e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Yayın tarihi: 8 Haziran 2026

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, alıcı kapsamı ve iletim yöntemi bakımından birbirinden ayrılan iki farklı elektronik belge türüdür. e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine kayıtlı mükellefler arasında GİB platformu üzerinden ya da SNI gibi GİB onaylı özel entegratörler aracılığıyla iletilirken, e-Arşiv Fatura kapsam dışındaki firmalara ve son kullanıcılara düzenlenir; GİB’e raporla bildirilir. Bu ayrım, gönderim kanalı, format zorunluluğu, zaman damgası kullanımı ve iptal mekanizması gibi pek çok teknik detayda kendini gösterir.

İki belge türünün temel farkı alıcı kapsamı ve iletim yönteminde yatar: 

• e-Fatura, GİB sistemine kayıtlı e-Fatura mükellefleri arasında platform üzerinden doğrudan iletilirken, e-Arşiv Fatura kapsam dışındaki firmalara ve son kullanıcılara düzenlenip GİB’e takip eden gün saat 24.00’e kadar raporla bildirilir. 
• e-Fatura’da UBL-TR format zorunluluğu vardır; e-Arşiv’de böyle bir format dayatması yoktur. e-Arşiv faturalarında zaman damgası bulunurken e-Fatura’da bu unsur yer almaz. 
• Saklama yükümlülüğü açısından e-Arşiv fatura, düzenlenme tarihinden itibaren 10 yıl süreyle elektronik ortamda muhafaza edilmelidir. 

Bu ayrımlar, doğru belge türünün seçilmesini doğrudan etkiler.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, e-Fatura uygulaması kapsamında bulunan mükellefler arasında Gelir İdaresi Başkanlığı platformu üzerinden elektronik ortamda gönderilen ve alınan resmi fatura türüdür. Kağıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahiptir; ancak iletim ve onay süreci tamamen dijital altyapı üzerinden yürütülür. Mükellefler e-Fatura’yı doğrudan GİB portalı üzerinden kesebileceği gibi, SNI gibi GİB onaylı özel entegratörler aracılığıyla da düzenleyebilir. 

Özel entegratör kullanımı, yüksek hacimli faturalaşma süreçlerinde ERP ve muhasebe yazılımlarıyla doğrudan entegrasyon sağlayarak operasyonel hız ve süreklilik kazandırır. Düzenleyen taraf faturayı sisteme yüklediğinde, alıcı mükellef faturayı kendi e-Fatura hesabı üzerinden görüntüler ve kabul ya da ret işlemini gerçekleştirir. Faturanın alıcıya GİB üzerinden iletilmesi nedeniyle ayrıca raporlama yapılmasına gerek yoktur. UBL-TR format zorunluluğu, mali mühür kullanımı ve standart şema yapısı, e-Fatura’nın temel teknik dayanaklarıdır. Bu yapı, özellikle B2B işlemlerde belge bütünlüğünü ve denetlenebilirliği güvence altına alır.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kapsamı dışındaki mükelleflere ve son kullanıcılara düzenlenen, kağıt fatura yerine elektronik ortamda hazırlanan, saklanan ve ibraz edilen elektronik fatura belgesidir. Düzenleyen mükellef, faturayı PDF veya benzeri formatta alıcıya e-posta yoluyla iletebilir ya da çıktısını teslim edebilir; ancak belgenin elektronik aslı düzenleyenin sisteminde tutulur. Düzenlenen belgelere ilişkin bilgiler, takip eden gün saat 24.00’e kadar GİB’e raporla bildirilmek zorundadır. 

SNI gibi özel entegratör çözümleri, bu raporlama sürecini otomatikleştirerek e-Arşiv faturalarının zamanında ve eksiksiz şekilde GİB’e iletilmesini sağlar. e-Arşiv faturaları, düzenlenme tarihinden itibaren 10 yıl süreyle elektronik ortamda saklanır. Bu belge türü, B2C işlemler ve e-Fatura mükellefi olmayan kurumsal müşterilerle yapılan satışlar için temel çözümdür. Format esnekliği ve iletim kolaylığı, e-Arşiv’i geniş kullanıcı kitlesine uygun hale getirir.

e-Arşiv mi, e-Fatura mı? Hangi Durumda Hangisi Düzenlenir?

Belirleyici kriter alıcının e-Fatura mükellefi olup olmamasıdır: Alıcı GİB sisteminde e-Fatura kullanıcısı olarak kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse veya son kullanıcıysa e-Arşiv Fatura düzenlenir. e-Fatura mükellefi olan iki firma arasındaki tüm faturalaşma işlemleri zorunlu olarak e-Fatura üzerinden yürütülür; bu durumda e-Arşiv düzenlemek mevzuata aykırıdır. 

Bireysel müşteriye yapılan satışlar, vergi mükellefi olmayan kurumlara kesilen faturalar ve e-Fatura kapsamı dışında kalan firmalarla yapılan işlemler ise e-Arşiv kapsamına girer. Alıcı kontrolü, GİB’in yayımladığı mükellef listesi üzerinden vergi kimlik numarası sorgulamasıyla yapılır; SNI gibi özel entegratörlerin sunduğu altyapılar bu sorguyu anlık olarak gerçekleştirerek doğru belge türünün otomatik seçilmesini sağlar. Yanlış belge türü seçimi, alıcı tarafında ret işlemine veya raporlama uyumsuzluğuna yol açar.

e-Arşiv ve e-Fatura Arasındaki Farklar Nedir?

