayları içeren bu sistem, şeffaflığı artırır ve vergi ile güvenlik mevzuatına uyumu garanti altına alır.
e-İrsaliye Zorunlu Mudur?
Her ülkenin düzenlemelerine bağlı olarak, belirli mal grupları veya belli bir değer ya da mesafenin üzerindeki gönderiler için e-İrsaliye kullanımı zorunludur. Mal taşımacılığı yapan işletmeler ve bireyler, cezai yaptırımlardan kaçınmak için ilgili yasalara uymak zorundadır. Örneğin, en yaygın uygulamalar arasında Romanya e-Transport, Yunanistan e-Consignment Note and Sırbistan e-Delivery.
e-İrsaliyenin Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
Uluslararası taşımacılıkta e-İrsaliyenin geçerlilik süresi; çıkış ve varış ülkeleri, taşıma şekli ve ilgili ülkenin mal hareketine ilişkin düzenlemeleri gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak belirlenir.
Örneğin Hindistan’da, Mal ve Hizmet Vergisi (GST) e-İrsaliye sistemine göre geçerlilik süresi, gönderici ile alıcı arasındaki yaklaşık mesafeye göre hesaplanır. Genellikle her 200 kilometre veya küsuratı için bir gün, aşırı büyük yükler (ODC) içinse her 20 kilometre veya küsuratı için bir gün geçerlilik tanınır.
Uluslararası taşımada ise e-İrsaliyenin geçerliliği genellikle ülke sınırları içindeki mesafeye göre belirlenir.
- İhracat durumunda bu mesafe, göndericinin bulunduğu noktadan çıkış yapılacak gümrük noktasına kadar olan mesafedir.
- İthalatta ise, giriş yapılan gümrük noktasından alıcının adresine kadar olan mesafe esas alınır.
Ayrıca, araç arızası ya da beklenmedik gecikmeler gibi durumlarda, belirli koşullar altında geçerlilik süresi uzatılabilir. Bu tür uzatmalar, sistem üzerinden gerekli bilgiler zamanında güncellenerek talep edildiğinde geçerli olur.
e-İrsaliye Nasıl Oluşturulur?
e-İrsaliye oluşturmak için genellikle ilgili yetkili vergi veya taşımacılık kurumunun çevrimiçi portalına kayıt olunması gerekir. Ardından ürün kodları, miktarlar, gönderici ve alıcı bilgileri gibi sevkiyat detayları sisteme girilir ve belge dijital olarak oluşturulur. Birçok sistem, ERP veya lojistik yazılımlarına entegre API’ler sayesinde e-İrsaliyelerin otomatik oluşturulmasını da destekler. Böylece işlemler daha hızlı ve hatasız gerçekleştirilir.
e-İrsaliye Ne Zaman Oluşturulmalıdır?
e-İrsaliye, mallar depodan veya çıkış noktasından hareket etmeden önce oluşturulmalıdır. Taşımaya başlanmadan önce veya taşımayla eş zamanlı olarak hazır edilip sisteme gönderilmesi gerekir. Böylece yasal uyum sağlanır ve sevkiyat sırasında olası aksaklıkların önüne geçilir.
e-İrsaliye Nasıl Takip Edilir?
e-İrsaliye takibi genellikle belgenin düzenlendiği resmi portal veya sistem üzerinden yapılır. Kullanıcılar, kendilerine verilen benzersiz e-İrsaliye numarasını kullanarak gönderinin mevcut durumu, sevkiyat geçmişi ve teslimat onayını kolayca sorgulayabilirler.
Kimler e-İrsaliye Kullanır?
e-İrsaliye, çok çeşitli kişi ve kurumlar tarafından kullanılır; bunlar arasında:
- Üretim, toptan ve perakende sektörlerinde faaliyet gösteren kayıtlı işletmeler
- Taşımacılık ve lojistik şirketleri
- Yasal sınırın üzerinde gönderi yapan şahıslar
- Mal taşımacılığına dâhil olan kamu kurumları
e-İrsaliyenin Avantajları
Taşımacılık belgelerinin dijitalleştirilmesi, lojistik sektöründe verimlilik, güvenlik ve sürdürülebilirliği artıran pek çok fayda sağlar.
