SAF-T & KDV Raporlaması

Vergi Yönetimi Standart Denetim Dosyası (SAF-T) Nedir?

SAF-T, işletmeler ile vergi otoriteleri arasında muhasebe verilerinin elektronik olarak iletilmesine yönelik, 2005 yılında OECD tarafından oluşturulan uluslararası bir standarttır. Daha karmaşık finansal raporlamaları kapsayabilmek için 2010 yılında revize edilmiş 2.0 versiyonu yayınlanmıştır.

Temel amacı, muhasebe verilerinin iletimini uyumlu hale getirerek dijital vergi denetimlerini mümkün kılmaktır.

Ancak tüm OECD ülkelerinin SAF-T kullandığını belirtmek doğru değildir. Örneğin, Birleşik Krallık farklı bir yaklaşım seçmiş ve SAF-T yerine, KDV beyannamelerinin dijital gönderimine odaklanan Making Tax Digital (MTD) girişimini uygulamaya koymuştur.

Ayrıca SAF-T yalnızca KDV ile sınırlı değildir. Yerel mevzuata bağlı olarak dosya; genel muhasebe kayıtlarını, alacak ve borç hesaplarını, stok bilgilerini ve hatta bordro verilerini de içerebilir. Bu esneklik, SAF-T’yi çok çeşitli vergi ve uyum ihtiyaçlarını destekleyebilecek çok yönlü bir araç haline getirir.

KDV Raporlaması Nedir?

KDV raporlaması, bir işletmenin satış ve satın alma işlemleri, vergilendirilebilir tutarlar ve KDV bilgilerini içeren işlemsel kayıtlarının özetidir. Çoğu ülkede mevzuata bağlı olarak aylık veya üç aylık dönemlerde sunulur.

AB’de en yaygın formatlar KDV beyannamesi (VAT return) ve SAF-T dosyalarıdır. Birçok ülkede SAF-T dosyasının zamanla geleneksel KDV beyannamelerinin yerini alması beklenmektedir.

KDV raporlaması, AB vergi uyumunun merkezinde yer alır çünkü Katma Değer Vergisi üye ülkeler için en büyük gelir kaynaklarından biridir. Ancak aynı zamanda sahtekarlığa en açık alanlardan biridir. “KDV açığı (VAT gap)” — yani beklenen KDV gelirleri ile fiilen toplanan gelirler arasındaki fark — Avrupa genelinde önemli boyutlarda kalmaktadır.

KDV raporlamasının dijitalleşmesi sayesinde vergi otoriteleri, tutarsızlıkları daha hızlı tespit edebilir, sahtekarlığı en aza indirebilir ve daha doğru, şeffaf bir tahsilat sağlayabilir.

Geleneksel KDV Beyannamesi ve SAF-T Farklılıkları

• Geleneksel KDV Beyannamesi: İşletmeler, satış ve alışların toplamını ve ödenmesi gereken KDV tutarını özetleyen manuel formlar veya çevrimiçi şablonlar sunardı. Ancak bu beyanlarda işlem düzeyinde detay bulunmadığından doğrulama imkânı sınırlıydı.
• SAF-T: Yapılandırılmış XML dosyaları aracılığıyla fatura, muhasebe defteri ve müşteri bilgileri gibi ayrıntılı işlem kayıtlarını içerir. Bu sayede otoriteler alıcı-satıcı verilerini otomatik çapraz kontrol edebilir, düzensizlikleri anında belirleyebilir ve KDV sahtekarlığına karşı güçlü bir savunma oluşturabilir.

Kısaca: KDV beyannamesi “Ne kadar vergi ödenecek?” sorusuna yanıt verirken, SAF-T “Bu vergi hangi işlemlerden doğdu?” sorusunu yanıtlar.

SAF-T Formatı ve Teknik Yapısı

SAF-T formatı, XML tabanlıdır ve bu sayede tutarlılık, makine tarafından okunabilirlik ve sınır ötesi uyumluluk sağlar.

• OECD Çekirdek Yapısı:: <Customer>, <Supplier>, <Invoice>, ve <TaxTable> gibi evrensel bileşenleri içerir.
• Yerel Uyarlamalar: Her ülke kendi şemasını özelleştirir. Örneğin

-Portekiz SAF-T (PT): Yazar kasa için ek alanlar zorunlu.

–Polonya JPK: KDV beyannamesi verilerini doğrudan XML dosyasına entegre eder.

Bu çift katmanlı sistem (OECD + ulusal uyarlama), işletmelerin ERP/muhasebe yazılımlarını yerel gerekliliklere uygun şekilde yapılandırmasını zorunlu kılar.Bu genellikle hesapların özel olarak eşleştirilmesini, vergi kodlarının ayarlanmasını veya para birimi ve dil formatlarının değiştirilmesini içerir.

SAF-T Line Nedir?

Bir SAF-T line, tek bir işlemi temsil eder: bir fatura satırı, bir yevmiye kaydı veya bir defter girdisi olabilir. Her satırda işlem tarihi, vergilendirilebilir tutar, KDV oranı ve KDV tutarı gibi detaylı alanlar yer alır.

