E-irsaliye geçiş zorunluluğu, belirlenen kriterleri sağlayan mükelleflerin kâğıt irsaliye yerine dijital ortamda irsaliye düzenlemesini zorunlu kılan yasal düzenlemedir. Bu sistemde, mal sevkiyatları artık elektronik ortamda resmi olarak belgelendirilir ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Amaç, belge düzenleme süreçlerini hızlandırmak, maliyetleri düşürmek ve ticarette şeffaflığı artırmaktır. Günümüzde e-irsaliye uygulaması, firmalara kâğıt işlerini azaltma, veri güvenliğini artırma ve denetim süreçlerini kolaylaştırma imkânı sunar. Ayrıca, sevkiyatın her aşamasının izlenebilir hale gelmesi, olası hukuki uyuşmazlıkların da önüne geçer. Bu nedenle e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu yalnızca yasal bir yükümlülük değil, aynı zamanda iş süreçlerini dijitalleştiren stratejik bir adımdır.
E-irsaliye Geçiş Şartları Nelerdir?
E-irsaliye uygulamasına geçiş şartları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yıllık brüt satış hasılatı sınırları ve sektörel faaliyet alanları üzerinden şekillenmektedir. Örneğin, belirli bir hesap döneminde brüt satış hasılatı kanunda belirtilen limitin üzerine çıkan işletmeler, takip eden yılın başından itibaren e-irsaliyeye geçmek zorundadır. E-irsaliye zorunluluğu brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükellefler için geçerlidir. Bu limitler her yıl GİB tarafından güncellenir ve Resmî Gazete’de yayımlanır. Bunun dışında, bazı özel sektör grupları için hasılat sınırına bakılmaksızın geçiş zorunluluğu vardır. Akaryakıt, maden, tütün ve alkollü içecek sektörlerinde faaliyet gösteren şirketler, sektörel denetim ve vergi düzenlemeleri kapsamında doğrudan bu sisteme dâhil edilir.
E-irsaliye geçişi için öncelikle e-fatura sistemine kayıtlı olmak şarttır; çünkü e-irsaliye altyapısı, e-fatura altyapısıyla entegre çalışır. Bu sistemde kullanılan belgelerden biri olan temel fatura iptali süreci de dikkat çeker. Ayrıca mükelleflerin GİB tarafından onaylı bir özel entegratör kullanması veya kendi bilgi işlem sistemlerini GİB sistemine entegre etmesi gerekir. Geçiş sürecinde teknik kurulumun yanında personel eğitimi de önemlidir; çünkü sistemin doğru ve eksiksiz kullanılması hem cezai yaptırımlardan kaçınmak hem de iş süreçlerinin kesintisiz devam etmesi için kritik rol oynar. Bu nedenle firmaların geçiş öncesinde mali müşavirleri ve bilişim departmanlarıyla kapsamlı bir plan yapması gerekir.
Kimler e-İrsaliye’ye Geçmek Zorunda?
E-irsaliyeye geçmek zorunda olanlar, GİB’in ilgili tebliğlerinde açıkça belirtilmiştir. Öncelikle, yıllık brüt satış hasılatı belirlenen yasal limitin üzerinde olan tüm mükellefler bu sisteme geçmekle yükümlüdür. Bu limit farklı dönemlerde değişiklik gösterebilse de genellikle yüksek cirolu işletmelerden başlayarak küçük ve orta ölçekli firmalara doğru genişletilen bir kapsam söz konusudur. Ancak sadece ciro değil, sektör bazlı zorunluluklar da vardır.