Daha Hızlı İşlem Süreçleri
Geleneksel evrak işlemlerinden dijital platformlara geçişle birlikte, lojistik sektörü manuel evrak işlerinde harcanan zamanı önemli ölçüde azaltabilir.Otomatik süreçler, sevkiyat onayları ve gümrük işlemlerinin hızlanmasını sağlayarak, taşımaların daha hızlı gerçekleşmesine ve genel verimliliğin artmasına katkıda bulunur.
Gerçek Zamanlı Takip
Dijital belge sistemleri, sevkiyatların gerçek zamanlı olarak takip edilmesini mümkün kılar. Bu sayede ilgili taraflar, malların durumu ve konumu hakkında güncel bilgilere erişebilir. Sağlanan bu şeffaflık, olası gecikmelerin önceden yönetilmesini kolaylaştırır ve süreçte yer alan tüm paydaşlar arasında daha iyi koordinasyon sağlar.
Mevzuata Uyumluluk
Dijital taşımacılık belgeleri, gerekli evrakların doğru ve zamanında teslim edilmesini sağlayarak mevzuata uyumu kolaylaştırır. Otomatik sistemler, ceza ya da sevkiyat gecikmeleri gibi uyumluluk sorunlarına yol açabilecek insan hatası riskini azaltır. Ayrıca dijital kayıtlar, ilgili kurumların denetim ve incelemeleri hızlı ve kolay şekilde yapabilmesine imkân tanır.
Sahte İşlemlerin Engellenmesi
Dijital imzalar ve şifreli veri iletimi, taşımacılık belgelerinin özgünlüğünü ve bütünlüğünü artırır. Bu güvenlik önlemleri, sahte belge girişimlerini zorlaştırır. Ayrıca blokzincir (blockchain) teknolojisi, işlemlerin değiştirilemez kayıtlarını sağlayarak tedarik zincirinde sahteciliğe karşı ek koruma sunar.
Maliyet Tasarrufu
Basılı evraklardan dijital dokümantasyona geçiş, baskı, depolama ve manuel veri girişine bağlı giderleri önemli ölçüde azaltır. Fiziksel evrak ihtiyacının ortadan kalkması, şirketlerin yıllık bazda ciddi tasarruf yapmasını sağlar. Ayrıca otomasyon, idari yükleri hafifleterek personelin daha stratejik görevlere odaklanmasına ve genel verimliliğin artmasına katkıda bulunur.
e-İrsaliye ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-İrsaliye ve e-Fatura farklı amaçlara hizmet eder. e-Fatura, satılan mal veya hizmetler için düzenlenen dijital bir faturadır; e-İrsaliye ise malların fiziksel hareketini belgeleyen dijital bir belgedir. Her ikisi de genellikle dijital vergi uyum sistemlerinin parçası olsa da, tedarik zincirinin farklı aşamalarını kapsar.
Türkiye e-İrsaliye Uygulaması
Türkiye’de e-İrsaliye uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından dijitalleşme ve vergi denetim süreçlerini iyileştirmek amacıyla hayata geçirilmiştir. Bu uygulama, kağıt ortamında düzenlenen sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza edilmesi ve ibraz edilmesi esasına dayanır. 1 Ocak 2018 tarihinde gönüllülük esasına dayalı olarak başlayan e-İrsaliye uygulaması, zamanla belirli mükellef grupları için zorunlu hale getirilmiştir.
