Yayın Tarihi: Mart 2022
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 30 Nisan 2020 tarihinde www.edefter.gov.tr adresinde yayınlanan duyuruya ve muhasebe fişlerinin muhafazası ve ibrazına ilişkin duyuruya dayanılarak hazırlanan SNI e-muhasebe fişi çözümü, şirketlerin muhasebe fişlerini ilgili usul ve esaslara göre düzenlenmesine ve saklamasına olanak tanımaktadır.
Üç ana tipteki muhasebe fişlerinin (Tahsil Fişi, Tediye/Ödeme Fişi ve Mahsup Fişi) zorunlu içeriği ve formatını ve bunların dijital olarak değiştirilemeyecek şekilde imzalı ve mühürlü bir biçimde saklanması gerekliliğini belirtmektedir.
Aşağıdaki bilgiler, ilgili uygulamada muhasebe fişinde asgari olarak bulunması zorunlu bilgiler olarak belirlenmiştir.
- Mükellefin adı / soyadı veya unvanı ile VKN veya TCKN’si
- Fişin türü (Tahsil / Tediye (Ödeme) / Mahsup)
- Fişin düzenleme tarihi (gün/ay/yıl)
- Fişin düzenleme zamanı (saat ve dakika)
- Fiş numarası (müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir)
- Fişin ait olduğu yevmiye madde numarası
- Borçlu hesabın kodu (ana hesap ve alt/muavin hesap koduyla birlikte)
- Borçlu hesabın adı (ana hesap ve alt/muavin hesap adıyla birlikte)
- Borçlu hesabın tutarı
- Alacaklı hesabın kodu (ana hesap ve alt/muavin hesap koduyla birlikte)
- Alacaklı hesabın adı (ana hesap ve alt/muavin hesap adıyla birlikte)
- Alacaklı hesabın tutarı
- Fişin borç toplamı
- Fişin alacak toplamı
- Fişin sayfa numarası (ilgili sayfa no./toplam sayfa no. şeklinde)
- Alacaklı ve borçlu hesaplar bazında açıklama
- Fişi onaylayanın adı, soyadı ve imzası
SNI e-muhasebe fişi çözümünün başlıca özellikleri nelerdir?
- Muhasebe departmanı çalışanlarının fiziksel olarak işyerinde bulunma zorunluluğunu ortadan kaldırır.
- Elektronik olarak saklanan belgeler, beyana hazır halde tutulur.
- FI kayıtlarından okunan verilerle doğru ve eksiksiz veriler hazırlar.
- Muhasebe fişlerinizi periyodik olarak elektronik ortamda oluşturur.
- e-muhasebe fişi kokpitinde bulunan imza butonu aracılığıyla bir zaman damgalı elektronik mühürle imzalama yoluyla veri güvenliği ve değişmezliğini sağlar.
- Kullanıcı tabanlı yetkilendirme nesnelerine sahiptir.
- SAP’de bir onay aşaması yaratma olanağını sunar.
- Güncellemeler, GİB ile sürekli iletişim halindeki ekiplerimiz tarafından kapsamlı bir şekilde tamamlanır.
* Tüm SNI çözümleri, SAP onaylıdır.
e-Muhasebe Fişi Yasal Yükümlülükleri ve Teknik Detaylar
E-Muhasebe Fişi nedir ve hangi amaçla kullanılır?
E-Muhasebe Fişi, işletmelerde gerçekleşen mali işlemlerin yevmiye defterine aktarılmadan önce kayıt altına alınmasını sağlayan elektronik muhasebe belgesidir. Muhasebe süreçlerinde işlemler önce muhasebe fişlerine işlenir, ardından defter kayıtları oluşturulur. Elektronik ortamda düzenlenen fişler, kayıtların daha güvenli ve izlenebilir şekilde yönetilmesine yardımcı olur. Bu yapıyla beraber belge erişimini hızlanır, arşivleme süreçleri kolaylaşır ve denetimlerde kayıtların dayanağının açık şekilde gösterilebilir. Dijital muhasebe altyapısının önemli bir parçası olan e-Muhasebe fişleri, özellikle e-Defter süreçlerinin düzenli yürütülmesine katkı sağlar.
E-Muhasebe Fişi ile e-Defter uygulaması arasındaki farklar nelerdir?
E-Muhasebe Fişi ve e-Defter farklı aşamalara hizmet eder. E-Muhasebe fişi, muhasebe kaydının oluşturulduğu işlem seviyesini temsil ederken e-Defter bu kayıtların yasal defter formatına dönüştürülmüş halidir. Muhasebe fişleri işletme içinde hazırlanır ve saklanır; doğrudan idareye gönderilmez. e-Defter ise resmi elektronik defter niteliğindedir ve berat dosyası aracılığıyla sisteme yüklenir. Başka bir ifadeyle muhasebe fişleri kayıtların kaynağını, e-Defter ise bu kayıtların hukuki sonucunu oluşturur. İdeal bir e-Defter süreci için muhasebe fişlerinin doğru ve düzenli şekilde oluşturulması önem taşır.
Hangi tür muhasebe fişleri elektronik ortamda düzenlenebilir?
Elektronik ortamda üç temel muhasebe fişi türü düzenlenebilir:
- Tahsil fişi: Kasaya yapılan para girişlerini gösterir
- Tediye (ödeme) fişi: Kasadan yapılan ödemeleri kayıt altına alır
- Mahsup fişi: Nakit içermeyen muhasebe işlemlerinde kullanılır
Elektronik muhasebe fişlerinde fiş numarası, düzenleme tarihi, hesap bilgileri, borç ve alacak tutarları ile onay bilgileri gibi belirli asgari alanların bulunması gerekir. Standart veri yapısı sayesinde muhasebe kayıtları sistematik hale gelir ve işlemlerin doğruluğu ile denetlenebilirliği artırılır.
