e-İrsaliye Başvurusu Nasıl Yapılır? Nereden Yapılır?

Yayın tarihi: 8 Haziran 2026

Kağıt sevk irsaliyesi düzenleme yükümlülüğü olan işletmeler için dijital geçiş artık bir tercih meselesi değil. e-İrsaliye sistemi, sevkiyat belgelerinin elektronik ortamda düzenlenmesini, iletilmesini ve saklanmasını mümkün kılan bir uygulama olarak Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilmektedir. Mali mühür veya elektronik imza ile imzalanan irsaliyeler alıcıya saniyeler içinde ulaşır; arşivleme yükü ortadan kalkar, sevkiyat takibi şeffaflaşır.

e-İrsaliye Başvuru Şartları Nelerdir?

e-İrsaliye sistemine başvurabilmek için işletmenin öncelikle e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellef olması gerekir. Bu, sistemin temel ön koşuludur ve karşılanmadığında başvuru kabul edilmez. 

• Mali mühür sertifikası veya tüzel kişi temsilcileri için elektronik imza temin edilmiş olmalıdır. 
• Vergi mükellefiyetinin aktif durumda bulunması ve vergi dairesi kayıtlarında sorun olmaması da değerlendirilen kriterler arasındadır. 

Sevk irsaliyesi düzenleme zorunluluğu olan ticari kuruluşlar bu şartları sağladığında başvuru yapabilir. Şirketin teknik altyapısı, seçilecek başvuru yöntemine göre değişen gereksinimleri karşılayacak düzeyde olmalıdır.

e-İrsaliye Başvurusu Nereden Yapılır?

Başvuru üç ayrı kanaldan yapılabilir: 

• GİB Portalı: Düşük belge hacmine sahip işletmeler için uygundur. 
• Doğrudan Entegrasyon: Kendi bilgi işlem altyapısı bulunan büyük ölçekli firmalar tarafından tercih edilir.
• Özel Entegratör: Teknik destek ve hızlı geçiş isteyen işletmeler arasında en yaygın kullanılan yoldur.

GİB Portal Üzerinden Başvuru Yöntemi

GİB Portalı, başvuru için en hızlı ve maliyetsiz seçenektir. Bu yöntemde https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresi kullanılır. Sistem, mevcut e-Fatura kaydını otomatik olarak doğrular ve başvuruyu işleme alır. Bu yöntem ayrı bir yazılım yatırımı gerektirmediğinden ücretsizdir; ancak portal arayüzü düşük işlem hacmine uygun tasarlandığından yoğun sevkiyat yapan firmalar için verimli değildir.

Özel Entegratör Aracılığıyla Başvuru Yöntemi

Özel entegratörler, Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan e-İrsaliye hizmeti verme izni almış firmalardır. Bu yöntemde başvuru ve teknik kurulum süreçlerinin tamamı entegratör tarafından yürütülür. İşletme, entegratörün sunduğu sözleşmeyi imzalar ve mali mühür bilgilerini paylaşır; başvuru, kullanıcı tanımları ve test süreci entegratör tarafından tamamlanır. Entegratör ayrıca yazılım entegrasyonu, kullanıcı eğitimi ve teknik destek gibi ek hizmetler sunar. Aylık veya yıllık paketler şeklinde fiyatlandırılan bu yöntem, hem hız hem de operasyonel kolaylık açısından KOBİ’lerden büyük ölçekli işletmelere kadar geniş bir kullanıcı kitlesi tarafından tercih edilmektedir. 

Bu alanda öne çıkan çözümlerden biri olan SNI, 2015 yılından beri Türkiye’de GİB onaylı özel entegratör olarak e-İrsaliye belgelerinin anlık, doğru ve kesintisiz şekilde GİB’e iletilmesini sağlar; üretim ve lojistik süreçlerinde kantar, araç ve ERP entegrasyonlarıyla operasyonları tamamen otomatik hale getirerek hem hız hem uyumluluk kazandırır.

Adım Adım e-İrsaliye Başvuru Süreci

Başvuru süreci dört temel adımda tamamlanır: mali mühür veya elektronik imza temini, GİB e-İrsaliye uygulamasına resmi başvuru, yöntem seçimi ve aktivasyon, son olarak kullanıcı tanımlaması ile test süreci. Her adımın kendi içinde belge ve teknik gereksinimleri vardır. Sürecin tamamı, seçilen yönteme bağlı olarak birkaç iş gününden iki haftaya kadar uzayabilir. Doğrudan entegrasyon yöntemi en uzun süreyi alırken özel entegratör üzerinden yapılan başvurular genellikle 1 ile 3 iş günü içinde tamamlanır.