Uluslararası taşımacılık faaliyetlerinde, Türkiye’den yurt dışına yapılan sevkiyatlarda sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Bu sevk irsaliyesi, e-İrsaliye kapsamında olmalıdır. Ancak, alıcının e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmaması durumunda, e-İrsaliye “muhtelif müşteri” olarak düzenlenmeli ve GİB’in sanal alıcı hesabına gönderilmelidir. Bu durumda, ihracatı yapan kullanıcı e-İrsaliyesini harici yollardan alıcısına iletecektir. Yapılan sevk işlemi ise e-İrsaliyenin çıktısı veya elektronik örneği ile belgelendirilebilir.
İhracat işlemlerinde, malın depolardan gümrüğe kadar nakli sevk irsaliyesiyle, Türkiye gümrük hattından çıktıktan sonraki hareketi ise Gümrük İdaresince verilen resmi belgelerle tevsik edilmelidir. Serbest bölgede bulunan işyerine veya depolardan Serbest Bölgede bulunan şube işyerine yapılacak hammadde ve malzeme sevkiyatı için de sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir.
Benzer şekilde ithalat işlemlerinde, malın gümrükten depoya kadarki sevk işlemleri Gümrük İdaresi tarafından verilen belgelerle yapılabilmektedir. Ancak malın kısım kısım taşınması durumunda ayrıca sevk irsaliyesi düzenlenmesi gerekmektedir. Ayrıca ithalat işlemlerinde, Gümrük İdaresince düzenlenen belgelerle sevk edilen malın mükellefin iş yerine gelmesinden sonraki taşıma işlemlerinde, sevk irsaliyesi düzenlenmesi ve taşıma sırasında taşıtta bulundurulması zorunludur.
Gelen ve giden irsaliye düzenlemeleri, sevk edilen malın yasal olarak takip edilmesini sağlar. Bu belgeler, hem ihracatçı hem de ithalatçı açısından, malın fiziksel hareketini ve teslimatını belgeleyen önemli evraklardır. E-İrsaliye uygulaması, bu belgelerin dijital ortamda düzenlenmesini ve iletilmesini sağlayarak, süreçlerin hızlanmasına ve denetimlerin etkinleşmesine katkı sunar.
SNI Size Nasıl Yardımcı Olabilir?
SNI olarak, e-İrsaliye çözümlerimiz, elektronik taşımacılık belgelerinin kendine özgü ihtiyaçlarına özel olarak geliştirilmiştir. e-İrsaliye sistemleri, e-Fatura sistemlerinden önemli ölçüde farklılık gösterir. Her ikisi de dijital uyum ve tedarik zinciri yönetiminde kritik rol oynasa da, veri yapıları, doğrulama süreçleri ve ilgili düzenleyici kurumlar işlev ve ülkeye göre değişiklik gösterir.
e-Faturalar işlemle ilgili finansal bilgilere odaklanırken, e-İrsaliyeler malların fiziksel hareketi ve taşıma yöntemleri, araç tanımlayıcıları, güzergâh bilgileri ile teslimat onayları gibi ayrıntılı lojistik bilgileri içerir.
Bu özel talepleri karşılamak üzere, SNI ülkelere özgü e-İrsaliye çözümleri sunar. Her biri, ilgili ulusal otoritenin yasal çerçevesi ve teknik standartlarına uygun şekilde, Sırbistan’ın SEF platformu, Romanya’nın RO e-Transport sistemi veya Yunanistan’ın e-Consignment Note sistemi gibi farklı yapılar için özel olarak hazırlanmıştır.
Yerel odaklı yaklaşımımız, tam mevzuat uyumu, mevcut ERP sistemleriyle sorunsuz entegrasyon ve kullanıcı dostu deneyim garantisi sağlar. API bağlantıları veya web tabanlı arayüzler aracılığıyla, çözümlerimiz e-İrsaliye oluşturma, gönderme, takip ve arşivleme süreçlerini otomatikleştirerek lojistik operasyonları hızlandırırken şeffaflık ve yasal uygunluğu temin eder.