Günümüz dijital dünyasında, işletmeler fatura süreçlerini yönetmek için sürekli olarak verimli ve çevre dostu yollar aramaktadır. E-Arşiv faturaları, şirketlerin faturaları elektronik olarak kolayca ve vergi kanuna uyumlu bir şekilde düzenlemesine, kaydetmesine ve paylaşmasına olanak tanıyan bir çözüm olarak ortaya çıkmıştır.
E-Arşiv Nedir?
E-Arşiv, işletmelerin faturaları güvenli ve uyumlu bir şekilde elektronik olarak düzenlemesine, depolamasına ve yönetmesine olanak tanıyan dijital bir fatura sistemidir. Kağıt faturaların aksine, e arşiv fatura dijital bir formatta oluşturulur ve kaydedilir. Bu da tüm fatura sürecini daha verimli, çevre dostu ve kolay erişilebilir hale getirir. Bu sistem, muhasebe süreçlerini kolaylaştırmak, evrak işlerini azaltmak ve elektronik belgelerle ilgili düzenlemelere uymak isteyen işletmeler için özellikle faydalıdır. Şirketler, e-arşiv fatura kesme ile, fatura kayıtları, denetimler veya vergi amaçları için güvenli bir şekilde arşivlenmesini sağlayabilir.
E-Arşiv Fatura Nereden Kesilir?
E-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Belge sistemine uygun şekilde, GİB Portalı üzerinden ücretsiz olarak ya da yetkili özel entegratör firmaların sunduğu e-fatura yazılımları aracılığıyla kesilebilir. E-Fatura mükellefi olmayan alıcılara fatura düzenlenmesi gerektiğinde kullanılan e arşiv fatura düzenleme, özellikle internet satışlarında, perakende işlemlerde ve nihai tüketicilere yapılan satışlarda tercih edilir. Faturanın, firmanın kayıtlı iş yeri adresinden veya yasal yetki verilen bir noktadan düzenlenmiş olması gerekir. Ayrıca, düzenlenen her e-Arşiv fatura dijital ortamda saklanmalı ve gerekli hallerde denetime sunulmak üzere arşivlenmelidir. E-fatura kesmek için kullandığınız platformun, elektronik imza, zaman damgası ve arşivleme yükümlülüklerine tam uyumlu olması büyük önem taşır. Doğru sistemleri kullanarak e-Arşiv fatura düzenlemek, hem vergi uyumluluğunuzu sağlar hem de işlemlerinizi yasal zeminde güvence altına alır.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Peki e arşiv fatura nasıl kesilir? e-Arşiv faturası düzenlemek, dijital fatura düzenlemelerine uyumu sağlarken faturalandırma sürecinizi kolaylaştıran basit bir işlemdir. Başlamak için öncelikle, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylı özel entegratörler aracılığıyla sunulan bir fatura yazılımına veya GİB Portalı’na erişiminiz olması gerekir. Sisteme giriş yaptıktan sonra, alıcının bilgileri, ürün açıklamaları, miktarlar, birim fiyatlar ve geçerli KDV oranları gibi gerekli fatura ayrıntılarını girerek işlemi başlatabilirsiniz. Herhangi bir sorunla karşılaşmamak adına, girdiğiniz bilgilerin doğruluğunu işlem öncesinde mutlaka kontrol etmeniz önemlidir. Tüm bilgileri eksiksiz şekilde girdikten sonra, fatura tipini “e-Arşiv” olarak seçmeniz gerekir. Sistem, faturanın yasal olarak saklanması gereken ve hem alıcı hem de satıcı tarafından gerektiğinde erişilebilen dijital bir kopyasını oluşturur. Son adımda, e-Arşiv faturasını müşterinize e-posta yoluyla gönderebilir ya da sistemin sunduğu bir bağlantı aracılığıyla paylaşabilirsiniz.
GİB E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
Öncelikle, fatura yazılımınızın veya sisteminizin Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Arşiv Fatura platformuyla entegre olduğundan emin olmanız gerekir. Bu entegrasyon, faturaları gerçek zamanlı olarak elektronik olarak oluşturmanıza, göndermenize ve arşivlemenize olanak tanır. Faturayı oluştururken, alıcının vergi kimlik numarası, fatura tarihi, mal veya hizmetlerin ayrıntılı listesi, miktarlar, fiyatlar ve vergiler gibi tüm zorunlu bilgileri eklediğinizden emin olun. Fatura ayrıntılarını doldurduktan sonra, doğrulama için yetkili sistem aracılığıyla Gelir İdaresi’ne gönderin. GİB tarafından onaylanması sonrası, fatura elektronik olarak arşivlenir ve müşterinizle paylaşabileceğiniz benzersiz bir fatura numarası oluşturulur. Herhangi bir uyumluluk sorununu önlemek için faturanın biçim ve içerik kuralları dahil olmak üzere en son düzenlemelere uyduğunu doğrulamak önemlidir.
E-Arşiv Fatura Hangi Durumlarda Kesilir?