Örneğin, petrol ve petrol ürünleri, tütün mamülleri, alkollü içecekler, demir-çelik, maden ve enerji sektörlerinde faaliyet gösteren firmalar ciro sınırına bakılmaksızın sisteme dahil edilir. Ayrıca, e-fatura uygulamasına dahil olan bazı alt sektörlerde de zorunlu geçiş tanımları yapılır. Yani bir şirket e-fatura mükellefi olduğunda, faaliyet alanına göre e-irsaliyeye geçiş zorunluluğu doğabilir. Bunun dışında, kamu ihaleleri veya büyük ölçekli tedarik zinciri içinde yer alan bazı firmalar da karşı tarafın sistem şartlarına uyum sağlamak için gönüllü veya zorunlu olarak geçiş yapmaktadır. Bu zorunluluğun temel amacı, sevkiyatın dijital ortamda belgelenmesi ve kayıt dışı ticaretin önlenmesidir. Özellikle nakliye, lojistik ve üretim sektörlerinde, sevkiyat irsaliyelerinin anlık olarak elektronik ortamda düzenlenmesi hem mali denetim hem de operasyonel verimlilik açısından büyük avantaj sağlar. Dolayısıyla, kimlerin e-irsaliye geçeceği hem yasal limitlerle hem de sektör koşullarıyla belirlenir.
İrsaliye Düzenlemek Zorunlu Mu?
İrsaliye, malın sevk edildiğini belgeleyen resmi bir evraktır ve Türk Ticaret Kanunu ile Vergi Usul Kanunu’nda düzenlenmiştir. Mal satışı veya sevkiyatı yapılırken, malın alıcıya ulaştırılması sürecinde irsaliye düzenlenmesi zorunludur. Bu zorunluluk hem kâğıt ortamındaki sevk irsaliyeleri hem de e-irsaliyeler için geçerlidir. Elektronik irsaliye, kâğıt irsaliyenin hukuki karşılığıdır ve dijital ortamda hazırlanır. Yani fiziki irsaliye düzenleme yükümlülüğü, e-irsaliye düzenleme yükümlülüğü olarak dijital dünyaya taşınmıştır. Sevk irsaliyesi olmadan yapılan taşıma işlemlerinde hem vergi mevzuatına göre usulsüzlük hem de idari para cezası gibi yaptırımlar uygulanır.
İrsaliye aynı zamanda ticari ilişkilerde alıcı-satıcı arasındaki sevkiyat anındaki durumun kayıt altına alınmasını sağlar ve anlaşmazlık durumlarında delil olarak kullanılabilir. Firmaların, malın satıldığı anda değil, sevkiyat başladığında irsaliyeyi düzenlemesi gerekir. E-irsaliye sisteminde ise bu belge, sevkiyattan önce veya en geç sevkiyat sırasında GİB üzerinden alıcıya elektronik olarak iletilmelidir. Bu düzenleme, lojistik süreçlerde hataları azaltmak, mal giriş-çıkış takibini sağlıklı bir şekilde yapmak ve stok yönetimini iyileştirmek açısından önem taşır. Dolayısıyla irsaliye düzenleme zorunluluğu, işletmeler için hem yasal hem de operasyonel bir gerekliliktir.
E-irsaliyeye Geçmemenin Cezası Nedir?
E-irsaliye geçiş zorunluluğu kapsamında belirtilen tarihlerde sisteme dahil olmayan işletmeler, Vergi Usul Kanunu gereğince çeşitli idari para cezaları ile karşı karşıya kalabilirler. Bu cezalar, her bir belge bazında uygulanır ve usulsüzlük cezası niteliğindedir. Örneğin, zorunlu olduğu halde e-irsaliye düzenlemeyen bir işletme, her bir eksik belge için belirlenen tutarda ceza ödemek durumunda kalır. Bu tutarlar her yıl yeniden değerleme oranına göre artırılır.
Belgelerin kağıt ortamında düzenlenmesi gereken durumlarda da aynı şekilde cezalar söz konusu olabilir. E-irsaliyeye geçmeyen firmalar yalnızca para cezası değil, aynı zamanda vergi denetimlerinde risk puanının yükselmesi gibi olumsuz sonuçlarla da karşılaşır. Bu durum, firmanın daha sık denetime tabi tutulmasına sebep olabilir. Ayrıca, e-irsaliye sistemine geçmeyen işletmeler, tedarik zincirindeki ortaklarının ve müşterilerinin dijital süreçlerine uyum sağlayamadığı için ticari kayıplar yaşayabilir. Bu nedenle, geçiş zorunluluğu olan işletmelerin teknik entegrasyonlarını ve sistem kullanım eğitimlerini zamanında tamamlamaları büyük önem taşır. Yasal süreler içinde sisteme geçmek, hem cezai yaptırımlardan korunmak hem de rekabetçi iş dünyasında geride kalmamak için kritik bir adımdır.