1. Adım: Mali Mühür veya e-İmza Temini

Tüzel kişi mükellefler için mali mühür sertifikası, gerçek kişi mükellefler için ise elektronik imza zorunludur. Mali mühür, TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden temin edilir; başvuru formu doldurulur, ücret yatırılır ve sertifika kartla birlikte teslim edilir. Bu süreç ortalama 5 ile 10 iş günü sürer. Halihazırda e-Fatura kullanan işletmelerin mali mührü genellikle mevcut olduğundan bu adım atlanabilir. Sertifikanın geçerlilik süresinin dolmamış ve aktif kullanımda olması, başvurunun kabul edilmesi açısından kritik öneme sahiptir.

2. Adım: GİB e-İrsaliye Uygulaması Başvurusu

Mali mühür hazır olduktan sonra GİB Portalı’na giriş yapılır ve resmi başvuru formu doldurulur. https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp adresine bağlanılır, Araçlar menüsünden Kullanıcı Bilgileri bölümüne erişilir ve “e-İrsaliye kullanmak istiyorum” butonu işaretlenir. Sistem, vergi kimlik numarası ile mali mühür eşleşmesini otomatik olarak kontrol eder. Başvuru sırasında kullanılacak yöntem (portal, entegrasyon veya özel entegratör) seçilir. Başvurunun onaylanması, sonraki adımların başlatılabilmesi için gereklidir; bu nedenle sistemde kayıtlı bilgilerin doğru olduğundan emin olunmalıdır.

3. Adım: Özel Entegratör Seçimi ve Aktivasyon

Özel entegratör yöntemi seçildiğinde, GİB tarafından yetkilendirilmiş firmalar arasından bir tercih yapılır. Seçim kriterleri arasında yıllık paket fiyatı, sunulan teknik destek seviyesi, kullanıcı arayüzünün kullanım kolaylığı ve mevcut muhasebe yazılımıyla entegrasyon kabiliyeti yer alır. Sözleşme imzalandıktan sonra entegratör, GİB sistemine işletme adına aktivasyon talebinde bulunur. Aktivasyon onayının ardından entegratörün kendi panelinde kullanıcı erişimi tanımlanır. Bu aşamada arşivleme süresi, belge depolama kapasitesi ve ek modül seçenekleri hakkında bilgi almak, uzun vadeli kullanım açısından önemlidir.

4. Adım: Kullanıcı Hesabının Tanımlanması ve Test Süreci

Aktivasyon tamamlandıktan sonra işletme adına kullanıcı hesapları oluşturulur ve yetkilendirmeler yapılır. Sevkiyat sorumlusu, muhasebe departmanı ve yöneticiler için ayrı erişim seviyeleri belirlenebilir. Test süreci, gerçek operasyona geçmeden önce sistemin doğru çalıştığını doğrulamak için zorunludur. Test e-irsaliyeleri düzenlenir, alıcıya gönderilir ve sistemden onay yanıtları kontrol edilir. Doğrudan entegrasyon yönteminde test tanım formu GİB’e iletilir ve teknik test süreci tamamlanmadan canlı kullanıma izin verilmez. Test aşamasında karşılaşılan hatalar, entegratör veya şirketin kendi bilgi işlem ekibi tarafından çözülür.

e-İrsaliye Başvurusu Sırasında Gerekli Belgeler

Başvuru için gerekli temel belgeler arasında vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, imza sirküleri ve mali mühür sertifikası yer alır. Şirket yetkilisinin kimlik fotokopisi ve yetki belgesi de talep edilir. Doğrudan entegrasyon yönteminde ek olarak GİB’e hitaben yazılmış başvuru dilekçesi ve test tanım formu kağıt ortamında iletilir. Özel entegratör yönteminde ise entegratör firmanın kendi sözleşmesi ve yetki devri belgesi imzalanır. Belgelerin tam ve güncel olması süreci hızlandırır; eksik belge başvurunun reddedilmesine veya ek belge talep edilerek sürecin uzamasına yol açar.

e-İrsaliye Başvurusunda Dikkat Edilmesi Gereken Kritik Noktalar

Başvuru öncesinde e-Fatura kaydının aktif ve sorunsuz olduğunu kontrol etmek ilk öncelik olmalıdır. Mali mührün geçerlilik süresinin dolmasına yakın bir tarihte başvuru yapılırsa süreç içinde sertifika yenileme sorun yaratabilir. Yöntem seçimi yapılırken aylık irsaliye hacmi, mevcut muhasebe yazılımı ve teknik kapasite birlikte değerlendirilmelidir. Düşük hacimli işletmeler için GİB Portalı yeterliyken, günlük yüzlerce sevkiyat yapan firmalar için entegrasyon veya özel entegratör tek mantıklı seçimdir.

e-İrsaliye Başvurusu Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Aşağıda işletmelerin başvuru sürecinde en sık karşılaştığı sorulara yanıtlar yer almaktadır. Bu yanıtlar, başvuru kararını netleştirmek ve süreç planlamasını doğru kurgulamak için pratik bilgi sunmaktadır.