Türkiye’deki dijital dönüşüm süreçleri, ticari hayatın merkezinde yer alan faturalama sistemlerini kökten değiştirmiş ve işletmeler için yeni sorumluluklar doğurmuştur. Özellikle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen e-Dönüşüm uygulamaları, kağıt israfını önlemek ve kayıt dışı ekonomiyle mücadele etmek amacıyla e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi elektronik belge türlerini hayatımıza sokmuştur. Ancak, bu iki kavramın sıklıkla birbirine karıştırılması, muhasebe departmanlarında ve işletme sahiplerinde ciddi soru işaretlerine neden olmaktadır. “Ben e-Fatura mükellefiyim, kime hangi faturayı keseceğim?” sorusu, hatalı işlem yapma korkusuyla birleştiğinde ticari süreçleri yavaşlatabilmektedir. Yanlış fatura türünü seçmek, sadece bürokratik bir hata olarak kalmaz; aynı zamanda işletmenizi ciddi mali yaptırımlarla ve usulsüzlük cezalarıyla karşı karşıya bırakabilir.
e-Fatura Mükellefi e-Arşiv Fatura Kesebilir mi? Yasal Durum ve Cezalar
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği mevzuata göre, bir işletmenin e-Fatura sistemine dahil olması, onun tüm faturalarını sadece e-Fatura olarak keseceği anlamına gelmemektedir ve bu durum “E-fatura mükellefi e arşiv kesebilir mi? sorusunun temelini oluşturur. Yasal düzenlemeler çerçevesinde, e-Fatura kapalı devre bir sistemdir ve yalnızca sisteme kayıtlı olan kullanıcılar arasında dolaşımı mümkündür. Bu nedenle bir e-Fatura mükellefi, karşı tarafın da e-Fatura mükellefi olması durumunda kesinlikle ve sadece e-Fatura düzenlemek zorundadır.
Fatura düzenlenecek alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse gönderici firma bu alıcıya e-Fatura düzenleyemeyeceği için devreye e-Arşiv Fatura girmektedir. Dolayısıyla, e-Fatura mükellefi olan bir işletme, alıcının durumuna bağlı olarak e-Arşiv Fatura kesebilir ve hatta kesmek zorundadır; bu ayrım tamamen alıcının vergi mükellefiyeti statüsüne ve dijital sisteme dahil olup olmadığına göre belirlenir.
Bu noktada yapılan en kritik hata, e-Fatura mükellefi olan bir alıcıya sehven veya bilgi eksikliği nedeniyle e-Arşiv Fatura düzenlenmesidir. Bu durum Vergi Usul Kanunu kapsamında ciddi yaptırımları beraberinde getirir. Mevzuata göre e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmesi cezası, faturanın hiç düzenlenmemiş sayılması riskini doğurur. Bu durumda her bir belge için faturada yazan meblağın %10’u oranında usulsüzlük cezası kesilmesine neden olur.
e-Arşiv ve Kağıt Fatura Kesme Sınırları
Dijitalleşme sürecinin hız kazanmasıyla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı, kağıt fatura kullanımını minimuma indirmek amacıyla her yıl güncellenen limitler belirlemekte ve bu limitlerin üzerindeki satışlar için e-Arşiv Fatura düzenlenmesini zorunlu kılmaktadır. Güncel düzenlemeler ışığında, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura mükellefi olmayan işletmelerin dahi, vergisel yükümlülükleri çerçevesinde belirli tutarları aşan satışları için kağıt fatura yerine GİB’in sunduğu e-Arşiv Portal üzerinden fatura düzenlemeleri gerekmektedir. Özellikle kağıt fatura kesme sınırı olarak bilinen bu limitler, vergi mükellefi olan alıcılar ve vergi mükellefi olmayan nihai tüketiciler için farklılık göstermekle birlikte, genel eğilim bu limitlerin her yıl düşürülerek daha fazla işlemin elektronik ortama taşınması yönündedir. Bir işletme, aynı gün içerisinde aynı kişiye veya kuruma düzenlediği faturaların toplam tutarı belirlenen yasal sınırı aşıyorsa, bu faturaların tamamının e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunludur ve bu kuralın ihlali durumunda kağıt olarak düzenlenen belgeler geçersiz sayılarak cezai işlem uygulanır.
- e-Arşiv fatura düzenleme sınırı: Vergi mükellefi olmayanlara: 5.000 TL ve üzeri.
Vergi mükelleflerine: 30.000 TL ve üzeri.
- Kağıt fatura düzenleme sınırı: Yukarıdaki tutarların altındaki işlemler için kağıt fatura kesilebilir.
- Sınır aşımı durumunda: Belirlenen tutarların üzerinde yapılan işlemlerde e-Arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur.
- Belge türü seçimi: Limit aşılmışsa kağıt fatura düzenlenmesi usulsüzlük sayılır ve cezaya tabidir.
- Zorunlu e-Arşiv kullanıcıları: e-Fatura’ya kayıtlı olan işletmeler, bu limitler kapsamında e-Arşiv fatura düzenlemekle yükümlüdür.
