Ekim 2022’de Malezya İç Gelirler Kurulu (LHDNM) ve Malezya Dijital Ekonomi Kurumu (MDEC), Ulusal e-Fatura Girişimi konusundaki işbirliklerini müştereken duyurmuşlardır. LHDNM, Malezya’da vergi idaresinden sorumludur. Yeni sistemin amacı, verimliliği arttırmak ve vergi maliyetlerini azaltmaktır. Altı ay sonra her iki taraf Ulusal e-fatura sisteminin zorunlu olarak aşamalı bir şekilde uygulanacağını duyurmuşlardır.
Bazı ülkeler, elektronik faturalandırmaya yönelik zorunlu düzenlemeleri halihazırda uygulamaya geçirmiştir; diğer ülkeler ise bunu aşamalı bir şekilde uygulamaya geçirmeyi planlamaktadır. Malezya, bu sistemi kademeli bir şekilde uygulamayı planlayan ülkeler arasındadır. Dolayısıyla Malezya’da mevcut veya gelecekte olası menfaatleri olan işletmeler, vergi dairelerinin uygulayacağı cezalardan kaçınmak için buna göre hazırlık yapmalıdır. Yeni e-faturalandırma, Malezya’da vergi mükellefi olarak kayıtlı tüm işletmeler ve devlet kurumları için geçerli olacak. Düzenlemeler, yurtiçi veya sınır ötesi işlemlerle uğraşan tüm kuruluşlar için geçerli olacak.
Malezya’da e-Fatura Uygulama Takvimi
2023 Bütçesine göre, e-Faturalandırma sisteminin aşamalı olarak uygulamaya geçirilmesi, Malezya İç Gelirler Kurulu (IRBM) tarafından onaylanmıştır. IRBM tarafından paylaşılan uygulama tarihleri, aşağıda belirtildiği gibidir:
- 1 Ağustos 2024: Yıllık geliri veya satışları 100 milyon RM’yi (Malezya Ringgiti) aşan vergi mükellefleri
- 1 Ocak 2025: Yıllık geliri veya satışları 25 milyon RM ila 100 milyon RM aralığında olan vergi mükellefleri
- 1 Temmuz 2025: Tüm vergi mükellefleri
Malezya’da e-Faturalandırma süreci
Dijital ekonominin gelişmesini desteklemek amacıyla Hükümet, Malezya’nın vergi idaresi yönetiminin verimliliğini arttırmak üzere e-Faturayı aşamalar halinde uygulamayı planlamaktadır. Bu uygulama, dijital hizmetler altyapısının güçlendirilmesi ve vergi idaresinin dijitalleştirilmesine odaklanan On İkinci Malezya Planı ile uyumludur. E-Fatura, İşletmeler Arası (B2B), İşletmeden Tüketiciye (B2C) ve İşletmeden Devlete (B2G) işlemlerle ilgili gereklilikleri karşılayarak, işlemlerin gerçek zamanlı veya gerçek zamanlıya yakın bir şekilde doğrulanması ve saklanmasını sağlayacaktır. Bu uygulama, aşağıdaki belgeleri de kapsayacaktır:
- Alacak ve Borç Senetleri
- Faturalar
- Fişler/Makbuzlar
- İptaller ve Para İadesi
Malezya’da Merkezi Sürekli İşlemlerin (CTC) Uygulanması
Bu modelde faturalar ve fişler, ilk olarak doğrulama amacıyla alıcılardan önce gerçek zamanlı olarak vergi dairelerine gönderilir. Doğrulama için yapılandırılmış bir XML faturasının API aracılığıyla IRBM platformuna iletilmesi zorunludur. Doğrulama yapıldıktan sonra tedarikçi, XML faturasını alacak ve daha sonra bu fatura, herhangi bir format veya yöntemle bir ticari tarafla paylaşılabilecektir. Alıcılar, takas işlemi tamamlanmış faturalara erişim hakkında IRBM tarafından bilgilendirilecektir. Alıcılarla fatura alışverişi konusunda, PDF ve diğer kağıt formlar kullanılabilir; ancak ilgili faturada URL içeren bir QR kodunun gösterilmesi gereklidir.
