Polonya B2B (İşletmeler Arası) e-faturalandırma

Poland B2B e-Fatura (e-faktura ya da faktura ustrukturyzowana)

JPK-V7M/VDEK KDV beyannamesi çerçevesinde, Polonya hükümeti 2026 yılından itibaren Merkezi Hükümet Platformu üzerinden B2B e-faturalamanın başlayacağını ve bunun Ulusal Elektronik Faturalama Sistemi (KseF) aracılığıyla gerçekleştirileceğini açıkladı. Yeni getirilen e-faturalama onay sistemi, İtalya’nın SDI sistemine benzer bir şekilde işleyecektir.

Polonya e-Fatura Sistemi Nedir?

Elektronik faturalama, tedarikçiler ve alıcılar arasında elektronik fatura belgelerinin değişimini kapsar. e-fatura, belirli bir veri formatında düzenlenir, iletilir ve alınır; bu sayede otomatik ve elektronik işleme imkanı sağlar. Bunun kapsamı, 2014/55/AB Direktifi’nde tanımlanmıştır.

KSeF, her faturanın alıcıya gönderilmeden önce Polonya Vergi Dairesi tarafından onaylanmasını gerektiren bir gerçek zamanlı onay modelini getirmektedir.
Bu onay süreci, faturanın doğruluğunu gerçek zamanlı olarak kontrol etmeyi içerir. Kontroller şunları kapsar:

• Zorunlu alanların doldurulmuş olması
• Sayısal alanların geçerli sayılar içermesi
• Karakter sınırlarının aşılmaması

Bir fatura onaylandıktan sonra, resmi kaydını doğrulamak amacıyla bu faturaya özel bir KSeF numarası atanır. KSeF numarası, her doğrulanan faturayı KSeF sistemi içinde eşsiz şekilde tanımlayan 36 karakterli alfanümerik bir dizedir ve bu numara olmadan bir fatura yasal olarak geçerli sayılmaz.

Doğrulanan tüm faturalar merkezi bir portalda saklanır. Hem satıcılar hem de alıcılar, ilgili fatura kayıtlarına erişmek için sisteme giriş yapabilirler.

KSeF dışındaki platformlarda paylaşılan faturalar—örneğin PDF formatındaki faturalar—KSeF numarasını ve doğrulama için bir QR kodunu içermelidir. Bu, özellikle muhasebe ekipleri ve dış denetçiler için oldukça faydalıdır.

Polonya’da e-Fatura Sistemi ve Uygulama Kuralları

KSeF, işletmelerin faturalama sistemlerini manuel dosya yüklemeye gerek kalmadan doğrudan birbirine bağlamasına olanak tanıyan API tabanlı bir entegrasyon sağlar. Bu sistem, çıkış faturalarının otomatik olarak gönderilmesi ve giriş faturalarının otomatik olarak alınması işlemlerini içerir.

KSeF, üç farklı ortamda çalışır: Demo, Test ve Üretim.

Fatura göndermek için öncelikle bir token almanız gerekir. Bu token, güvenli yöntemlerle, örneğin nitelikli elektronik imza, güvenilir imza veya elektronik mühür kullanılarak ve işletmenin NIP veya PESEL numarasıyla oluşturulur.

Kimlik doğrulama işlemi tamamlandıktan sonra, faturalar XML formatında gönderilir. Polonya, özel bir şema kullanır ve mevcut sürüm FA(2)’dir; FA(3) sürümünün yakında yayımlanması planlanmaktadır.

Faturaların görsel damga veya imza içermesi gerekmez, çünkü KSeF’in kimlik doğrulama süreci ve zaman damgası, yasal uyumluluğu sağlamaktadır.

