Letonya’da Bakanlar Kurulu(MK), Eylül 2024’te, yapılandırılmış elektronik faturaların düzenlenmesine ilişkin yönetmeliklerin hazırlanmasını öngören Muhasebe Kanunu’ndaki değişiklikleri gözden geçirmiştir. Bu güncellemeler, Letonya’daki şirketlerin 2026 yılına kadar yapılandırılmış e-faturayı kabul etmelerini zorunlu kılan açık şartlar getirmektedir. e-fatura düzenlemeleri için belirlenen gereklilik ve hükümlerin detayları şu şekildedir:
Kapsam:
e-fatura gereklilikleri, devlet kurumlarıyla (G2G, G2B, B2G) yapılan işlemler ile Muhasebe Kanunu ve Katma Değer Vergisi Kanunu uyarınca ekonomik faaliyet yürüten şahıslar da dahil olmak üzere, Letonya’da kayıtlı şirketler arasındaki (B2B) işlemler için geçerli olacaktır. Letonya’da kayıtlı şirketler, diğer kayıtlı şirketlere mal veya hizmet faturası keserken yapılandırılmış e-faturalar düzenlemek zorundadır (Letonya Muhasebe Kanunu’nun 11. Maddesi, 14. Fıkra). Ancak, işletmeden tüketiciye (B2C) yapılan işlemlerle ilgili faturalar bu zorunluluğun kapsamına girmemektedir.
Verilerin Devlet Gelir Servisine (SRS) Gönderilmesi:
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren, şirketler e-fatura verilerini Devlet Gelir Servisi’ne (SRS) aktarmak zorunda olacak. SRS, bu verileri Letonya devletinin e-fatura hizmet sağlayıcıları ve vergi mükelleflerine yönelik birleşik portalı üzerinden alacaktır.
Bakanlar Kurulu, e-fatura işlemlerine ilişkin kanalları ve prosedürleri belirlemekten sorumludur. Şirketler, devlet tarafından belirlenmiş e-fatura teslim kanallarına uymak zorundadır (11. Madde, 15. Fıkra).
Yapılandırılmış e-Faturaların Teknik Bilgileri:
Dosya Formatı: Yapılandırılmış e-faturalar, XML formatında olmalıdır.
Uyum Standartları: XML formatı, Letonya ulusal standardına göre tanımlanmış olup, PEPPOL BIS Billing 3.0 spesifikasyonuna (PEPPOL BIS Billing 3.0 Temel Fatura Kullanım Spesifikasyonu – CIUS) uymalıdır. Bu faturalar, otomatik elektronik işlemeyi kolaylaştırmak için Avrupa standartlarına (örneğin, EN 16931-1:2017) uygun olmalıdır.”
Gönderim Yöntemleri:
Şirketler, XML formatındaki e-fatura dosyalarını Devlet Gelir Servisi’nin (SRS) Elektronik Beyan Sistemi’ne (EDS) doğrudan yükleyebilir. Alternatif olarak e-fatura dosyası, bir API aracılığıyla muhasebe yazılımından SRS’ye aktarılabilir; ancak muhasebe programı için SRS’nin e-fatura API’si ile önceden entegrasyon sağlanmış olmalıdır.
Faturalar, ücretsiz bir ulusal teslimat çözümü aracılığıyla, PEPPOL hizmet sağlayıcıları üzerinden veya taraflar arasında mutabakata varılması durumunda, vergi mükellefleri arasında bireysel olarak gönderilebilecektir.
Letonya’da e-Fatura için Uygulama Takvimi
- 1 Ocak 2025:
- e-faturalar, G2G (devletten devlete), B2G (işletmeden devlete) ve G2B (devletten işletmeye) de dahil olmak üzere, devlet idaresi ile şirketler arasındaki tüm işlemlerde kullanılmalıdır.
- Ortak bütçe kuruluşları ve bütçe kuruluşlarıyla işbirliği yapan şirketlerin gerekçe belgelerini yapılandırılmış elektronik faturalar olarak düzenlemeleri zorunludur.
