Son yıllarda dijital dönüşüm süreçlerinin hız kazanmasıyla birlikte, işletmelerin mali ve operasyonel süreçlerinde önemli değişiklikler yaşanmıştır. Bu dönüşümün merkezinde yer alan uygulamalardan biri de elektronik faturalandırma sistemidir. Özellikle, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yönelik geliştirilen e-Arşiv Fatura uygulaması, hem mevzuata uyum hem de operasyonel verimlilik açısından işletmelere ciddi avantajlar sunmaktadır.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yönelik dijital ortamda düzenlenen faturalardır. Bu faturalar, elektronik imza ile imzalanarak alıcıya dijital yollarla (e-posta, SMS vb.) iletilir ve aynı zamanda belirli bir raporlama periyodu içinde GİB’e bildirilir. Temel olarak kâğıt faturanın elektronik karşılığıdır ve aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
Kimler e-Arşiv Fatura Düzenlemek Zorundadır?
2023 yılı itibarıyla, brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan işletmelerden internet üzerinden satış yapanların e-Arşiv Fatura kesmeleri zorunludur. Bu kapsam, yalnızca e-ticaret sitelerini değil; mobil uygulama üzerinden satış yapan firmaları, çevrimiçi pazar yerlerinde faaliyet gösteren satıcıları ve hizmet sağlayıcılarını da kapsamaktadır.
Zorunluluğun ötesinde, gönüllü olarak sisteme dahil olan birçok işletme de vardır. Bu tercihte en büyük etkenler, hız, maliyet avantajı, çevre dostu yaklaşım ve süreçlerin dijitalleşmesiyle elde edilen şeffaflık olmuştur.
e-Arşiv Faturanın Sağladığı Faydalar
- Operasyonel Kolaylık:
Fiziksel fatura basımı, arşivlenmesi ve müşteriye ulaştırılması gibi süreçler dijital ortama taşındığında, operasyonel yük ciddi oranda azalır. Tek tıkla fatura oluşturmak, gönderimini sağlamak ve yasal saklama zorunluluğunu dijital ortamda yerine getirmek mümkündür. - Maliyet Tasarrufu:
Kâğıt, baskı, kurye, arşivleme gibi masraflar e-Arşiv Fatura sistemiyle birlikte ortadan kalkar. Özellikle yüksek hacimli fatura düzenleyen firmalar için bu tasarruf oldukça anlamlıdır. - Hata Oranının Azalması:
Manuel faturalama süreçlerinde oluşabilecek yanlış tarih, tutar, vergi kodu gibi hatalar dijital sistemlerle en aza indirilebilir. Sistemsel kontroller sayesinde daha güvenilir veri üretimi sağlanır. - Gerçek Zamanlı Bildirim:
Düzenlenen faturalar, GİB sistemine otomatik olarak raporlanır. Bu sayede hem mükellefler hem de GİB, işlemleri anlık olarak izleyebilir. Şeffaf ve izlenebilir süreçler, vergi denetiminde de kolaylık sağlar. - Yasal Uyum:
e-Arşiv Fatura sistemi, GİB’in belirlediği format ve standartlara uygun çalıştığı için, fatura düzenleme ve saklama süreçleri tamamen mevzuata uygun olarak yürütülür. Gelişen teknolojik altyapılar sayesinde mevzuat güncellemeleri de sistemlere entegre edilerek riskler en aza indirilir. - Müşteri Memnuniyeti:
Faturaların anında ulaşması, kaybolma riskinin olmaması ve gerektiğinde kolayca erişilebilir olması, özellikle bireysel müşteriler için önemli bir avantaj sağlar.
Teknik Altyapı ve Entegrasyon
e-Arşiv Fatura sistemleri, ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) çözümleriyle entegre çalışabilmektedir. SAP, Microsoft, Oracle gibi sistemlerle uyumlu altyapılar sayesinde, satış veya sipariş kayıtlarından otomatik olarak fatura üretimi yapılabilir. Ayrıca, bu altyapılar üzerinden imzalama, gönderim ve GİB’e bildirim gibi süreçler de otomatikleştirilmiştir.
Bunun yanında, sistemin kendi kokpit arayüzleri üzerinden manuel olarak da fatura düzenlemek mümkündür. Kullanıcılar, bu ekranlar aracılığıyla müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmadığını sorgulayabilir, fatura oluşturabilir, imzalayabilir ve gönderebilir.
Güvenlik ve Arşivleme
e-Arşiv Faturalar, mali mühür veya elektronik imza ile imzalanarak güvenli bir biçimde oluşturulur. İmzalanan faturalar, mevzuata uygun şekilde dijital ortamda saklanır. Türkiye’de yürürlükte olan düzenlemelere göre, faturaların 10 yıl süreyle saklanması zorunludur. Bu saklama işlemi güvenli veri merkezlerinde yapılır ve kullanıcılar, ihtiyaç duyduklarında geçmiş faturaları sistemden kolayca erişebilir.
e-Arşiv Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
- Zamanında Bildirim: e-Arşiv Faturaların, düzenlendiği günü takip eden günün sonuna kadar GİB’e bildirilmesi gerekmektedir. Geç bildirilen faturalar için cezai yaptırımlar söz konusudur.
- İçerik Kontrolü: Faturada yer alan vergi numarası, unvan, adres gibi bilgilerin doğruluğu mutlaka kontrol edilmelidir.
- Görsel ve Teknik Format: GİB, faturaların XML formatında oluşturulmasını şart koşmakla birlikte, müşterilere okunabilir PDF formatında da gönderilmesini önermektedir.
Sıkça Sorulan Sorular
e-Arşiv Fatura ve e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Fatura yalnızca e-Fatura sistemine kayıtlı mükellefler arasında düzenlenebilirken, e-Arşiv Fatura e-Fatura sistemine dahil olmayan tüm alıcılara kesilebilir. Her iki sistem de elektronik ortamda çalışır ve benzer teknik altyapılara sahiptir.
Faturalar Nasıl Gönderilir?
Faturalar e-posta, SMS veya müşteri portalı aracılığıyla alıcıya iletilir. Gönderim sırasında alıcının onayı ya da doğrulama mekanizmaları da kullanılabilir.
Mükellefiyet Sorgulaması Nasıl Yapılır?
GİB tarafından günlük olarak güncellenen listeler aracılığıyla, alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı kontrol edilebilir. Bu sorgulama, birçok sistemde otomatik olarak yapılabilmektedir.
Dijitalleşen Türkiye’de e-Arşiv Fatura Sistemi
Türkiye’de dijitalleşme adımları, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yönlendirmeleriyle giderek daha kapsamlı bir hal almakta. e-Arşiv Fatura sistemi, bu dönüşümün önemli bir parçası olarak, işletmelere yalnızca yasal uyum sağlamakla kalmıyor; aynı zamanda operasyonel verimlilik, çevresel sürdürülebilirlik ve müşteri memnuniyeti gibi alanlarda da katkı sunuyor.
Günümüzde hem küçük ölçekli işletmeler hem de büyük kurumlar için e-Arşiv Fatura sistemi, dijitalleşme stratejilerinin merkezine yerleşmiş durumda. Bu sistemin sunduğu avantajları doğru şekilde değerlendiren ve teknik altyapısını buna uygun şekilde kuran firmalar, dijital çağda rekabet avantajı elde edebilmektedir.