Polonya’da e-Fatura İçin Gereksinimler

Polonya’da düzenlenen faturaların içermesi gereken bilgiler şunlardır:

• Fatura düzenlenme tarihi
• Sıralı fatura numarası
• Tedarikçi ve alıcının adı ve adresi
• Tedarikçinin KDV kayıt numarası (önek dahil)
• Alıcının KDV kayıt numarası (önek dahil)
• Teslimat tarihi (fatura düzenleme tarihinden farklıysa)
• Tedarik edilen mal veya hizmetlerin açıklaması
• Malın miktarı ve birim ölçüleri veya hizmetin niteliği
• Birim fiyatı, KDV hariç
• İndirim tutarları (birim fiyata dahil edilmemişse)
• Tedarik edilen mal veya hizmetlerin değeri, KDV hariç (net satış değeri)
• Uygulanan KDV oranları
• KDV oranlarına veya istisnalara göre toplam net vergiye tabi tutar
• Farklı KDV oranlarına ilişkin KDV tutarları

Polonya’da e-Fatura uygulaması ne zaman zorunlu hale gelecek?

Polonya’da zorunlu B2B e-faturalar kademeli olarak uygulanmaktadır.
1 Şubat 2026’dan itibaren, yıllık geliri 200 milyon PLN’yi aşan işletmeler için KSeF üzerinden e-fatura kesmek zorunlu hale gelecektir.
Yalnızca iki ay sonra, 1 Nisan 2026 itibarıyla bu zorunluluk, gelir büyüklüğünden bağımsız olarak tüm vergi mükellefi işletmeleri kapsayacaktır.

B2C işlemler bu zorunluluğun dışında tutulmuştur, ancak işletmeler isterlerse KSeF üzerinden B2C faturaları isteğe bağlı olarak düzenleyebilir.
B2G işlemlerde ise işletmeler mevcut PEF platformu ile yeni KSeF sistemi arasında seçim yapabilirler.
Polonya’da yerleşik olmayan yabancı şirketler de bu zorunluluktan muaftır.

SNI size nasıl yardımcı olabilir?

SNI çözümü, KSeF tarafından talep edilen bilgileri içeren kendi özelleştirme tablolarına sahiptir. Bu tabloların eşleştirilmesi sayesinde, e-faturaları istediğiniz XML formatında oluşturabilir ve kullanıcı dostu kokpitte toplayabilirsiniz. E-fatura oluşturulduktan sonra, SNI çözümü e-faturaların KSeF portalı üzerinden imzalanması ve gönderilmesinde size yardımcı olur.

SNI’ın sunduğu çözümler, hem giden hem de gelen faturalar için tam destek sağlar. Almanya’nın mevcut e-faturalama gereksinimlerine paralel olarak, SNI işletmelere gelen faturaları XML formatından insan tarafından okunabilir bir formata dönüştürerek düzenlemelere uyum sağlamalarına yardımcı olur. Gelen veriler okunduktan sonra, veri akışı ilgili tablolara yönlendirilir ve bu tablolardan ilgili modüle bilgi aktarılır. Düzenlemede belirtilen tüm formatlar, SNI sistemi tarafından okunabilir ve kaydedilebilir.

Tüm gelen faturalar, kullanıcıların deneyimini geliştirmek ve verilerin kolayca yönetilmesini sağlamak için tasarlanmış SNI Gelen Fatura Kokpiti (Inbound Cockpit) üzerinde görüntülenir. Her bir faturaya, detaylı analiz edilebilmesi ve yasal düzenlemelere uyumlu olması için hem XML hem de (kullanıcı tarafından okunabilir) HTML/PDF formatlarında erişilebilir.

SNI’ın fatura mutabakat özelliği, gelen faturaların satın alma siparişleri, irsaliyeler veya diğer dahili kayıtlarla otomatik olarak eşleştirilmesini sağlayarak doğrulama sürecini kesintisiz ve hızlı hale getirir. Bu sayede faturaların kontrolü kolaylaşır, manuel işlemler azalır ve hata riski minimize edilerek hızlı çözümler sunulur. Gelişmiş doğruluk ve verimlilikle işletmeler, finansal süreçleri üzerinde daha etkin kontrol sağlarken operasyonlarını da sorunsuz şekilde yönetebilir.

SNI çözümü mevcut sistem versiyonlarında herhangi bir güncelleme gerektirmez ve SAP versiyonlarından bağımsız çalışır. SNI SAP çözümü, SAP ECC 4.7 ve üstü ile birlikte SAP Business Technology Platform (BTP), SAP R3 ve SAP S/4HANA sistemleriyle uyumludur. Ayrıca, SNI müşterilerin kullandığı tüm ERP sistemleri ile entegre olabilen ERP bağımsız çözümler sunar.