E-Arşiv faturası, e-Fatura sistemine zorunlu olmayan işlemler için düzenlenen dijital bir faturadır. Genellikle, alıcının e-Fatura kaydı olmayan kişiler veya e-Fatura zorunluluğu bulunmayan kişilerle yapılan işlemlerde kesilir. Bu, son tüketicilere yapılan satışlar, yabancı müşterilerle yapılan işlemler veya e-Fatura zorunluluğundan muaf sektörler gibi durumları kapsar. Ayrıca, işletmeler iç muhasebe ve dijital arşivleme amacıyla e-Arşiv faturalarını tercih edebilir. E-Arşiv faturası kesmek, hem işlemlerin dijital olarak güvenli tutulmasını hem de vergi mevzuatına uyumu sağlar.
E-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?
E-arşiv faturası, geleneksel kağıt faturalara dijital bir alternatif olarak hizmet eder ve işletmeler ve müşteriler için sayısız avantaj sunar. Birincil kullanımı, kolayca erişilebilen, paylaşılabilen ve arşivlenebilen, yasalara uygun, elektronik olarak saklanan bir satış işlemleri kaydı sağlamaktır. İşletmeler, e-arşiv faturalarını kullanarak fatura süreçlerini kolaylaştırabilir, kağıt israfını azaltabilir ve genel verimliliği artırabilir.
E-Arşiv Fatura Karşı Tarafa Nasıl Gönderilir?
E-arşiv fatura göndermek genellikle dijital platformlardan yararlanarak elektronik olarak yapılır. E-arşiv faturalarını destekleyen çoğu fatura yazılımı ve muhasebe sistemi, faturaları doğrudan e-posta yoluyla göndermek için seçenek sunar. Bazı durumlarda, işletmeler faturayı müşterilerin oturum açıp faturalarına istedikleri zaman erişebilecekleri güvenli portallar veya bulut tabanlı muhasebe platformları aracılığıyla paylaşmayı tercih edebilir.
E-Arşiv faturası, alıcıya e-posta yoluyla gönderilebileceği gibi, güvenli portallar veya bulut tabanlı muhasebe sistemleri üzerinden de paylaşılabilir. Bu yöntemler, alıcının faturayı istediği zaman erişebilmesini sağlar. Türkiye mevzuatına göre, e-Arşiv faturası düzenlendiğinde alıcının e-Fatura kaydına sahip olması gerekmez, yani e-Arşiv faturaları, e-Fatura zorunluluğu bulunmayan kişilerle de kullanılabilir. Bununla birlikte, e-Arşiv faturalarının yasal geçerliliği için faturanın dijital ortamda iletilmesi ve hem alıcı hem de satıcı tarafından saklanması gerekir. Fatura, gerektiğinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunulmak üzere dijital olarak arşivlenmelidir.
E-Arşiv Fatura Kesimi Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler
e-Arşiv faturası oluştururken, hem uyumluluğu hem de sorunsuz bir işlem sürecini sağlamak için birkaç önemli hususa dikkat edilmelidir. Öncelikle, faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından zorunlu kılınan tüm zorunlu bilgileri, satıcı ve alıcı bilgilerini, ürün veya hizmetlerin açıklamalarını, miktarları, birim fiyatları, toplam tutarları ve ilgili vergileri içermesi esastır. Ayrıca, sertifikalı e-fatura sistemlerinin kullanılması büyük bir öneme sahiptir. Çünkü yalnızca bunlar faturanın geçerliliği için gerekli yasal standartları karşılar. Fatura kayıtlarının yönetmeliklerde belirtilen süre boyunca güvenli bir şekilde saklanması gerekir.
Öte yandan e-arşiv fatura keserken yasal limitlere uymak kritik bir öneme sahiptir. 2022 yılında yayımlanan 544 numaralı Vergi Usul Kanunu tebliğine göre vergiye tabi olmayan nihai tüketicilere aynı gün içerisinde KDV dahil olarak 5.000 TL, vergiye tabi mükelleflere ise 4.400 TL’yi geçen geçe mal ve hizmetlerin satışında e-arşiv fatura düzenlemek zorunludur. Bu zorunluluğa uyulmadığı takdirde cezai işlemler uygulanabilir.
E-Arşiv Raporu Nasıl Oluşturulur ve Gönderilir?
E-Arşiv raporları, müşterilerimize ilettiğimiz e-arşiv faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı’na düzenli olarak bildirilmesi için her iş günü otomatik olarak oluşturulan ve iletilen zorunlu dokümanlardır.
Rapor Oluşturma Süreci
Raporların hazırlanabilmesi için öncelikle aşağıdaki kontrollerin yapılması gerekmektedir:
- Tüm e-arşiv faturaların eksiksiz şekilde gönderilip gönderilmediği
- Fatura numaraları ve tarihlerinde ardışık bir düzen bulunup bulunmadığı
- İptal edilen faturaların sistemde doğru şekilde kaydedilip kaydedilmediği
Bu kontroller tamamlandıktan sonra raporlar otomatik olarak ilgili mercilere iletilmektedir. Raporlama süreci, vergi mevzuatına uyum açısından kritik önem taşımaktadır ve zamanında gerçekleştirilmesi zorunludur.