Malezya’daki Peppol Çerçevesi
Malezya’da, ileri düzeyde gelişim aşaması, birlikte işlerliği ve iyi belirlenmiş standartlara uyumu nedeniyle Peppol e-Fatura çerçevesinin uygulanması çok tercih edilmektedir. Bu çerçeve, gelişmişlik derecesi ve etkin yönetimi göz önüne alındığında, en uygun seçenek olarak geniş kabul görmektedir. Ayrıca 20’den fazla ülkenin başarılı bir şekilde entegre ettiği ve işlevlerinden yararlandığı küresel olarak en çok benimsenip uygulanan e-Fatura çerçevesi olarak göze çarpmaktadır.
Planladığı üzere bu model, Peppol ağı ile birleştirilmiş hibrit merkezi Sürekli İşlem Kontrolünü (CTC) içerecektir. IRBM, temel olarak bu modelle, faturaları alıcılara gönderilmeden önce doğrulayıp onaylayacaktır. Fatura onaylandıktan sonra IRBM, API aracılığıyla Benzersiz Tanımlama Numarası, doğrulama tarihi ve saati ve doğrulama linkini içeren geçerli bir fatura oluşturacaktır. Böylece IRBM, ihraççıyı ve alıcıyı e-posta ile bilgilendirecektir. Vergi mükellefleri, diğer etkin kanallar arasından Peppol’ü bir değişim yöntemi olarak seçebilecektir. Peppol’ün kullanılmadığı durumlarda, entegre ve otomatik elektronik değişim de kullanılabilecektir.
API, vergi mükelleflerinin e-Faturaları doğrudan Malezya İç Gelirler Kuruluna (IRBM) gönderebilmelerini sağlar ve e-Faturaları API aracılığıyla gönderme yöntemleri, aşağıda belirtilenleri içerir:
- Vergi mükelleflerinin ERP sisteminin MyInvois Sistemiyle doğrudan entegrasyonu.
- Peppol hizmet sağlayıcıları aracılığıyla.
- Peppol dışı teknoloji sağlayıcıları aracılığıyla.
SNI size nasıl yardımcı olabilir?
SNI, kamu kurum ve kuruluşları ile özel kuruluşlar arasında nitelikli faturalar oluşturma ve gönderme işlemlerine yönelik SAP çözümleri sunar.
SNI’ın çözümü, vergi mükelleflerinin verilerini kendi muhasebe sistemlerinden bulup çıkarır ve doğrudan gerekli XML formatına dönüştürür. Bunlar, Erişim Noktası Sağlayıcıları tarafından Peppol Ağı aracılığıyla iletilebilir.
SNI’ın sunduğu çözümler, hem giden hem de gelen faturalar için destek sağlar. Giden faturalar, resmi API’ler veya web servisleri aracılığıyla vergi otoritelerine iletilir. Benzer şekilde, gelen faturalar da (tedarikçiler tarafından müşterilerimiz adına düzenlenen faturalar) vergi otoritelerinin sağladığı uygun API’ler veya web servisleri kullanılarak belirli aralıklarla otomatik olarak sisteme çekilir.
Tüm gelen faturalar, kullanıcıların deneyimini geliştirmek ve verilerin kolayca yönetilmesini sağlamak için tasarlanmış SNI Gelen Fatura Kokpiti (Inbound Cockpit) üzerinde görüntülenir. Her bir faturaya, detaylı analiz edilebilmesi ve yasal düzenlemelere uyumlu olması için hem XML hem de (kullanıcı tarafından okunabilir) HTML/PDF formatlarında erişilebilir.
SNI’ın fatura mutabakatı özelliği, gelen faturaların satın alma siparişleri, irsaliyeler veya diğer dahili kayıtlarla otomatik olarak eşleştirilmesini sağlar. Bu özellik, gelen faturaların doğrulama sürecini kolaylaştırır, manuel çabayı azaltır ve hataları en aza indirerek hızlı çözümler sunar. Artan doğruluk ve verimlilikle, işletmeler finansal iş akışlarını daha iyi kontrol eder ve operasyonlarını kesintisiz sürdürebilirler.
SNI çözümü mevcut sistem versiyonlarında herhangi bir güncelleme gerektirmez ve SAP versiyonlarından bağımsız çalışır. SNI SAP çözümü, SAP ECC 4.7 ve üstü ile birlikte SAP Business Technology Platform (BTP), SAP R3 ve SAP S/4HANA sistemleriyle uyumludur. Ayrıca, SNI müşterilerin kullandığı tüm ERP sistemleri ile entegre olabilen ERP bağımsız çözümler sunar.