- 1 Temmuz 2025’e kadar:
- Bakanlar Kurulu’nun e-fatura yönetimi ve veri gönderimi ile ilgili prosedürleri açıklayan yönetmelikleri yayınlaması bekleniyor. Bu düzenlemeler, 1 Ocak 2026 tarihinde yürürlüğe girecek.
- 1 Ocak 2026:
- e-faturalar, Letonya’da kayıtlı şirketler arasındaki ödemelerde, yani B2B (işletmeler arası) işlemlerde kullanılmalıdır.
- e-fatura verilerinin Devlet Gelir Servisi’ne aktarılması zorunlu olacak.
Şirketler arası işlemler için yapılandırılmış e-faturalar aracılığıyla verimliliği ve standardizasyonu arttırmak üzere tasarlanan değişiklikler, şirketlerin güncellenmiş çerçeveye uymasını zorunlu kılıyor. Sektörler arasında tam uyumu sağlamak için, operasyonel standartlar, gönderim protokolleri ve prosedürel kılavuzlarla ilgili ek bilgiler yayınlanacak ve prosedürle ilgili kurallar açıklanacak.
Saeima Letonya Parlamentosu, e-fatura çerçevesiyle ilgili değişiklikleri 31 Ekim 2024 tarihinde onayladı.
SNI size nasıl yardımcı olabilir?
SNI çözümü uçtan uca bir çözümdür. Yani müşterilerin ERP sistemlerinden veri elde etme, bu verileri yapılandırma ve istenen elektronik fatura formatına dönüştürme, işleme ve vergi kurumlarıyla iletişimi sağlama gibi tüm adımlar tek bir çözüm kapsamında gerçekleştirilir.
Letonya’da e-faturalandırma kapsamında, SNI çözümü aracılığıyla son kullanıcılar elektronik faturaları kolayca oluşturabilir ve kullanıcı dostu SNI e-fatura kokpiti üzerinden faturaların XML formatlarını ve okunabilir HTML/PDF versiyonlarını görüntüleyebilir. Sistem, finansal verileri doğrudan mükellefin muhasebe sisteminden alır ve gerekli formata dönüştürür. Hazırlanan e-faturalar, PEPPOL Ağı üzerinden sertifikalı erişim noktaları kullanılarak Letonya vergi otoritesine iletilir.
SNI tarafından sunulan çözüm hem giden hem de gelen faturalar için tam destek sağlar. Giden faturalar, resmi API’ler veya web servisleri aracılığıyla vergi otoritesine iletilir. Benzer şekilde, tedarikçiler tarafından müşteriler adına düzenlenen gelen faturalar da, Letonya vergi kurumunun sağladığı uygun API’ler veya servisler aracılığıyla belirli aralıklarla sisteme otomatik olarak çekilir.
Tüm gelen faturalar, kullanıcı deneyimini geliştirmek ve verilerin yönetimini kolaylaştırmak amacıyla tasarlanmış SNI Gelen Fatura Kokpiti (Inbound Cockpit) üzerinden izlenebilir. Her bir fatura hem XML (makine tarafından okunabilir) hem de HTML/PDF (kullanıcı tarafından okunabilir) formatlarda görüntülenerek, tam şeffaflık ve Letonya’daki yasal düzenlemelere uyum sağlanır.
SNI’ın sunduğu fatura mutabakatı özelliği, gelen faturaların satın alma siparişleri, irsaliyeler veya diğer dahili belgelerle otomatik olarak eşleştirilmesini sağlar. Bu özellik, manuel müdahaleyi azaltarak doğrulama sürecini hızlandırır, hata payını en aza indirir ve finansal süreçlerin verimliliğini artırır.
SNI çözümü mevcut sistemlerde herhangi bir güncelleme gerektirmez ve SAP versiyonlarından bağımsız çalışır. SAP ECC 4.7 ve üzeri, SAP R/3, SAP S/4HANA ve SAP Business Technology Platform (BTP) sistemleri ile tam uyumludur. Ayrıca SNI, müşterilerin kullandığı diğer tüm ERP sistemleriyle de entegre olabilen ERP bağımsız çözümler sunar.