E-Arşiv Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular
E-Fatura Mükellefine E-Arşiv Kesilir Mi?
E-fatura mükellefleri için de e-arşiv faturası düzenlenebilir. E-fatura sistemiyle işlem yapması gereken mükellefler, e-fatura kullanarak işlem yaparlar. Faturanın kesildiği taraf e-fatura mükellefi olmadığı takdirde e-arşiv fatura kesilebilir. e-Fatura kesilmesi zorunlu olan durumlarda e-arşiv, e-faturanın yerini tutmadığı için e-fatura kesilmesi gerekir.
E-Arşiv Fatura Kimler Keser?
E-Arşiv faturaları genellikle vergi ve muhasebe amaçları için satış işlemlerinin dijital kaydını tutması gereken işletmeler ve kuruluşlar tarafından düzenlenir. Özellikle elektronik fatura düzenlemelerinin yürürlükte olduğu birçok ülkede, KDV veya benzeri vergiler için kayıtlı şirketlerin, e-fatura sistemi olmayan müşterilere yapılan satışlar için E-Arşiv faturaları düzenlemeleri gerekir. Buna küçük işletmeler, serbest çalışanlar ve daha büyük işletmeler de dahildir. E-Arşiv faturaları düzenleme sorumluluğu satıcıya veya hizmet sağlayıcıya düşer, çünkü bu faturaları güvenli ve uyumlu bir şekilde elektronik olarak oluşturmaları ve saklamaları gerekir.
E-Arşiv Fatura Kimlere Kesilir?
E-Arşiv faturası, Türkiye’deki kurallara göre e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan ya da e-Fatura alması zorunlu olmayan kişilere verilir. Bu genellikle yerel vergi kimlik numarası bulunmayan son kullanıcılar, yabancı alıcılar ya da belli sektörlerdeki işletmeler için geçerli. Ayrıca e-Fatura sistemine dahil olmayan küçük işletmeler ya da e-Fatura kullanım zorunluluğundan muaf olan firmalar da e-Arşiv faturasıyla faturalandırılabilir. Bu tür durumlarda e-Arşiv faturaları, vergi kurallarına uygun bir şekilde dijital ortamda hazırlanıp alıcıya ulaştırılır.
E-Arşiv Fatura Kesme İşlemi İçin Mali Mühür Gerekli Mi?
E-Arşiv faturası düzenlemek için Türkiye mevzuatına göre mali mühür kullanımı zorunlu değildir. E-arşiv faturaları, fiziksel bir mali mühür yerine dijital ortamda güvenliği sağlamak amacıyla elektronik imzalar ve şifreleme gibi dijital güvenlik önlemleriyle oluşturulmaktadır. Bu önlemler, faturaların geçerliliğini ve bütünlüğünü korur. E-arşiv faturalarının geçerli olabilmesi için, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylı bir e-fatura sisteminin kullanılması ve bu sistem aracılığıyla elektronik imza ile fatura onaylanması gerekmektedir. Bu nedenle, işletmelerin mali mühür yerine dijital imza ve güvenli arşivleme yöntemleriyle mevzuata uygun fatura kesmeleri yeterlidir.
E-Arşiv Fatura Kesme İşlemi Hangi Durumlarda Geçersiz Sayılır?
E-Arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kurallara uygun şekilde düzenlenmediğinde geçersiz sayılabilir veya düzeltme gerektirebilir. Faturada alıcı bilgileri, fatura tarihi, ürün/hizmet açıklamaları gibi zorunlu alanların eksik veya hatalı olması durumunda fatura geçerli kabul edilmez. Ayrıca, e-Arşiv yerine e-Fatura kesilmesi gereken bir işlemde yanlış belge türü kullanılması da usulsüzlük doğurabilir.
Faturanın alıcıya e-posta yoluyla iletilmesi tavsiye edilse de, esas olan faturanın zamanında düzenlenip GİB sistemine raporlanmış olmasıdır. Bunun yanında, teknolojik hatalar, sistem kesintileri veya veri eksiklikleri de faturanın hatalı kaydedilmesine neden olabilir. Bu tür durumlarda iptal ya da yeniden düzenleme gerekebilir.
E-Arşiv faturalarının geçerli sayılması için doğru belge türüyle, eksiksiz ve mevzuata uygun şekilde düzenlenmesi, uygun yazılım veya özel entegratör sistemleri üzerinden zamanında GİB’e raporlanması gereklidir.
Gönderilen E-Arşiv Fatura İptal Edilebilir Mi?
E-arşiv faturalar iptal edilebilir. Ancak e-arşiv fatura iptali, GİB’in belirlediği kurallar çerçevesinde ve genellikle fatura kesildiği gün içinde, alıcı tarafından işlem görmeden önce yapılmalıdır. İptal işlemi, kullanılan platform (GİB portalı veya özel entegratör) üzerinden gerekçesi belirtilerek gerçekleştirilir. Süreç ve detaylar için fatura sisteminizin yönergelerini takip etmeniz önemlidir.