7 Gün İçinde Fatura Kesilmemesi Cezası ve Gecikme Durumları
Vergi Usul Kanunu’nun ilgili maddeleri gereğince, malın teslimi veya hizmetin ifasından itibaren faturanın düzenlenmesi için tanınan azami süre yedi gün olarak belirlenmiştir. Bu süre hak düşürücü bir nitelik taşımaktadır. 7 gün içinde fatura kesilmemesi cezası, işletmelerin en sık karşılaştığı yaptırımlardan biri olup, bu sürenin aşılması durumunda fatura hiç düzenlenmemiş sayılarak her bir belge için özel usulsüzlük cezası uygulanır. Bu yedi günlük süre, malın irsaliye ile teslim edildiği tarihi veya hizmetin tamamlandığı tarihi takip eden günden itibaren işlemeye başlar ve sürenin son günü tatile denk gelse dahi bu zorunluluk devam eder; dolayısıyla işletmelerin muhasebe süreçlerini bu sıkı takvime göre ayarlamaları gerekmektedir. Faturanın zamanında düzenlenmemesi, sadece usulsüzlük cezası ile sınırlı kalmayıp, aynı zamanda KDV’nin dönemselliği ilkesine aykırılık teşkil edeceğinden vergi ziyaı cezası gibi daha ağır yaptırımlara da yol açabilir.
İşletmelerin operasyonel yoğunluk veya sistemsel aksaklıklar nedeniyle faturayı zamanında düzenleyemediği durumlarda, geçmişe dönük fatura kesmek teknik olarak mümkün görünse de, bu işlem beraberinde ciddi riskler barındırmaktadır. Elektronik fatura sistemlerinde her faturanın bir zaman damgası ve müteselsil sıra numarası bulunduğu için, geriye dönük düzenlenen bir faturanın tarihi ile sistemdeki oluşturulma zamanı arasındaki uyumsuzluk, olası bir vergi incelemesinde kolaylıkla tespit edilebilir.
e-Fatura Mükellefi Olmayan Firmalara Hangi Fatura Kesilir?
Bir işletme e-Fatura sistemine dahil olduğunda, ticari ilişkide bulunduğu tüm tarafların da aynı dijital olgunluk seviyesinde olmasını bekleyemez. Bu nedenle e-Fatura mükellefi olmayan firmalara veya şahıslara yapılacak satışlarda izlenecek yol haritası farklılaşır. Eğer alıcı taraf e-Fatura kullanıcısı değilse, bu firmaya veya şahsa düzenlenecek belgenin türü e-Arşiv Fatura olmalıdır. Çünkü e-Fatura sistemi sadece sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında veri akışını sağlayan kapalı bir ağdır. Dolayısıyla, e-Fatura mükellefi olan satıcı, karşısındaki firma e-Fatura kullanmıyorsa, faturasını e-Arşiv Fatura formatında düzenler ve bu belgeyi alıcıya kağıt çıktı olarak elden teslim edebilir veya alıcının rızası dahilinde e-posta gibi elektronik yöntemlerle iletebilir.
e-Fatura ve e-Arşiv Arasındaki Farklar (Doğru Fatura Türünü Seçmek)
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, temelde aynı hukuki niteliğe sahip olsalar da, kullanım alanları, teknik altyapıları ve muhatapları bakımından birbirlerinden kesin çizgilerle ayrılan iki farklı elektronik belge türüdür. e-Fatura, gönderici ve alıcının her ikisinin de Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sunucuları üzerinden birbirine bağlı olduğu, faturanın anlık olarak iletildiği ve alıcının sistemine düştüğü kapalı devre bir yapıdır; yani burada kağıt çıktı alma zorunluluğu yoktur ve belge tamamen dijital ortamda hukuki geçerlilik kazanır. Buna karşılık e-Arşiv Fatura, alıcının e-Fatura sistemine dahil olmadığı durumlarda devreye giren, faturanın ikinci nüshasının elektronik ortamda saklandığı, birinci nüshasının ise alıcıya elektronik yolla veya kağıt çıktı olarak iletilebildiği daha esnek ve genel bir sistemdir.
Doğru fatura türünü seçmek, işletmenin muhasebe departmanının en önemli sorumluluklarından biridir ve bu seçim süreci, alıcının statüsünün doğru tespit edilmesine dayanır. Eğer bir işletme, e-fatura mükellefine e arşiv fatura kesilmesi hatasına düşerse, bu durum e-Fatura sisteminin alıcının faturayı resmi kayıtlarına almasını zorlaştırır. e-Fatura’da alıcının faturayı kabul veya reddetme gibi sistem üzerinden işlem yapma hakkı bulunurken, e-Arşiv Fatura’da süreç daha tek taraflı işler ve belge düzenlendiği anda geçerlilik kazanır. Ayrıca, iptal ve itiraz süreçleri de iki sistem arasında farklılık gösterir; e-Fatura’da itirazlar genellikle KEP veya noter aracılığıyla yapılırken, e-Arşiv Fatura’da belirli süreler içinde portal üzerinden iptal talebi oluşturulabilir.
