SAF-T FAIA nedir?
FAIA, “Fichier d’Audit Informatisé de l’Administration de l’Enregistrement et des Domaines” ifadesinin kısaltmasıdır. Lüksemburg’da KDV denetimleri kapsamında kullanılan SAF-T tabanlı bir denetim dosyasıdır. OECD SAF-T 2.0 standardına dayanan FAIA, yapılandırılmış muhasebe verileri ile KDV açısından ilgili bilgilerin Lüksemburg vergi idaresi tarafından elektronik ortamda incelenmesine olanak tanır.
FAIA, düzenli aralıklarla sunulan bir KDV raporu değildir. Kapsama giren işletmelerin, KDV denetimi veya kontrol süreci sırasında talep edilmesi halinde oluşturup vergi idaresine sunması gereken bir denetim dosyasıdır.
Mevzuat Çerçevesi
Lüksemburg, mükellefler ile vergi idaresi arasındaki muhasebe ve KDV verilerinin elektronik ortamda standartlaştırılmış bir yapıda paylaşılmasını sağlamak amacıyla FAIA sistemini uygulamaya koymuştur. Sistem; muhasebe kayıtları, ana veriler, faturalar, ödemeler ve diğer ilgili bilgilerin yapılandırılmış XML formatında incelenmesine olanak tanıyarak vergi denetimlerinin daha etkin yürütülmesini sağlar.
FAIA kapsamındaki işletmeler, eksiksiz ve teknik gerekliliklere uygun bir FAIA dosyasını talep edildiğinde zamanında oluşturabilecek şekilde muhasebe ve KDV verilerini saklamalıdır.
Uygulama Kapsamı
FAIA genel olarak, Lüksemburg’da KDV yükümlülüğü bulunan, muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda tutan ve ilgili kapsam koşullarını karşılayan mükelleflere uygulanır.
Yükümlülük özellikle Lüksemburg KDV mevzuatına ve Lüksemburg Standart Hesap Planı’na tabi işletmeler açısından önem taşır. Ancak bazı mükellefler; ciro tutarı, KDV yükümlülüklerinin kapsamı, basitleştirilmiş uygulamalara tabi olmaları veya muhasebe işlem sayıları gibi kriterlere bağlı olarak bu yükümlülüğün dışında kalabilir.
Yıllık 112.000 avro gelir tutarı sıklıkla referans verilen bir eşik olmakla birlikte, yükümlülüğün kapsamı her durumda mükellefin KDV ve muhasebe statüsü dikkate alınarak değerlendirilmelidir.
FAIA Dosyasının İletimi
FAIA, yalnızca Lüksemburg KDV idaresinin talebi üzerine sunulur. Aylık veya yıllık olarak düzenli bir FAIA bildirimi yapılması gerekmez.
Uygulamada bu talep genellikle bir KDV denetimi veya kontrol süreci kapsamında iletilir. Talep edilen veriler çoğunlukla kapanmış bir hesap dönemine, genellikle bir mali yıla, ilişkin olur ve mükellefin muhasebe kayıtları ile KDV verileriyle tutarlı olmalıdır.
Raporlanan Veriler
FAIA dosyası, yapılandırılmış muhasebe verileri ile KDV açısından ilgili bilgileri içerir. Dosyanın temel bölümleri genel olarak şunlardır:
- Mükellef ve veri aktarım bilgilerini içeren başlık bölümü
- Genel muhasebe hesapları, müşteriler ve tedarikçiler gibi ana veriler
- Büyük defter kayıtları
- Satış faturaları, alış faturaları, ödemeler, mal hareketleri ve varlık işlemleri gibi kaynak belgeler
FAIA dosyası, mükellefin muhasebe ve iş sistemlerinde mevcut olan verileri yansıtmalıdır. Teknik yapıda isteğe bağlı olarak işaretlenmiş olsa dahi, sistemde kullanılan alanların genel olarak dışa aktarılan dosyaya dahil edilmesi gerekir.
Esasen format, XML’dir. Üç FAIA şeması mevcuttur:
FAIA_v2.01_full.xsd şeması veya FAIA tam şeması, tam muhasebe yazılımı paketlerine sahip şirketlerin çoğunluğu için geçerlidir. Bu şema, kullanılan sistem entegre edildiğinde, yani muhasebe, e-fatura, envanter/stok yönetimi gibi modüller tek bir sistem altında toplandığında kullanılacaktır.
FAIA_v2.01_reduced_version_A şeması veya FAIA kısaltılmış şeması, ayrı muhasebe ve faturalama yazılımları kullanan işletmeler için uygundur. Bu şema, muhasebe ve faturalama modülleri entegre edildiğinde kullanılacaktır.
FAIA_v2.01_reduced_version_B veya FAIA kısaltılmış B şeması, yalnızca muhasebe yazılımı kullanan işletmeler için uygundur. Bu şema, sadece bir muhasebe modülü mevcut olduğunda kullanılır. Diğer veritabanlarının, daha sonra sınırlandırılmış ve yapılandırılmış bir formatta dışa aktarılması sağlanmalı ve muhasebe ile diğer farklı veritabanları arasında bir referans anahtarı bulunmalıdır.
Teknik Format
FAIA, XML formatında oluşturulur ve Lüksemburg’daki denetim dosyaları için belirlenen teknik şemaya uygun olmalıdır.
Mükellefin sistem yapısına bağlı olarak farklı şema türleri uygulanabilir. Muhasebe, faturalama, stok ve ilgili diğer modüllerin entegre olduğu yapılarda tam şema kullanılır. Yalnızca belirli modüllerin entegre olduğu veya sadece muhasebe yazılımının kullanıldığı durumlarda ise daraltılmış şemalar uygulanır.
Verilerin farklı sistemlerde yönetildiği durumlarda işletmeler, kayıtların yapılandırılmış formatta dışa aktarılabilmesini ve açık referans anahtarları aracılığıyla muhasebe verileriyle ilişkilendirilebilmesini sağlamalıdır.
Denetime Hazırlık
FAIA, denetim veya kontrol süreçleri kapsamında talep edildiğinden, işletmelerin dosyayı hızlı, doğru ve eksiksiz biçimde oluşturabilmesi gerekir. Eksik, tutarsız veya teknik gerekliliklere uygun olmayan dosyalar denetim sürecinde gecikmelere yol açabilir ve uyum riskini artırabilir.
Verilerin denetime hazır tutulması, şirketlerin KDV ve muhasebe kayıtlarının eksiksiz, izlenebilir ve Lüksemburg KDV idaresinin gereklilikleriyle uyumlu olduğunu göstermesine yardımcı olur.
SNI Size Nasıl Yardımcı Olabilir?
SNI, işletmelerin Lüksemburg FAIA dosyalarını gerekli XML yapısına ve denetim dosyası gerekliliklerine uygun şekilde oluşturmasını sağlar.
SNI SAF-T çözümü, şirketin ERP sistemindeki muhasebe verileri ile KDV açısından ilgili bilgileri alır, gerekli alanlarla eşleştirir ve uygulanabilir teknik şemaya göre FAIA dosyasını oluşturur.
FAIA yalnızca talep üzerine iletildiği için SNI, işletmelerin ihtiyaç duyulduğunda vergi idaresine sunulmaya hazır dosyalar oluşturabilmesini sağlayarak denetim hazırlığını destekler.
SNI kokpiti üzerinden dosya oluşturma, doğrulama ve dışa aktarma süreçleri SAP ile entegre tek bir ortamdan izlenebilir.