Geriye Dönük İrsaliye Kesilir Mi?
Peki geriye dönük irsaliye kesilir mi? Geriye dönük irsaliye kesmek, mal sevkiyatının gerçekleştiği tarihten sonra, geçmişe yönelik olarak belge düzenlemek anlamına gelir ve bu durum Vergi Usul Kanunu kapsamında genellikle kabul edilmez. İrsaliye, mal sevkiyatı başlamadan önce veya en geç sevkiyatla eş zamanlı olarak düzenlenmelidir. Geriye dönük belge kesilmesi, usulsüzlük olarak değerlendirilir ve idari para cezalarına konu olur. Elektronik ortamda da aynı kural geçerlidir; e-irsaliye, sevkiyattan önce GİB sistemi üzerinden düzenlenip alıcıya iletilmelidir. Geriye dönük irsaliye düzenlemek, özellikle denetimlerde sevkiyatın belgelendirilmediği anlamına gelir ve ayrıca stok kayıtlarındaki tutarsızlıkların tespit edilmesine yol açar. Uygulamada bazı durumlarda sevkiyat sonrası fark edilen eksikliklerin düzeltilmesi talep edilebilse de bu genellikle “düzeltme” irsaliyesi ile yapılır ve geriye dönük belgeleme olarak değerlendirilmez. Firmalar bu noktada lojistik ve muhasebe departmanları arasındaki iletişimi güçlü tutarak sevkiyat belgelerinin zamanında oluşturulmasını sağlamalıdır. E-irsaliye sisteminde, belgelerin düzenlenme ve iletilme zamanı elektronik olarak kaydedildiğinden, geriye dönük düzenleme normal koşullarda yapılamaz. Dolayısıyla işletmelerin sevkiyat planlamalarını ve belge hazırlıklarını önceden yapmaları, hem yasal uyum hem de operasyonel verimlilik açısından zorunludur.
E-irsaliye E-Taşıma İrsaliyesi Yerine Geçer Mi?
E-irsaliye ve e-taşıma irsaliyesi, birbirine benzeyen belgeler olsa da farklı amaçlara hizmet eder ve biri diğerinin yerine geçmez. E-irsaliye, malın satıcıdan alıcıya sevkiyatını belgeleyen ticari bir evraktır. E-taşıma irsaliyesi ise nakliyat firmasının yükü bir yerden başka bir yere taşıma işini üstlendiğini gösteren taşıma sözleşmesinin elektronik formudur. Bu nedenle, mal sevkiyatında hem e-irsaliye hem de e-taşıma irsaliyesi gerekebilir. Örneğin, bir üretici firma, sattığı malları e-irsaliye ile belgeleyip kendi araçlarıyla taşıyorsa sadece e-irsaliye yeterli olabilir.
Nakliye işi üçüncü bir lojistik firmaya verildiğinde, taşıma süreci için ayrıca e-taşıma irsaliyesi düzenlenir. Yasal olarak bu iki belge farklı mevzuatlara dayanır; e-irsaliye Vergi Usul Kanunu ve GİB düzenlemeleri ile, e-taşıma irsaliyesi ise Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı’nın ilgili yönetmelikleri ile belirlenmiştir. Bu nedenle, işletmelerin her iki belge türünü de kendi kullanım alanına göre doğru şekilde düzenlemesi gerekir. Sektörde sık karşılaşılan hatalardan biri, yalnızca e-irsaliye düzenleyip taşıma irsaliyesi ihtiyacını atlamaktır. Bu durum, denetimlerde eksik belgeler nedeniyle cezai yaptırımlara yol açabilir. Dolayısıyla e-irsaliye, e-taşıma irsaliyesi yerine geçmez; ikisi bir arada kullanıldığında hem yasal gereklilikler yerine getirilir hem de sevkiyat süreci eksiksiz belgelendirilmiş olur.