1. Gönderim Kanalları ve Onay Süreci

e-Fatura, GİB altyapısı üzerinden doğrudan alıcının hesabına iletilir; alıcı 7 gün içinde kabul veya ret kararı vermezse fatura otomatik kabul edilir. SNI gibi özel entegratörler bu iletimi kesintisiz ve izlenebilir biçimde yöneterek faturaların alıcıya zamanında ulaşmasını sağlar. e-Arşiv Fatura ise PDF olarak e-posta ile gönderilir ya da fiziksel teslim edilir; alıcının sistem üzerinden onay/ret mekanizması yoktur. Düzenlenen e-Arşiv faturaları ertesi gün saat 24.00’e kadar GİB’e raporlanır.

2. Format ve İçerik Standartları

e-Fatura’da UBL-TR (XML tabanlı) format zorunludur ve mali mühür ya da elektronik imza olmadan geçersiz sayılır. e-Arşiv’de alıcıya iletilen belgenin formatı serbesttir; ancak GİB’e gönderilen rapor belirli şema kurallarına uymalıdır. Her iki belgede de vergi kimlik numarası, tutar, KDV oranı ve tarih gibi zorunlu unsurlar eksiksiz bulunmalıdır.

3. İptal ve Ret Mekanizması

e-Fatura’da alıcı, 7 gün içinde GİB sistemi üzerinden resmi ret yapabilir. e-Arşiv’de ise iptal, düzenleyenin GİB raporuna iptal bildirimi eklemesi veya iade faturası düzenlemesiyle gerçekleşir. İtirazlarda TTK’daki 8 günlük yasal süre geçerlidir.

4. Zaman Damgası ve İmza

e-Arşiv’de zaman damgası, belgenin düzenlenme anını değiştirilemez biçimde kanıtlar. e-Fatura’da zaman damgası yerine mali mühür veya elektronik imza kullanılır; tarih bütünlüğü GİB kayıtlarıyla sağlanır. Tüzel kişiler mali mühür, gerçek kişiler ise nitelikli elektronik sertifika (NES) ile imzalama yapar.

e-Fatura ve e-Arşiv Aynı Anda Kullanılır Mı?

Evet, e-Fatura mükellefi olan firmalar her iki belge türünü aynı anda kullanmak zorundadır. e-Fatura kapsamına giren bir işletme, GİB sisteminde kayıtlı diğer mükelleflere e-Fatura, kapsam dışı firmalara ve son kullanıcılara ise e-Arşiv Fatura düzenlemekle yükümlüdür. Yani e-Fatura mükellefi olmak, kağıt fatura veya tek tip belge kullanma hakkını ortadan kaldırır; alıcının statüsüne göre doğru elektronik belge türü seçilir. SNI gibi özel entegratör çözümleri, alıcı sorgusunu otomatik yaparak doğru belgenin (e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya gerektiğinde e-İrsaliye) düzenlenmesini sağlar. Bu çift kullanım, e-dönüşüm sürecinin temel mantığıdır ve faturalaşma akışının kesintisiz yürümesini garantiler.

Sadece e-Arşiv Kullanarak e-Fatura Maliyetinden Kaçınılabilir Mi?

Hayır, e-Fatura mükellefiyeti yasal bir zorunluluktur ve ciro eşiklerini aşan firmalar için e-Arşiv tek başına yeterli değildir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ciro limitlerini aşan, belirli sektörlerde faaliyet gösteren (e-ticaret, akaryakıt, tütün, alkol gibi) veya kapsam tebliğlerinde tanımlanan kriterleri karşılayan mükellefler e-Fatura’ya geçmek zorundadır. Bu yükümlülüğü yerine getirmemek özel usulsüzlük cezası doğurur. Ayrıca e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya e-Arşiv Fatura düzenlemek mevzuata aykırıdır; alıcı bu belgeyi yasal fatura olarak kabul etmek zorunda değildir ve vergi indirimlerinde sorun yaşayabilir.

e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mı Kullanmalıyım?

Hangi belgeyi kullanmanız gerektiği, hem sizin hem de alıcınızın e-Fatura mükellefi olup olmadığına göre belirlenir. 

GİB sisteminde kayıtlı bir e-Fatura mükellefine mutlaka e-Fatura düzenlemeniz zorunludur; e-Fatura mükellefi olmayan bireysel veya kurumsal alıcılara ise e-Arşiv Fatura kullanılır. Kısacası belirleyici olan, faturayı kesen değil, faturayı alan tarafın statüsüdür. SNI gibi GİB onaylı özel entegratörler, hem e-Fatura hem e-Arşiv Fatura hem de e-İrsaliye süreçlerini tek bir altyapı üzerinden yöneterek doğru belge türünün otomatik olarak seçilmesini ve kesintisiz iletimini sağlar.