Bu granüler düzey, denetçilerin işlemleri kaynak belgelerden KDV beyanlarına kadar izleyebilmesine olanak tanır.

SAF-T Süreci

Genel olarak SAF-T süreci dört ana adımdan oluşur:

1. Veri Alma – Muhasebe ve işlemsel veriler SAP, Oracle veya Microsoft Dynamics gibi ERP sistemlerinden alınır. Bu kapsamda faturalar, defter kayıtları ve müşteri verileri dâhildir.
2. Ülke Formatına Uyarlama– Alınan veriler, ulusal SAF-T formatına uyarlanır. Örneğin, Polonya’da şirketlerin hesap planlarını JPK_V7 yapısına eşlemesi gerekirken; Portekiz’de belirli fatura kategorilerinin eşleştirilmesi zorunludur.
3. Dosya Doğrulama – Oluşturulan XML dosyası hatalara karşı test edilmelidir. Vergi otoriteleri genellikle çevrim içi doğrulama araçları sunar: Portekiz’de e-fatura portalı, Polonya’da ise JPK test ortamı kullanılmaktadır.
4. Gönderim – Doğrulanan dosya vergi otoritesine iletilir. Gönderim, ulusal gerekliliklere bağlı olarak, ya devletin web portalı üzerinden manuel yapılabilir ya da API entegrasyonu aracılığıyla otomatik olarak gerçekleştirilebilir.

Bu süreç hem teknik doğruluğu hem de yasal uyumu garanti eder.

SAF-T Nasıl Gönderilir?

SAF-T dosyası genellikle ERP veya muhasebe yazılımları (örneğin SNI SAF-T çözümü) kullanılarak oluşturulur. Dosya oluşturulduktan sonra şirketler iki yöntemden birini seçebilir:

• Manuel Yüklemeler: Küçük işletmeler için uygundur, ancak hata veya gecikmelere açıktır.
• API ile Otomatik Gönderim: Daha büyük işletmelerin tercih ettiği yöntemdir; zamanında ve tutarlı raporlamayı garanti eder.

Başarılı bir süreçte, SAF-T verileri düzenli olarak KDV beyannameleriyle karşılaştırmalı, son tarihlerden önce deneme gönderimleri yapmalı ve tutarsızlıkları önlemek amacıyla güçlü iç kontrol mekanizmaları uygulamalıdır.

Avrupa’da SAF-T Raporlama Gereklilikleri

SAF-T, farklı kapsam ve sıklıklarla olmak üzere birçok Avrupa ülkesinde uygulanmaktadır:

• Portekiz: Fatura ve defterler için SAF-T (PT) dosyalarının aylık gönderimi zorunludur.
• Polonya: 2020’den itibaren JPK_V7 dosyası, KDV beyannamesi ile işlem bazlı verileri tek bir gönderimde birleştirmektedir.
• Norveç: 2020’den beri SAF-T zorunludur, ancak yalnızca talep üzerine gönderilir.
• Avusturya: SAF-T dosyaları sadece denetimlerde istenir, düzenli periyodik gönderim zorunlu değildir.
• Fransa: SAF-T esas olarak denetimlerde talep edilir, ancak kademeli olarak dijital raporlamaya uyum sağlanmaktadır.
• Romanya: 2022’den itibaren SAF-T (RO) gönderimleri zorunludur. Romanya mevzuatına göre üç farklı SAF-T rapor tipi vardır: aylık standart rapor, yıllık varlık raporu ve talep üzerine stok raporları.

Genel eğilim açıktır: ülkeler “talep üzerine” dosya modelinden düzenli, periyodik ve hatta gerçek zamanlı raporlamaya geçmektedir.

SAF-T’nin Sağladığı Faydalar

Vergi Otoriteleri için:

• Daha hızlı ve hedefli denetim imkânı
• Sahtekârlık tespitinde gelişmiş yöntemler ve KDV açığının azaltılması
• Ortak standart sayesinde uluslararası işbirliğinin güçlenmesi

İşletmeler için:

• Veri hazırlamanın otomasyonu, manuel iş yükünün azalması
• Ulusal kurallara global bir çerçevede uyum sağlanması
• Yapılandırılmış raporlama ile finansal veri yönetiminin iyileştirilmesi
• İdari maliyetlerin ve denetim kaynaklı iş kesintilerinin azaltılması

Özetle:

KDV beyannameleri uzun yıllar boyunca vergi raporlamasında önemli bir rol oynamaktadır. Ancak giderek dijitalleşen ekonomide artık tek başına yeterli değil.

Standard Audit File for Tax (SAF-T), hem işletmeler hem de vergi otoriteleri için daha ayrıntılı, standartlaştırılmış ve şeffaf bir sistem sunar.

Avrupa, VAT in the Digital Age (ViDA) girişimi ile ilerlerken, SAF-T’nin e-fatura ve gerçek zamanlı fatura raporlama çerçeveleriyle daha da yakınsaması beklenmektedir. Bu dönüşüm, dijital uyumun yalnızca toplamların beyan edilmesi değil, aynı zamanda tam, doğrulanabilir işlem geçmişlerinin standart formatlarda sunulması anlamına geldiğini göstermektedir.