E-Muhasebe Fişi kullanımı zorunlu mudur, yoksa isteğe bağlı mı?
Elektronik muhasebe fişi kullanımı zorunlu değildir. İşletmeler muhasebe fişlerini kağıt ortamında veya elektronik ortamda düzenlemeyi tercih edebilir. Ancak e-Defter uygulamasına dahil olan mükelleflerin muhasebe fişlerini saklama yükümlülüğü bulunmaktadır. Zorunlu olan fişlerin elektronik olması değil, muhasebe kayıtlarının dayanağı olan bu belgelerin muhafaza edilmesi ve gerektiğinde ibraz edilebilmesidir. Uygulamada birçok işletme operasyonel verimlilik, dijital arşiv kolaylığı ve denetim avantajları nedeniyle elektronik muhasebe fişi kullanımına geçiş yapmaktadır.
Elektronik muhasebe fişlerini kağıt ortamında da saklamak gerekir mi?
Elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin ayrıca kağıt çıktısının saklanması gerekmez. Elektronik imza veya mali mühür ile güvence altına alınan elektronik kayıtlar hukuken geçerli kabul edilir. Bu nedenle elektronik ortamda muhafaza edilen fişlerin kağıt çıktıları ayrıca hüküm ifade etmez. İşletmelerin sorumluluğu, fişlerin güvenli biçimde saklanması ve talep edildiğinde eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz edilmesini sağlamaktır. Bu yaklaşım kağıt arşiv ihtiyacını azaltarak belge yönetim süreçlerini daha verimli hale getirir.
E-Muhasebe Fişlerinin mali mühür veya elektronik imza ile imzalanması şart mı?
Evet. Elektronik muhasebe fişlerinin geçerli kabul edilebilmesi için mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika ile imzalanması gerekir. Bu imzalama işlemi fişin kaynağını doğrular ve sonradan değiştirilemediğini garanti altına alır. İmzalama işlemi mükellef tarafından, işletme bünyesindeki yetkili meslek mensubu tarafından veya sözleşmeli mali müşavir aracılığıyla gerçekleştirilebilir. Aynı tarihe ait fişlerin tek bir elektronik dosya içinde toplu olarak imzalanması da mümkündür. Bu süreç elektronik muhasebe kayıtlarının güvenilirliğini ve bütünlüğünü artırır.
E-Muhasebe Fişlerinde zaman damgası bulunması zorunlu mudur?
Elektronik muhasebe fişleri, mali mühür veya nitelikli elektronik sertifika (NES) kullanılarak zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanmalıdır. Zaman damgası, fişin belirli bir tarihte oluşturulduğunu ve imzalandığını teknik olarak doğrulayan bir mekanizmadır ve elektronik imzalama sürecinin parçası olarak uygulanır.
Buradaki zorunluluk, fiş üzerinde ayrı bir zaman damgası alanı bulunması değil, elektronik muhasebe fişinin zaman damgalı bir elektronik imza ile onaylanmasıdır. Bu yöntem sayesinde kayıtların bütünlüğü korunur, sonradan değiştirilmediği kanıtlanabilir ve denetim süreçlerinde güvenilirlik sağlanır.
Oluşturduğum e-Muhasebe Fişlerini kendi sunucularımda saklayabilir miyim?
Evet. Elektronik muhasebe fişleri işletmenin tercih ettiği elektronik ortamlarda saklanabilir. Mevzuat belirli bir saklama altyapısı zorunluluğu getirmez; önemli olan kayıtların güvenli, erişilebilir ve değiştirilemez şekilde muhafaza edilmesidir. Fişler şirket içi sunucularda, bulut altyapılarında veya diğer elektronik saklama ortamlarında tutulabilir. Saklama süresi boyunca veri bütünlüğünün korunması ve belgelerin talep edildiğinde eksiksiz biçimde ibraz edilebilmesi mükellefin sorumluluğundadır.
E-Defter kullanan firmaların muhasebe fişlerini ayrıca muhafaza etme yükümlülüğü var mı?
Evet. e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler yalnızca e-Defter ve berat dosyalarını değil, bu kayıtların dayanağını oluşturan muhasebe fişlerini de muhafaza etmek zorundadır. Muhasebe fişleri defter kayıtlarının nasıl oluştuğunu gösteren temel belgeler olduğu için denetim süreçlerinde önemli rol oynar. Bu nedenle fişlerin düzenli, erişilebilir ve doğrulanabilir şekilde saklanması yasal muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün bir parçasıdır.
E-Muhasebe Fişi çözümü nedir ve işletmeme nasıl katkı sağlar?
E-Muhasebe Fişi çözümü, muhasebe fişlerinin elektronik ortamda oluşturulmasını, imzalanmasını ve saklanmasını sağlayan dijital bir altyapı sunar. Bu çözümler manuel işlemleri azaltarak muhasebe süreçlerini standartlaştırır ve kayıt yönetimini kolaylaştırır. Elektronik arşivleme sayesinde belge erişimi hızlanır, denetim hazırlıkları kolaylaşır ve e-Defter süreçleriyle uyumlu bir çalışma modeli oluşur. Sonuç olarak işletmeler daha güvenli, izlenebilir ve sürdürülebilir bir finansal kayıt yönetimi yapısına geçiş sağlar.